Verfahrensordnung zum Compliance-Hinweisgebersystem und zum Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Für die LEG ist rechtskonformes Verhalten selbstverständlich und eine der zentralen Voraussetzungen für den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens. Auch gegenüber ihren Geschäftspartnern wirkt die LEG auf nachhaltiges und rechtskonformes Verhalten in der gesamten Lieferkette hin und fordert insbesondere die Einhaltung von Menschenrechten und Umweltstandards.
Sollte sich trotz der getroffenen Maßnahmen ein Compliance-Verstoß ereignen oder ein Risiko diesbezüglich bestehen, bietet die LEG über ihr Hinweisgebersystem sowohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch außenstehenden Dritten die Möglichkeit, entsprechende Hinweise bzw. Beschwerden zu übermitteln.
Diese Verfahrensordnung regelt den Ablauf der Hinweisbearbeitung bzw. des Beschwerdeverfahrens bei der LEG.
1. Anwendungsbereich
Diese Verfahrensordnung gilt für die Bearbeitung aller Hinweise auf mögliche oder tatsächliche Compliance-Verstöße, deren Bearbeitung im Zuständigkeitsbereich der LEG liegen. Dazu gehören vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben, gegen interne Richtlinien oder gegen den Code of Conduct der LEG sowie vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen menschenrechtsbezogene oder umweltrechtsbezogene Gesetze und Sorgfaltspflichten bei der LEG, bei ihren Geschäftspartnern oder in deren Lieferkette.
2. Beschwerdekanäle
Hinweisgebende Personen können zur Übermittlung von Hinweisen oder Beschwerden folgende Kanäle nutzen:
a) Hinweise können über das digitale Meldesystem der LEG abgegeben werden:
https://www.bkms-system.com/LEG
Das Abgeben von Hinweisen über das digitale Meldesystem ist rund um die Uhr möglich. Auf Wunsch können hinweisgebende Personen vollständig anonym bleiben. Selbst wenn hinweisgebende Personen ihre Identität offenlegen, ist die Vertraulichkeit sowie der Schutz der personenbezogenen Daten in jedem Fall sichergestellt.
Über das System können hinweisgebende Personen – selbst bei Anonymität – auch nach Hinweisabgabe mit unserem Unternehmen in Kontakt bleiben. Die Nutzung des Systems ist für die hinweisgebende Person selbstverständlich kostenlos.
b) Hinweise können auch schriftlich an die Abteilung Recht & Compliance abgegeben werden:
Persönlich / vertraulich
LEG-Immobilien-Gruppe
Abteilung Recht & Compliance
Flughafenstraße 99
40474 Düsseldorf
compliance@leg-wohnen.de
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der LEG stehen intern weitere Meldemöglichkeiten zur Verfügung. Für sie gilt ergänzend die „Konzernbetriebsvereinbarung über die Einführung eines Hinweisgebersystems“ der LEG. Sofern sich diese Verfahrensordnung und die Konzernbetriebsvereinbarung widersprechen, ist allein auf die Konzernbetriebsvereinbarung abzustellen.
3. Verfahrensschritte und -grundsätze
Die Bearbeitung aller eingehenden Hinweise folgt einem strukturierten Prozess, der im Folgenden beschrieben ist.
Die LEG hat sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter , die mit der Meldungsbearbeitung befasst sind, dazu verpflichtet und berechtigt, sämtliche Hinweise nach den Grundsätzen der Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Weisungsungebundenheit, Sorgfältigkeit und Vertraulichkeit zu bearbeiten. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Es sind im Rahmen eines fairen Verfahrens alle relevanten Umstände des Sachverhalts einzubeziehen und das Verhältnismäßigkeitsprinzip zu wahren.
a) Eingang der Meldung
Nach Eingang der Meldung erhalten hinweisgebende Personen eine Eingangsbestätigung, üblicherweise innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung. Eine Eingangsbestätigung entfällt, wenn keine Kontaktmöglichkeit zum Hinweisgeber besteht, z.B. bei anonymen Hinweisen.
b) Eingangsprüfung
Anschließend wird die Plausibilität der Beschwerde insoweit geprüft, ob aufgrund des Vortrags hinreichende Anhaltspunkte (sog. Anfangsverdacht) für einen Compliance-Verstoß im Sinne des Anwendungsbereichs dieser Richtlinie vorliegt.
