Information sur la protection des données
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD ») ainsi qu'aux règlementations nationales actuelles de la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et cadre juridique du système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes, concernant les infractions à la loi ou aux règles et directives internes de dormakaba. Le traitement de données à caractère personnel dans le cadre du BKMS® System repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et prévenir les actes répréhensibles et par conséquent à éviter tout dommage à dormakaba, à ses employés et clients. Le cadre juridique du traitement des données à caractère personnel est l'Article 6 alinéa 1 lettre f du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD »).
Instance responsable
Les instances responsables de la protection des données en lien avec le système de recueil d'alerte sont
- dormakaba International Holding GmbH et
- ses filiales
en tant qu'instances dotées d'une responsabilité autonome mutuelle (ci-après également : « dormakaba »). Le système de recueil d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte de dormakaba.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données dans un centre de données hautement sécurisé opéré par EQS Group GmbH. Seul dormakaba a accès aux données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont encryptées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse au sein du service de conformité du groupe dormakaba (« group compliance »).
dormakaba a nommé un responsable de la protection des données. Toutes les questions concernant la protection des données chez dormakaba peuvent être adressées au service de conformité du groupe (« group compliance ») à compliance.global@dormakaba.com.
Type de données à caractère personnel recueillies
L'usage du système de recueil d'alerte se fait sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données et informations à caractère personnel suivantes :
- votre nom si vous décidez de révéler votre identité,
- si vous êtes salarié chez dormakaba, et
- les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte s'il y a lieu.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par une petite sélection d'employés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés du service de conformité du groupe dormakaba (« group compliance ») et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité.
Pendant le traitement d'une alerte ou la conduite d'une enquête spéciale, il pourrait s'avérer nécessaire de transmettre les alertes à d'autres employés de dormakaba ou aux employés d'autres entreprises du groupe si les alertes portent sur des activités dans les filiales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union Européenne ou de l'Espace Économique Européen avec des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données applicables lorsque nous transmettons des alertes.
Notification des personnes concernées
Nous sommes légalement tenus d'informer les parties concernées de toutes alertes reçues à leur encontre dès que la divulgation de cette information ne représente plus de danger pour l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée à moins que nous soyons légalement obligés de le faire.
Droits des personnes concernées
Conformément à la législation européenne sur la protection des données, vous et les personnes mentionnées dans l'alerte bénéficiez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de restriction du traitement et d'objection au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnel est invoqué, la nécessité des données stockées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront immédiatement supprimées. Vous avez également le droit de faire appel auprès d'une autorité de surveillance.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale ou aussi longtemps qu'il y a un intérêt légitime de la part de l'entreprise ou que la conservation est requise par la loi. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données seront supprimées au minimum en conformité avec les exigences règlementaires. Nous nous réservons le droit d'effectuer des opérations d'effacement plus strictes qui dépassent les exigences légales, par exemple pour satisfaire aux exigences d'un quelconque accord d'entreprise pertinent.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur, qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Il est possible d'installer une boîte de dialogue au sein du système de recueil d'alerte qui est protégée à l'aide d'un pseudonyme/nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisi individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes à l'employé responsable chez dormakaba soit nommément, soit de manière sécurisée et anonyme. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des pièces jointes à l'employé responsable chez dormakaba. Si vous voulez soumettre une alerte anonyme, veuillez prendre note de la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte du message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : avril 2019
