Информация о защите данных
Мы очень серьезно подходим к вопросам защиты данных и конфиденциальности и соблюдаем положения Общего регламента ЕС о защите данных (EU-GDPR), а также действующие национальные положения о защите данных. Прежде чем отправить сообщение, внимательно прочтите эту информацию о защите данных.
Цель и правовые основания системы информирования
Система информирования (BKMS® System) служит для защищенных и конфиденциальных приема, обработки и управления сообщениями о нарушениях закона или внутренних правил и положений компании dormakaba. Обработка личных данных в рамках системы BKMS® System основана на заинтересованности нашего предприятия в обнаружении и предотвращении правонарушений и тем самым недопущении ущерба для dormakaba, ее сотрудников и клиентов. Правовым основанием для такой обработки личных данных является пункт f статьи 6 абзаца 1 Общего регламента ЕС о защите данных (EU-GDPR).
Ответственный орган
Органы, ответственные за защиту данных в системе информирования:
- dormakaba International Holding GmbH и
- ее дочерние компании
в качестве органов со взаимно автономной ответственностью (далее по тексту также: «dormakaba»). Система информирования управляется специализированным предприятием EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin в Германии, от имени dormakaba.
Личные данные и информация, введенная в систему информирования, хранятся в базе данных, имеющую высокую степень безопасности центра обработки и хранения данных, управляемого предприятием EQS Group GmbH. Такие данные доступны только для dormakaba. EQS Group GmbH, и прочие третьи лица не имеют доступа к этим данным. Такой порядок обеспечивается сертифицированной процедурой при помощи целого ряда технических и организационных мер.
Все данные хранятся в зашифрованном состоянии с несколькими уровнями защиты по паролю, вследствие чего доступ ограничен очень узким кругом специально уполномоченных лиц подразделения по комплаенс dormakaba Group.
В штате dormakaba имеется сотрудник по защите данных. Запросы относительно защиты данных в dormakaba можно отправлять в подразделение по комплаенс Группы по адресу compliance.global@dormakaba.com.
Какие личные данные собираются
Использование системы информирования осуществляется на добровольной основе. Если вы отправляете сообщение через систему информирования, мы собираем следующие личные данные и информацию:
- ваше имя, если вы предпочитаете раскрыть свою личность,
- являетесь ли вы сотрудником dormakaba; и
- имена и прочие персональные данные лиц, которых вы перечисляете в своем сообщении, если таковые имеются.
Конфиденциальная обработка сообщений
Входящие сообщения принимаются очень ограниченному кругом первичных проверяющих сотрудников подразделения по комплаенс dormakaba Group и всегда обрабатываются в конфиденциальном порядке.
В процессе обработки сообщения или проведения специального расследования может возникнуть необходимость в передаче сообщений дополнительным сотрудникам dormakaba или сотрудникам прочих предприятий группы, например, в случае, если сообщения относятся к деятельности дочерних компаний. Последние могут базироваться в странах за пределами Европейского Союза или Европейского экономического пространства, в которых существуют свои положения о защите личных данных. В любом случае мы гарантируем соблюдение соответствующих правил защиты данных при таком предоставлении сообщений.
Уведомление затронутых лиц
По закону мы обязаны информировать затронутых лиц о любого рода сообщениях, содержащих обвинения в их адрес, как только раскрытие этой информации перестает ставить под угрозу расследование. Ваша личность как информатора раскрываться не будет, за исключением случаев, когда мы обязаны будем сделать это по закону.
Права затронутых лиц
В соответствии с европейским законодательством о защите данных, вы и лица, названные в сообщении, имеете право на доступ, уточнение, стирание, ограничение обработки и возражение против обработки своих личных данных. В случае, если имеет место желание воспользоваться правом на возражение против обработки личных данных, то необходимость хранимых данных для рассмотрения сообщения будет немедленно подвергнута оценке. Данные, которые больше не нужны, будут сразу удалены. Вы имеете также право подать жалобу в надзорный орган.
Срок хранения личных данных
Личные данные хранятся до тех пор, пока существует необходимость прояснить ситуацию и произвести заключительную оценку, или же до тех пор, пока существует законный интерес со стороны предприятия либо хранение требуется по закону. После завершения обработки сообщения данные удаляются как минимум в соответствии с законодательными требованиями. Мы оставляем за собой право выполнять более строгие процедуры удаления, превышая требования законодательства, например, для выполнения требования любых соответствующих рабочих договоров.
Использование портала для информирования
Связь между вашим компьютером и системой информирования происходит через шифрованное соединение (SSL). Во время использования системы информирования ваш IP-адрес не сохраняется. Для того, чтобы поддерживать связь между вашим компьютером и системой BKMS® System, на вашем компьютере хранится файл cookie, которые содержит только идентификатор сеанса (так называемый файл cookie сеанса). Этот файл cookie действует только до окончания сеанса и перестает функционировать после закрытия окна браузера.
В рамках системы информирования можно зарегистрировать почтовый ящик, защищенный индивидуально выбранным псевдонимом/именем пользователя и паролем. Это позволяет отправлять сообщения соответствующему ответственному сотруднику dormakaba как от своего имени, так и анонимно, безопасным способом. Эта система сохраняет данные только внутри системы информирования, что делает ее особенно безопасной. Она не является формой регулярного обмена электронными письмами.
Примечание по отправке приложений
При передаче сообщения или дополнения к нему вы можете одновременно отправить приложения в адрес сотрудника dormakaba. Если вы хотите отправить анонимное сообщение, примите к сведению следующую информацию о безопасности использования: файлы могут содержать скрытые личные данные, которые могут поставить под угрозу вашу анонимность. Удалите эти данные перед отправкой. Если вы не можете удалить эти данные или не знаете, как это сделать, скопируйте текст своего приложения в текст сообщения или отправьте распечатанный документ анонимно по указанному в нижнем колонтитуле адресу, сделав ссылку на номер сообщения (контрольный номер), полученный в конце процесса отправки сообщения.
Версия: апрель 2019 г.