Ziel der Plausibilisierung ist es festzustellen, ob eine Verdachtslage besteht, die das Ergreifen weiterer Untersuchungs- bzw. Aufklärungsmaßnahmen sowie eventueller Präventions- und Abhilfemaßnahmen zulässig und geboten erscheinen lässt. Bei Unklarheiten bzgl. des geschilderten Sachverhalts kann der Hinweisgeber kontaktiert werden, sofern eine Kontaktaufnahme möglich ist.
Sofern der Hinweis nicht plausibel ist, erfolgt keine weitere Bearbeitung und das Verfahren endet. In diesem Fall erfolgt spätestens drei Monate nach Eingangsbestätigung eine begründete Rückmeldung an die hinweisgebende Person. Eine Rückmeldung entfällt, wenn keine Kontaktmöglichkeit zur hinweisgebenden Person besteht, z.B. bei anonymen Hinweisen oder wenn dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt werden.
c) Untersuchung des Sachverhalts
Sofern ein Anfangsverdacht für einen Compliance-Verstoß vorliegt, wird geprüft, welche Folgemaßnahmen im Einzelfall erforderlich sind. Hierzu gehört beispielsweise die Einleitung einer internen Untersuchung.
d) Abhilfemaßnahmen
Sofern sich der Verdacht erhärtet bzw. ein Compliance-Verstoß nachweisbar ist, werden effektive und verhältnismäßige Präventions- und Abhilfemaßnahmen getroffen, um dem Verstoß angemessen zu begegnen.
Sofern sich der Verdacht nicht erhärtet, wird das Verfahren beendet und es erfolgt eine entsprechende Rückmeldung an die hinweisgebende Person. Die Rückmeldung erfolgt spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs des Hinweises. Sie entfällt, wenn keine Kontaktmöglichkeit zur hinweisgebenden Person besteht, z.B. bei anonymen Hinweisen.
4. Dauer des Verfahrens
Die Dauer des Verfahrens hängt stark vom jeweiligen Sachverhalt ab und kann sich von wenigen Tagen und Wochen bis hin zu einigen Monaten erstrecken. Grundsätzlich wird das Verfahren unternehmensseitig möglichst effizient zu einer zufriedenstellenden Lösung geführt und wird die hinweisgebende Person zu ergriffenen Maßnahmen und dem weiteren Verlauf auf dem Laufenden gehalten. Sofern hinweisgebende Personen das digitale Meldesystem nutzen, sollten sie sich regelmäßig einloggen und den eigenen Fall auf neue Nachrichten prüfen.
5. Zuständigkeit für das Verfahren
Zuständig für die Einrichtung des Beschwerdeverfahrens bzw. des Hinweisgebersystems sind die Abteilungen Recht & Compliance und Revision.
Meldungen über das digitale Meldesystem gehen bei einem kleinen Team von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen aus diesen Abteilungen ein und werden dort bearbeitet. Bei Nutzung des digitalen Meldesystems können Fragen oder Anmerkungen direkt an die zuständigen Personen adressiert werden.
6. Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung
Hinweisgebende Personen müssen keine Benachteiligung oder Bestrafung als Folge ihrer Meldung befürchten. Sie werden in besonderem Maße durch das Hinweisgeberschutzgesetz und den Code of Conduct der LEG geschützt.
Unter anderem dienen die folgenden Maßnahmen dem
Schutz der hinweisgebenden Personen:
- die Hinweise bzw. Beschwerden werden nur von ausgewählten und speziell geschulten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Need-to-Know-Prinzip) bearbeitet,
- die Hinweise bzw. Beschwerden, insbesondere wenn Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person möglich sind, werden vertraulich behandelt.
Benachteiligungen, Einschüchterungen oder Anfeindungen von hinweisgebenden Personen durch Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen der LEG sowie sonstige, von Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen ausgehende Repressalien gegen die hinweisgebende Person werden von der LEG nicht geduldet und werden als potenzieller Compliance-Verstoß bearbeitet.
Nicht vom Hinweisgeberschutz umfasst sind Situationen, in denen vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen gemeldet werden, der Hinweis in missbräuchlicher Absicht abgegeben wurde oder Maßnahmen, die nachweislich nicht im Zusammenhang mit dem Hinweis stehen bzw. schon vor Abgabe des Hinweises beschlossen oder geplant waren.