Informacije o zaštiti podataka
Ove informacije o zaštiti podataka opisuju kako BAUHAUS obrađuje osobne podatke u okviru sustava za zviždače i obrade dojava, te pokazuje koja prava na zaštitu podataka imate i na koji način možete stupiti u kontakt s nama u vezi toga i s pitanjima u vezi zaštite podataka.
I. Kontrolor i službenik za zaštitu podataka
Koja BAUHAUS tvrtka je kontrolor obrade podataka sukladno čl. 4 (7) Opće uredbe za zaštitu podataka GDPR ovisi o tome, koja je tvrtka odabrana od strane zviždača. Tvrtka koju je zviždač odabrao je adresat dojave i također kontrolor podataka.
Ova tvrtka se dolje označava kao „mi“ ili „nas“ ili „BAUHAUS“ iz perspektive kontrolora koji je odgovoran za obradu podataka.
Sustavom za zviždače na tehničkoj razini upravlja specijalizirana tvrtka EQS Group GmbH (Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Njemačka) u ime društva BAUHAUS, ali ovaj pružatelj usluga nema nešifrirani pristup podacima pohranjenim u sustavu za zviždače. Sustav automatski prosljeđuje dojavu nadležnom odjeljenju za sukladnost odgovarajuće BAUHAUS tvrtke.
Za posebna pitanja za Hrvatsku također Vas pozivamo da kontaktirate neposredno službenika za zaštitu podataka slanjem elektronske pošte na adresu zastita-podataka@bauhaus.hr. Teme i sadržaji o kojima se razgovara tim putem ostaju povjerljivi. Za opća pitanja o zaštiti podataka i o Vašim pravima kao predmet podataka, molimo stupite u vezu s internom službom za zaštitu podataka u tvrtki BAUHAUS, uz detaljne informacije o Vašem upitu, na adresu datenschutz@bauhaus.info.
II. Kolačići
Komunikacija između Vašeg računala i sustava za zviždače vrši se preko SSL-šifrirane veze. IP adresa vašeg računala se ne memorira tijekom upotrebe sustava za zviždače. U cilju održavanja veze između Vašeg računala i sustava postavlja se jedan kolačić koji sadržava samo ID sesije. Taj kolačić je valjan samo do kraja sesije i briše se kada zatvorite vaš preglednik. Ovaj kolačić je potreban za obradu internetski baziranog obrasca za dojavu, kojeg mi automatski postavljamo.
III. Obrada i svrha podataka
Specifična obrada podataka koja se vrši u velikoj mjeri ovisi o informacijama koje BAUHAUS prima u budućnosti u obliku dojava. Obrada podataka koja se vrši uz pomoć sustava za zviždače služi za sigurno i povjerljivo primanje, obradu i upravljanje dojavama o (pretpostavljenim) povredama zakona ili bitnim povredama odredaba o sukladnosti. Osobni podaci i ostali podaci koje nam prosljeđujete preko sustava za zviždače pohranjeni su u bazi podataka kojom upravlja društvo EQS Group GmbH u podatkovnom centru visoke sigurnosti. Samo interni ured za dojave tvrtke koju je zviždač odabrao ima uvid u podatke. To je osigurano certificiranim rješenjem kroz ekstenzivne tehničke i organizacijske mjere.
Koje podatke obrađujemo uz pomoć sustava za zviždače ovisi u velikoj mjeri o dojavama koje nam se šalju u svakom individualnom slučaju. Zviždači uvijek moraju naznačiti državu kojoj se dojava šalje i koja vrsta pretpostavljene povrede se dojavljuje (kao što je korupcija). U obrascu slanja dojave zviždači se također mole da opišu pretpostavljenu povredu i podijele informacije koje mogu biti korisne za istragu. Ako ih zviždač u individualnom slučaju obznani, mi također bilježimo ime zviždača i dodatne podatke za kontakt, imena osoba navedenih u dojavama i informacije o njihovom sudjelovanju u pretpostavljenoj povredi, kao i povezanost s BAUHAUS tvrtkom. Također prikupljamo referentni broj povezan sa svakom dojavom koja je poslana. Ako kreirate poštanski sandučić u sustavu za zviždače, odabrani pseudonim i odabrana lozinka u skraćenom obliku prosljeđuju se kao i ID broj povezan s poštanskim sandučićem.
