معلومات عن حماية البيانات
نأخذ حماية البيانات والخصوصية بمنتهى الجدية ونلتزم بأحكام اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي
(EU-GDPR) ولوائح حماية البيانات الوطنية المحلية. يرجى قراءة معلومات حماية البيانات هذه بعناية قبل إرسال البلاغ.
الغرض والأساس القانوني لنظام الإبلاغ عن المخالفات
يتمثل الغرض من نظام الإبلاغ عن المخالفات (نظام BKMS® System) في تلقي الرسائل المتعلقة بانتهاكات القانون أو اللوائح والقواعد الداخلية لدورماكابا ومعالجتها وإدارتها بنحو آمن وسري. تنطلق معالجة البيانات الشخصية في سياق نظام BKMS® System من واقع المصلحة المشروعة لشركتنا في كشف أي مخالفات ومنع ارتكابها، وبالتالي تجنب الضرر الذي يلحق دورماكابا وموظفيها وعملائها. الأساس القانوني لمعالجة هذه البيانات الشخصية هو المادة 6(1)(f) من اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي (EU-GDPR).
الهيئة المسؤولة
الهيئات المسؤولة عن حماية البيانات المتعلقة بنظام الإبلاغ عن المخالفات هي:
- شركة دورماكابا الدولية القابضة ش. ذ. م. م.
- الشركات التابعة لها
بصفتها
هيئات تتمتع بمسؤولية مستقلة مشتركة (يُشار إليها فيما يلي أيضًا باسم: "دورماكابا"). يعمل نظام الإبلاغ عن المخالفات من خلال شركة مختصة،وهي EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin في المانيا ، بالنيابة عن دورماكابا.
يتم تخزين البيانات والمعلومات الشخصية المدرجة في نظام الإبلاغ عن المخالفات في قاعدة بيانات بمركز بيانات آمن تديره EQS Group GmbH. ولا يمكن الوصول إلى تلك البيانات إلا من خلال دورماكابا. EQS Group GmbH والأطراف الأخرى ليس لهم الحق في الوصول للبيانات. وهو أمر مضمون في هذا النظام المعتمد من خلال تدابير تقنية وتنظيمية شاملة.
يتم تخزين كافة البيانات مشفرة ومحمية بكلمة مرور متعددة المستويات لكي يقتصر الوصول لها على مجموعة صغيرة جدًا من الأشخاص المعتمدين في هيئة امتثال مجموعة دورماكابا.
وقد عينت دورماكابا مسؤولًا لحماية البيانات. للاستفسارات المتعلقة بحماية البيانات في دورماكابا يمكن التواصل مع هيئة امتثال المجموعة على البريد الإلكتروني: compliance.global@dormakaba.com
نوع البيانات الشخصية المسجلة
يُستخدم نظام الإبلاغ عن المخالفات على أساس طوعي. إذا قدمت بلاغًا عبر نظام الإبلاغ عن المخالفات، فإننا نجمع البيانات والمعلومات الشخصية التالية:
- اسمك، إذا اخترت الكشف عن هويتك،
- ما إذا كنت موظفًا في دورماكابا،
- الأسماء، والبيانات الشخصية التي تذكرها في رسالتك، إن وجدت.
المعالجة السرية للرسائل
يتلقى الرسائل الواردة فئة محددة من موظفي هيئة امتثال مجموعة دورماكابا المعتمدين والمدربين تدريبًا خاصًا، ويتم التعامل دومًا مع الرسائل بسرية.
وفي سياق معالجة رسالة واردة أو في نطاق إجراء تحقيق خاص، قد يتطلب الأمر إحالة الرسائل إلى موظفين آخرين في دورماكابا أو موظفين في شركات أخرى في المجموعة، مثلًا عندما تتعلق الرسالة بوقائع داخل مؤسسات تابعة للمجموعة . قد يكون مقر هذه الشركات التابعة للمجموعة في دول واقعة خارج الاتحاد الأوروبي أو المنطقة الاقتصادية الأوروبية حيث تُطبق لوائح مختلفة بشأن حماية البيانات الشخصية. نضمن دائمًا الالتزام بقانون حماية البيانات المعمول به عند إرسال الرسائل.
