Información sobre protección de datos.
Tomamos muy en serio la protección de datos y la confidencialidad y nos adherimos a las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (EU-GDPR), así como a las regulaciones nacionales vigentes sobre protección de datos. Lea atentamente esta información de protección de datos antes de enviar un mensaje.
Finalidad y fundamento jurídico del sistema de denuncia de irregularidades.
El sistema de denuncia de irregularidades (BKMS® System), tiene el propósito de recibir, procesar y gestionar de forma segura y confidencial los mensajes relacionados con violaciones de la Ley o de las Reglas y Normas Internas de dormakaba. El procesamiento de datos personales en el marco del BKMS® System, se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en descubrir y prevenir las irregularidades y por lo tanto, evitar daños a dormakaba, sus empleados y clientes. La base legal para este procesamiento de datos personales es el Artículo 6(1)(f) de EU-GDPR (Reglamento General de Protección de Datos).
Órgano responsable.
Los organismos responsables de la protección de datos relacionados con el sistema de denuncia de irregularidades son:
- dormakaba International Holding GmbH y
- sus filiales
Como órganos con responsabilidad mutuamente autónoma (en lo sucesivo también: "dormakaba"). El sistema de denuncia de irregularidades es operado por una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín en Alemania, en nombre de dormakaba.
Los datos personales y la información ingresada en el sistema de denuncias, se almacenan en una base de datos de un centro de datos de alta seguridad, operado por EQS Group GmbH. Los datos solo pueden ser accedidos por dormakaba. EQS Group GmbH y otros terceros no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de amplias medidas técnicas y organizativas.
Todos los datos se almacenan encriptados con múltiples niveles de protección de contraseña, de modo que el acceso está restringido a un grupo selecto de personas expresamente autorizadas en dormakaba Group Compliance.
dormakaba ha nombrado a un oficial de protección de datos. Las consultas sobre la protección de datos en dormakaba se pueden enviar a Group Compliance en compliance.global@dormakaba.com.
Tipo de datos personales almacenados.
El uso del sistema de denuncia de irregularidades se lleva a cabo de forma voluntaria. Si envía un mensaje a través del sistema de denuncia de irregularidades, recopilamos los siguientes datos personales y información:
- tu nombre, si decides revelar tu identidad,
- si usted es empleado de dormakaba y,
- los nombres y otros datos personales de las personas a las que enumera en su mensaje, si corresponde.
Manejo confidencial de los mensajes.
Los mensajes son recibidos por un grupo selecto de empleados expresamente autorizados y especialmente capacitados de dormakaba Group Compliance y siempre se manejan de manera confidencial.
Durante el procesamiento de un mensaje o la realización de una investigación especial, puede ser necesario enviar mensajes a empleados adicionales de dormakaba o empleados de otras compañías del grupo, como, por ejemplo, si los mensajes se refieren a actividades en subsidiarias. Este último puede tener su sede en países fuera de la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo con diferentes regulaciones sobre la protección de datos personales. Siempre garantizamos el cumplimiento de las normativas de protección de datos aplicables al compartir mensajes.
Notificación de las personas involucradas.
Estamos legalmente obligados a informar a las partes afectadas de cualquier mensaje recibido en su contra tan pronto como la divulgación de esta información ya no ponga en peligro la investigación. Su identidad como informante no se divulgará a menos que estemos legalmente obligados a hacerlo.
Derechos de las personas involucradas.
De conformidad con la legislación europea de protección de datos, usted y las personas mencionadas en el mensaje tienen derecho de acceso, rectificación, cancelación, restricción de procesamiento y objeción al procesamiento de sus datos personales. Si se invoca el derecho a objetar el procesamiento de los datos personales, se evaluará de inmediato la necesidad de los datos almacenados para el examen de un mensaje. Los datos que ya no son necesarios se eliminarán a la vez. También tiene derecho a apelar ante la autoridad supervisora.
Periodo de retención de datos personales.
Los datos personales se conservan durante el tiempo que sea necesario para aclarar la situación y realizar una evaluación final o mientras exista un interés legítimo por parte de la empresa o la ley exija la retención. Una vez finalizado el procesamiento del mensaje, los datos se eliminarán de acuerdo con los requisitos legales, al menos. Nos reservamos el derecho de llevar a cabo rutinas de eliminación más estrictas que superen los requisitos legales, por ejemplo. Para cumplir con los requisitos de cualquier contrato de trabajo relevante.
Uso del portal de denuncia.
La comunicación entre su computadora y el sistema de denuncia de irregularidades se realiza a través de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará durante su uso del sistema de denuncia de irregularidades. Para mantener la conexión entre su computadora y el BKMS® System, se almacena una cookie en su computadora que contiene solo el ID de sesión (una llamada cookie de sesión). Esta cookie solo es válida hasta el final de su sesión y caduca cuando cierra su navegador.
Es posible configurar un buzón protegido de correo dentro del sistema de denuncia de irregularidades con un seudónimo / nombre de usuario y contraseña elegidos individualmente. Esto le permite enviar mensajes al empleado responsable correspondiente en dormakaba por nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncia de irregularidades, lo que lo hace particularmente seguro. No es una forma de comunicación regular por correo electrónico.
Nota sobre el envío de adjuntos.
Al enviar un mensaje o una adición, puede enviar simultáneamente archivos adjuntos al empleado de dormakaba responsable. Si desea enviar un mensaje anónimo, tome nota de los siguientes advertencia de seguridad: los archivos pueden contener datos personales ocultos que podrían poner en riesgo su anonimato. Elimina estos datos antes de enviarlos. Si no puede eliminar estos datos o no está seguro de cómo hacerlo, copie el texto del archivo adjunto en el texto de su mensaje o envíe el documento impreso de forma anónima a la dirección que figura en el pie de página, citando el número de referencia recibido al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: abril 2019