Osobni podaci koji očito nisu relevantni za obradu specifične prijave odmah se brišu. Mi također zatamnjujemo osobne podatke ukoliko je to potrebno, kako bi se zaštitio identitet zviždača i u svrhu zaštite osoba imenovanih u dojavama (primjerice prije internog prosljeđivanja za obradu neke dojave).
IV. Obavještavanje optuženih osoba
Imamo zakonsku obvezu sukladno čl. 14 Opće uredbe GDPR da obavijestimo optužene strane o svim dojavama primljenim u vezi njih, čim objava tih informacija više ne ugrožava tijek istrage. Vaš identitet kao zviždač neće biti objelodanjen, osim ako imamo zakonsku obavezu da to učinimo.
V. Povjerljivo ophođenje dojavama i njihovo prosljeđivanje
Ulazne dojave prima mali broj izabranih izričito ovlaštenih osoba i ove se dojave uvijek tretiraju povjerljivo. Nakon primanja dojave mi procjenjujemo dojavu i predmet koji je u njoj opisan, te sprovodimo potrebne daljnje istrage koje su možda potrebne u specifičnom slučaju. Dok obrađujete dojavu ili vršite posebnu istragu, može biti potrebno da se dojave podijele s drugim zaposlenicima tvrtke BAUHAUS, uključujući zaposlenike pridruženih tvrtki, pravnih poduzeća, poduzeća za konsultacije ili, u posebnim slučajevima, službe za kriminal. Ako je potrebno za obradu dojave ili istragu slučaja, eventualno ćemo dati tekstove prevoditi. Sve osobe koje dobiju pristup podacima imaju ugovornu ili zakonsku obvezu očuvati povjerljivost.
VI. Informacije o pravu slanja anonimnih dojava
Ako želite zaštititi Vašu anonimnost kada šaljete dojavu, sustav za zviždače Vas štiti na tehničkoj razini. Molimo osigurajte da informacije koje unosite u obrazac za dojavu i svi učitani dokumenti ne sadrže nikakve reference koje ukazuju na Vaš identitet. Ako koristite funkciju poštanskog sandučića, informacije povezane s Vama više nisu anonimne, nego pod pseudonimom.
VII. Informacije o slanju privitaka
Kada šaljete dojavu ili dopunu prethodnoj dojavi, možete u sustav učitati privitke. Ako želite da pošaljete anonimnu dojavu, uzmite u obzir politiku zaštite privatnosti.
VIII. Informacije o mogućnosti kreiranja poštanskog sandučića
Nakon slanja dojave imate mogućnost kreirati elektronski poštanski sandučić u okviru sustava za zviždače, koji je zaštićen individualno izabranim pseudonimom i lozinkom. Lozinka je pohranjena kao hash; poštanski sandučić je šifriran i ima povezani ID broj. Ako dođe do gubitka podataka za prijavu, nema načina za njihov povrat. Zviždači mogu koristiti poštanski sandučić da vide informacije o statusu obrade, da unose dodatne informacije, učitaju datoteke i čitaju ili ispišu dojave. Ako ne želite dijeliti Vaše ime s nama, molimo osigurajte da Vaš pseudonim i sve informacije koje dijelite s nama ne dopuštaju da se može rekonstruirati Vaš identitet, i ne unosite Vaše ime u tijeku komunikacije s nama.
IX. Pravni temelj
Mi temeljimo obradu osobnih podataka, kao što je opisano u ovim informacijama o zaštiti podataka, na našem legitimnom interesu za otkrivanje i sprječavanje nesavjesnih radnji, i time isključujemo nastanak materijalne i nematerijalne štete i rizike odgovornosti za BAUHAUS (čl. 6 (1)(f) Opće uredbe GDPR i, u slučaju da se radi o njemačkoj BAUHAUS tvrtki, u vezi s odjeljcima 30, 130 Smjernice administrativnih povreda (OWiG)). Ako je obrada posebnih kategorija osobnih podataka potrebno u tu svrhu, mi takvu obradu osobnih podataka vršimo dodatno na temelju čl. 9 (2)(f) Opće uredbe za zaštitu podataka GDPR. Ako se primljena dojava odnosi na zaposlenika tvrtke BAUHAUS, obrada također služi za sprječavanje kriminalnih radnji ili ostalih povreda zakona u vezi sa zaposlenjem, a u Njemačkoj se dodatno temelji na odjeljku 26 (1)(2) Njemačke savezne odluke o zaštiti podataka (BDSG).
