Informação sobre proteção de dados
Levamos muito a sério a proteção de dados e a confidencialidade e cumprimos as disposições do Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (UE-GDPR), bem como os atuais regulamentos nacionais de proteção de dados. Leia esta informação de proteção de dados cuidadosamente antes de enviar um comunicado.
Finalidade e fundamento legal do sistema de denúncia
O sistema de denúncia (BKMS® System) atende à finalidade de receber, processar e gerenciar de forma segura e confidencial comunicados relativos a violações da lei ou das Regras e Regulamentos internos da dormakaba. O processamento de dados pessoais no âmbito do BKMS® System se baseia no interesse legítimo da nossa empresa em descobrir e prevenir irregularidades e, assim, evitar danos à dormakaba, seus funcionários e clientes. A base jurídica para este tratamento de dados pessoais é o artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do Regulamento UE-GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados).
Órgão responsável
Os organismos responsáveis pela proteção de dados relacionados com o sistema de denúncia são
- dormakaba International Holding GmbH e
- suas subsidiárias
como órgãos com responsabilidade mutuamente autônoma (doravante também: “dormakaba”). O sistema de denúncias é operado por uma empresa especializada, a EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim na Alemanha, em nome da dormakaba.
Os dados pessoais e informações inseridos no sistema de denúncia são armazenados em um banco de dados de um data center de alta segurança operado pela EQS Group GmbH. Os dados só podem ser acessados pela dormakaba. A EQS Group GmbH e outros terceiros não têm acesso aos dados, o que é assegurado pelo procedimento certificado, por meio de extensas medidas técnicas e organizacionais.
Todos os dados são armazenados de forma criptografa, com vários níveis de proteção por senha para que o acesso seja restrito a um grupo seleto de pessoas expressamente autorizadas do Grupo de Compliance da dormakaba.
A dormakaba nomeou um diretor de proteção de dados. As consultas sobre proteção de dados na dormakaba podem ser enviadas para o Grupo de Compliance, pelo seguinte e-mail: compliance.global@dormakaba.com.
Tipo de dados pessoais coletados
O uso do sistema de denúncia ocorre de forma voluntária. Se você enviar um comunicado por meio do sistema de denúncia, coletamos os seguintes dados e informações pessoais:
- seu nome, se você optar por revelar sua identidade,
- se você está empregado na dormakaba, e
- os nomes e outros dados pessoais das pessoas que você nomeia no comunicado, se for o caso.
Tratamento confidencial de comunicados
Os comunicados são recebidos por um grupo seleto de colaboradores expressamente autorizados e com treinamento especializado do Grupo de Compliance da dormakaba, os quais são sempre tratados de modo confidencial.
Durante o processamento de um comunicado ou da condução de uma investigação especial, pode ser necessário encaminhar os comunicados para outros colaboradores da dormakaba ou colaboradores de outras empresas do grupo, como nas hipóteses dos comunicados se referirem a atividades em subsidiárias. Este último caso pode ocorrer em países fora da União Européia ou da Área Econômica Européia, com diferentes regulamentos sobre a proteção de dados pessoais. Ao compartilharmos comunicados, sempre garantimos a conformidade com as regulamentações locais aplicáveis à proteção de dados .
Notificação das pessoas envolvidas
Estamos legalmente obrigados a informar às partes afetadas acerca de quaisquer comunicados recebidos contra elas, desde que a divulgação desta informação não comprometa a investigação. Sua identidade como denunciador não será divulgada, exceto se formos legalmente obrigados a fazê-lo.
Direitos das pessoas envolvidas
De acordo com a legislação europeia de proteção de dados, você e as pessoas nomeadas no comunicado têm direito ao acesso, retificação, eliminação, restrição de processamento e objeção ao processamento de seus dados pessoais. Se o direito de objeção ao processamento dos dados pessoais for invocado, a necessidade de utilização dos dados armazenados para o exame de um comunicado será avaliada imediatamente, de forma que os dados que não forem mais necessários sejam deletados. Você também tem o direito de recorrer à autoridade supervisora.
Período de retenção de dados pessoais
Os dados pessoais são retidos pelo tempo necessário para esclarecimento da situação e realização de uma apuração final, ou enquanto existir um interesse legítimo por parte da empresa ou quando a retenção for exigida por lei. Depois que o processamento do comunicado for concluído, os dados serão excluídos de acordo com os requisitos legais. Reservamo-nos o direito de realizar rotinas de exclusão mais rigorosas que excedam aos requisitos legais, como para o atendimento aos requisitos de quaisquer contratos relevantes de trabalho.
Uso do portal de denúncia
A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúncia ocorre por meio de uma conexão criptografada (SSL). Seu endereço de IP não será armazenado enquanto você utiliza o sistema de denúncia. Para que a conexão entre o seu computador e o BKMS® System seja mantida, um cookie será armazenado em seu computador, o qual conterá apenas o ID da sessão (conhecido como “cookie de sessão”). Este cookie só é válido até ao final da sua sessão e expira quando você fechar o browser.
É possível configurar uma caixa de correio no sistema de denúncia que é protegida por meio de um pseudônimo/nome de usuário e senha escolhidos individualmente. Isso permite enviar comunicados para o colaborador responsável da dormakaba, seja em seu próprio nome ou de forma anônima e segura. Este sistema armazena apenas os dados inseridos no sistema de denúncia, o que o torna particularmente seguro. Não se trata de uma forma de comunicação de e-mail normal.
Nota sobre o envio de anexos
Quando você envia um comunicado ou informação adicional, é possível enviar, simultaneamente, anexos para o colaborador responsável da dormakaba. Se você deseja enviar um comunicado anônimo, observe os seguintes avisos de segurança: os arquivos podem conter dados pessoais ocultos capazes de expor o seu anonimato, por isso, remova estes dados antes do envio. Se você não conseguir removê-los ou não souber como fazer, copie o texto do anexo no texto do comunicado ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço listado no rodapé, citando o número de referência recebido ao final do processo de comunicação.
Versão: Abril 2019
