Informazioni sulla protezione dei dati
Per noi sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle norme nazionali attualmente in vigore sulla tutela dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Obiettivo del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) ha lo scopo di ricevere e trattare segnalazioni relative a determinate azioni criminali e infrazioni delle norme legali in aree quali la corruzione e il crimine economico mediante un canale protetto e confidenziale.
Responsabile della protezione dei dati
Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è ifm group services gmbh, Rechts-/Vertragswesen, Friedrichstrasse 1, 45128 Essen. Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, la EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di ifm.
I dati personali e le informazioni inseriti nel sistema di whistleblowing sono memorizzati in una banca dati di un centro dati ad alta sicurezza gestito da EQS Group GmbH. I dati possono essere visualizzati solamente da ifm. La EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative
Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso ifm.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni:
- nome, se sceglie di rivelare la Sua identità,
- se è impiegato alla ifm
- i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione, se pertinente.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale dell 'organizzazione di compliance di ifm group services gmbh, nonché dagli impiegati responsabili di ciascuna tematica, e sono sempre gestite in forma riservata. Il personale dell 'organizzazione di compliance gli impiegati responsabili di ciascuna tematica valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Nell'ambito del trattamento di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di ifm group services gmbh o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti occorsi nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo, in cui possono vigere normative diverse sulla protezione dei dati personali. Garantiamo sempre la conformità alla normativa sulla protezione dei dati applicabile quando inoltriamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione conclusiva. Una volta concluso il trattamento della segnalazione, i dati saranno cancellati in modo qualificato secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di whistleblowing
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il Suo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, verrà memorizzato sul Suo computer un cookie che contiene solamente l'ID di sessione (un cosiddetto cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
Potrà creare nel sistema di whistleblowing una casella di posta protetta con un nome utente/pseudonimo e una password scelti da Lei. Questo Le permette di inviare le segnalazioni alla persona competente presso la ifm group services gmbh in forma nominativa o anonima, in maniera sicura. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di whistleblowing, rendendoli particolarmente sicuri. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando invia una segnalazione o un'informazione supplementare, può inviare anche allegati al dipendente responsabile della ifm group services gmbh. Se desidera inviare una segnalazione anonima, La preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero mettere a rischio il Suo anonimato. Elimini questi dati prima d'inviare la segnalazione. Se non è in grado di eliminare questi dati o se non è sicuro di come farlo, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