Tijekom istrage pretpostavljene povrede i donošenja odgovarajuće odluke BAUHAUS podatke u individualnim slučajevima obrađuje sa ciljem da primijeni i brani naše interese, naša prava i naša potraživanja temeljena na našem legitimnom interesu za primjenu i odbranu naših interesa, prava i potraživanja sukladno članku 6 (1)(f) Opće uredbe GDPR. Ako je obrada posebnih kategorija osobnih podataka potrebna u svrhu dokazivanja, primjenu ili odbranu zakonskih potraživanja, mi takvu obradu osobnih podataka vršimo dodatno na temelju čl. 9 (2)(f) Opće uredbe za zaštitu podataka GDPR.
Mi također obrađujemo osobne podatke preko sustava za zviždače na temelju pravnih obveza, čl. 6 (1)(c) Opće uredbe GDPR (u vezi s direktivom (EU) 2019/1937 i odgovarajućih (budućih) nacionalnih implementacija). Mi primjerice imamo obvezu brisati podatke ako više nemamo pravni temelj za njihovo čuvanje.
Ako se vi kao zviždač u trenutku slanja dojave nalazite izvan EU/EEA, prijenos podataka će neizbježno uslijediti u okviru slanja Vaše dojave. Takvi prijenosi podataka u tom slučaju usljeđuju na temelju čl. 49 (1)(d) Opće uredbe GDPR.
X. Izvori trećih strana
Mi generalno primamo informacije od zviždača o osobama za koje postoji sumnja da su načinili povredu. U takvim slučajevima izvor podataka kao što je definirano u čl. 14 (2)(f) Opće uredbe GDPR je zviždač. Može također biti potrebno da se prikupe podaci od tvrtke BAUHAUS, kada je osoba pod sumnjom na dojavljenju povredu zaposlena ili dolazi iz ostalih BAUHAUS tvrtki. Ako je relevantno i potrebno u individualnom slučaju, mi također koristimo javno raspoložive podatke.
XI. Trajanje čuvanja
Koliko će točno podaci biti čuvani ne može biti generalno određeno, jer je za to potrebna procjena individualnog slučaja. Osobni podaci čuvaju se onoliko dugo koliko je potrebno za razjašnjenje situacije i provođenje konačne procjene dojave u individualnom slučaju ili dok postoji nadređeni legitimni interes od strane tvrtke BAUHAUS ili je zadržavanje propisano zakonom. Osobni podaci koji očito nisu relevantni za obradu specifične prijave odmah se brišu. Mi također zatamnjujemo osobne podatke u svrhu zaštite identiteta zviždača i u svrhu zaštite osoba imenovanih u dojavama (primjerice prije internog prosljeđivanja za obradu neke dojave, ukoliko takvi podaci nisu potrebni za obradu).
XII. Prava imatelja podataka
Kao imatelj podataka imate sljedeća prava zaštite podataka, ovisno o ispunjenju odgovarajućih primjenjivih pretpostavki:
- Pravo pristupa (čl. 15 Opće uredbe GDPR)
- Pravo ispravke (čl. 16 GDPR)
- Pravo na brisanje (čl. 17 GDPR)
- Pravo na ograničenje obrade (čl. 18 GDPR)
- Pravo na prenosivost podataka (čl. 20 GDPR)
- Pravo na podnošenje žalbe kod nadzorne službe (čl. 77 GDPR)
Također imate pravo prigovora (čl. 21 GDPR) utoliko što mi vršimo obradu podataka na temelju čl. 6 (1)(f) GDPR. Molimo vodite računa da u slučaju obrade podataka u ostale svrhe od navedenih, razlozi moraju biti navedeni koji proizlaze iz određenih situacija. Možete nas o Vašem prigovoru obavijestiti slanjem elektronskog dopisa našem službeniku za zaštitu podataka u Njemačkoj (datenschutzbeauftragter@bauhaus.info). To će biti proslijeđeno odgovarajućem uredu.
Izdanje od prosinca 2021
