Informazioni sulla protezione dei dati
Per noi sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (“RGPD-UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla tutela dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Scopo e fondamento giuridico del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, trattare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni concernenti infrazioni leggi o principi e regolamenti interni di dormakaba. Il trattamento di dati personali nel quadro del BKMS® System si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire infrazioni e dunque ad evitare danni a dormakaba, ai suoi dipendenti e ai suoi clienti. Il fondamento giuridico di questo trattamento dei dati personali è l'articolo 6 (1) (f) del GDPR (Regolamento Generale Protezione dei Dati) dell'Unione Europea.
Responsabile
I responsabili della protezione dei dati correlati al sistema di whistleblowing sono
- dormakaba International Holding GmbH e
- le sue filiali
come entità con reciproca responsabilità autonoma (di seguito anche: “dormakaba”). Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, la EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di dormakaba.
I dati personali e le informazioni inseriti nel sistema di whistleblowing sono memorizzati in una banca dati di un centro dati ad alta sicurezza gestito da EQS Group GmbH. Ai dati può avere accesso solo dormakaba. La EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso l'ufficio Compliance del Gruppo dormakaba.
dormakaba ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Eventuali richieste di informazioni sulla protezione dei dati presso dormakaba possono essere inviate all'ufficio Compliance del Gruppo all'indirizzo compliance.global@dormakaba.com.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni:
- nome, se sceglie di rivelare la Sua identità,
- se è dipendente dormakaba,
- i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione, se pertinente.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale dell'ufficio Compliance di dormakaba e sono sempre gestiti in forma riservata.
Durante il trattamento di una segnalazione o lo svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario inoltrare le segnalazioni ad altri dipendenti di dormakaba o a dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono ad attività delle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo, in cui vigono normative diverse sulla protezione dei dati personali. Garantiamo sempre la conformità alla normativa sulla protezione dei dati applicabile quando inoltriamo le segnalazioni.
Avviso alle persone interessate
Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti interessati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La Sua identità come whistleblower non sarà divulgata a meno che non siamo legalmente tenuti a farlo.
Diritti delle persone interessate
Ai sensi della legge europea sulla protezione dei dati, Lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporvi al trattamento dei dati personali. Se ci si avvale del diritto di opposizione al trattamento dei dati personali, si valuterà immediatamente se i dati memorizzati sono necessari per l'analisi di una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Inoltre, ha anche il diritto di ricorrere all'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione finale o finché sussiste un interesse legittimo da parte dell'azienda o se la conservazione è richiesta dalla legge. Una volta concluso il trattamento della segnalazione, i dati saranno cancellati al più tardi secondo le disposizioni di legge. Ci riserviamo il diritto di adottare regole di cancellazione più severe che superino quanto richiesto dalle leggi, ad es. per soddisfare i requisiti di eventuali contratti collettivi pertinenti.
Utilizzo del portale di whistleblowing
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il Suo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, viene memorizzato un cookie sul Suo computer che contiene solamente l'ID di sessione (un cosiddetto cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
È possibile creare una casella di posta nel sistema di whistleblowing, che è protetta con un nome utente/pseudonimo e una password scelti individualmente. Questo Le permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile presso dormakaba in forma nominativa o anonima, in maniera sicura. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di whistleblowing, rendendoli particolarmente sicuri. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al dipendente responsabile di dormakaba. Se desidera inviare una segnalazione anonima, La preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero mettere a rischio il Suo anonimato. Elimini questi dati prima d'inviare la segnalazione. Se non è in grado di eliminare questi dati o se non è sicuro di come farlo, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: aprile 2019