إخطار الأشخاص المعنيين
نحن ملزمون قانونًا بإبلاغ الأطراف المعنية بأي رسائل تُقدَّم ضدهم ما دام الكشف عن هذه المعلومات لا يفضي إلى تعريض التحقيق للخطر. لن يُكشَف عن هويتك بصفتك مُبَلِّغًا إلا إذا كنا ملزمين قانونًا بذلك.
حقوق الأشخاص المعنيين
وفقًا للتشريع الأوروبي لحماية البيانات، يحق لك وللأشخاص المذكورين في الرسالة وصول كل فرد على حدة إلى بياناته الشخصية وتصحيحها ومحوها والاعتراض على معالجتها. وفي حالة الاعتراض على معالجة البيانات الشخصية، فسنسارع بتقييم مدى ضرورة البيانات المخزنة لفحص الرسالة. سيتم حذف البيانات غير الضرورية على الفور. لك الحق أيضًا في رفع استئناف لدى السلطة الرقابية.
فترة استبقاء البيانات الشخصية
يتم استبقاء البيانات الشخصية ما إذا كان ذلك ضروريًا لتوضيح الوضع ولإجراء تقييم نهائي أو ما دامت هناك مصلحة مشروعة من طرف الشركة أو أن الاحتفاظ بها مطلوب بموجب القانون. بعد الانتهاء من معالجة الرسالة، يتم حذف هذه البيانات وفقًا للمتطلبات القانونية. نحتفظ بالحق في تنفيذ إجراءات حذف أكثر صرامة تتجاوز المتطلبات القانونية، مثلًا لتلبية متطلبات أي اتفاقيات عمل.
استخدام بوابة الإبلاغ
يتم التواصل بين حاسوبك ونظام الإبلاغ عن المخالفات عبر اتصال مشفر (SSL). لن يُخزّن عنوان بروتوكول الإنترنت أثناء استخدامك لنظام الإبلاغ. من أجل الحفاظ على الاتصال بين حاسوبك ونظام BKMS® System يتم تخزين ملف الارتباط على حاسبوك الذي لا يتضمن سوى معرّف الجلسة (يسمى أيضًا ملف تعريف ارتباط الجلسة). ملف تعريف الارتباط المذكور صالح فقط حتى نهاية جلستك وينتهي فور غلقك للمتصفح.
من الممكن إنشاء صندوق بريد ضمن نظام الإبلاغ عن المخالفات الذي يجري تأمينه باسم مستعار/اسم مستخدم وكلمة مرور فردية. وهو ما يسمح لك بمراسلة الموظف المسؤول المعني في دورماكابا إما بالاسم أو بطريقة آمنة دون الكشف عن الهوية. ويخزن هذا النظام البيانات داخل نظام الإبلاغ عن المخالفات، مما يجعلها مؤمنة تأمينًا خاصًا. كما أنه ليس شكلاً من أشكال الاتصال بالبريد الإلكتروني.
ملاحظة بشأن إرسال المرفقات
عند تقديم رسالة أو إضافة ما، يمكنك في الوقت نفسه إرسال مرفقات للموظف المسؤول في دورماكابا. إذا كنت ترغب في إرسال رسالة مجهولة الهوية، يُرجى الإحاطة علمًا بالنصيحة الأمنية التالية: يمكن أن تتضمن الملفات بيانات شخصية مخفية قد تعرض مجهوليتك للخطر. احذف هذه البيانات قبل إرسالها. إذا تعذر عليك إزالة هذه البيانات أو إذا كنت غير متأكد من كيفية القيام بذلك، فانسخ نص مرفقك في نص رسالتك أو أرسل المستند المطبوع بدون بيان الهوية إلى العنوان المدرج في التذييل، مع ذكر الرقم المرجعي الذي تلقيته في نهاية عملية الإبلاغ.
الإصدار: أبريل 2019
