Información sobre la protección de datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos la normativa nacional vigente de protección de datos. Por favor, antes de enviar un mensaje lea detenidamente esta información sobre protección de datos.
Finalidad del sistema de denuncia de irregularidades
El sistema de denuncia (BKMS® System) tiene por objetivo recibir y procesar mensajes sobre determinados delitos y violaciones de la ley en ámbitos como la corrupción y la delincuencia económica, utilizando un canal seguro y confidencial.
Parte responsable de la protección de datos
La parte responsable de la protección de los datos en el sistema de denuncia de irregularidades es ifm group services gmbh, Rechts-/Vertragswesen, Friedrichstrasse 1, 45128, Essen. El sistema de denuncia de irregularidades lo administra una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de ifm.
Los datos personales y la información introducidos en el sistema de denuncia de irregularidades se almacenan en una base de datos de un centro de datos de alta seguridad gestionado por EQS Group GmbH. Solo ifm puede ver los datos. EQS Group GmbH y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso esté restringido a un grupo muy pequeño de personas de ifm expresamente autorizadas.
Tipo de información personal recogida
El uso del sistema de denuncia de irregularidades es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncia de irregularidades, recogeremos la siguiente información personal:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad,
- si es usted empleado de ifm y,
- si procede, los nombres y otra información personal de los individuos que usted mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica de la organización de cumplimiento de ifm group services gmbh, así como por aquellas personas responsables de cada categoría de mensajes, y son tratados siempre de manera confidencial. El personal de la organización de cumplimiento y los responsables de cada categoría de mensajes evaluarán el asunto y realizarán las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir con terceras partes los mensajes de los empleados de ifm group services gmbh o de empleados de otras empresas del Grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, que pueden tener normativas diferentes sobre la protección de datos personales. Cuando compartamos un mensaje, siempre velaremos por el cumplimiento de la legislación pertinente sobre protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación concluyente. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, los datos se borrarán de forma cualificada y de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de denuncia
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncia de irregularidades se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se guardará cuando utilice el sistema de denuncia de irregularidades. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie de sesión). Esta cookie solamente es válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando usted cierre el navegador.
En el sistema de denuncia de irregularidades, usted tiene la posibilidad de configurar un buzón protegido mediante un nombre de usuario/seudónimo y una contraseña elegidos libremente. Con él, podrá enviar mensajes a la persona relevante en ifm group services gmbh, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema únicamente almacena datos dentro del sistema de denuncia de irregularidades, lo que lo hace particularmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de ifm group services gmbh. Si desea enviar un mensaje de forma anónima, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: los archivos pueden contener información personal oculta que podría poner en peligro su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto de la denuncia o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
