Уведомление о конфиденциальности
Мы серьезно подходим к вопросам защиты данных и конфиденциальности и соблюдаем положения Общего регламента ЕС о защите данных (GDPR), а также действующие национальные положения о защите данных. Прежде чем отправить сообщение, внимательно прочтите эту информацию о защите данных.
Цель и правовые основания системы информирования
Система информирования (BKMS® System) служит для приема, обработки и управления сообщениями о нарушениях правил комплаенс группы компаний Vonovia защищенным и конфиденциальным способом. Обработка персональных данных в рамках системы BKMS® System основана на обоснованной заинтересованности нашего предприятия в обнаружении и предотвращении злоупотреблений и тем самым недопущении ущерба для группы компаний Vonovia, ее сотрудников, поставщиков и арендаторов. Правовым основанием для обработки нами персональных данных является пункт «f» абзаца 1 статьи 6 Общего регламента ЕС о защите данных (GDPR).
Ответственные стороны
Сторона, ответственная за защиту данных в системе информирования: Vonovia SE, Universitätsstraße 133, 44803 Bochum (далее по тексту: «Vonovia»). Система информирования управляется специализированным предприятием EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Германия, в качестве контрактного обработчика от имени Vonovia.
Персональные данные и информация, введенные в систему информирования, хранятся в базе данных, управляемой предприятием EQS Group GmbH в центре обработки и хранения данных, имеющем высокую степень безопасности. Получить доступ к этим данным могут только Vonovia и назначенные доверенные лица. EQS Group GmbH и прочие третьи лица не имеют доступа к этим данным. Такой порядок обеспечивается сертифицированной процедурой при помощи целого ряда технических и организационных мер.
Все данные хранятся в зашифрованном состоянии с несколькими уровнями защиты по паролю в соответствии с системой разрешений, вследствие чего доступ предоставляется ограниченному кругу специально уполномоченных лиц в Vonovia и назначенных доверенных лиц.
В штате группы Vonovia имеется сотрудник по защите данных. С вопросами о защите данных следует обращаться к
Д-р Штефан Древес (Dr. Stefan Drewes)
по адресу: Vonovia SE
Post box
44784 Bochum
Эл. почта: datenschutz@vonovia.de
Обратите внимание, что при использовании этого адреса электронной почты содержимое сообщения смогут увидеть лица, не являющиеся нашими сотрудниками по защите данных. Если вы хотите обменяться конфиденциальной информацией, просим вас вначале установить контакт через этот адрес электронной почты, не вдаваясь в детали, описывающие ситуацию.
Тип собираемых персональных данных
Использование системы информирования осуществляется на добровольной основе. Если вы отправляете сообщение через систему информирования, мы собираем следующие персональные данные и информацию:
- Ваше имя, если вы предпочитаете раскрыть свою личность
- Являетесь ли вы сотрудником Vonovia или дочерней компании
- Имена и прочие персональные данные лиц, которых вы перечисляете в своем сообщении, если таковые имеются
Конфиденциальная обработка сообщений
Входящие сообщения принимаются узким кругом прямо уполномоченных и специально обученных сотрудников подразделения Vonovia по комплаенс и всегда обрабатываются в конфиденциальном порядке. Сотрудники подразделения Vonovia по комплаенс оценивают суть сообщения и производят то или иное дальнейшее расследование, как того требует специфика рассматриваемого дела.
В процессе обработки сообщения или в рамках специального расследования может возникнуть необходимость поделиться сообщениями с дополнительными сотрудниками Vonovia или сотрудниками других предприятий группы, например, если эти сообщения относятся к происшедшему в дочерних компаниях. Последние могут базироваться в странах за пределами Европейского Союза или Европейского экономического пространства, которые могут иметь свои, отличающиеся положения о защите персональных данных. В любом случае мы гарантируем, что при такой передаче сообщений соблюдаются соответствующие правила защиты данных.
Все официальные лица, получающие доступ к данным, обязаны соблюдать конфиденциальность.
Информирование обвиняемых
По закону мы обязаны информировать обвиняемых о любого рода сообщениях, содержащих обвинения в их адрес, как только раскрытие этой информации перестает ставить под угрозу расследование. Ваша личность как информатора раскрываться не будет, за исключением случаев, когда мы обязаны будем сделать это по закону. Законодательство в сфере защиты данных принципиально требует исчерпывающего уведомления обвиняемого лица. Исключение из этого обязательства по уведомлению применяется в том случае, если рассматриваемая информация должна оставаться конфиденциальной из-за преимущественных интересов третьих лиц. Поэтому, если имеются сомнения, лучше отправить сообщение анонимно.
Права субъектов данных
В соответствии с европейским законодательством о защите данных вы и лица, названные в сообщении, имеете право на доступ, уточнение, стирание, ограничение обработки и возражение против обработки своих персональных данных. Если имеет место желание воспользоваться правом на возражение против обработки персональных данных, то необходимость хранимых данных для рассмотрения сообщения будет немедленно подвергнута оценке. Данные, которые больше не нужны, будут сразу удалены. Вы имеете также право подать жалобу в надзорный орган.
Срок хранения персональных данных
Персональные данные хранятся до тех пор, пока существует необходимость прояснить ситуацию и произвести заключительную оценку, или же до тех пор, пока существует законный интерес со стороны предприятия — например, в отношении уголовного преследования — либо хранение требуется по закону. Через два месяца после завершения обработки сообщения данные удаляются в соответствии с законодательными требованиями, если только они не могут понадобиться в последующих процессах. В этом случае на данные распространяются правила стирания, применимые для этих процессов. Если лица, которым поручена обработка сообщений, приходят к выводу, что сообщение является необоснованным, оно будет немедленно удалено.
Использование портала для информирования
Связь между вашим компьютером и системой информирования осуществляется через шифрованное соединение (SSL). Во время использования системы информирования ваш IP-адрес не сохраняется. Чтобы поддерживать связь между вашим компьютером и системой BKMS® System, на вашем компьютере хранится файл cookie, который содержит всего лишь идентификатор сеанса (так называемый файл cookie сеанса). Этот файл cookie действует только до окончания сеанса и перестает функционировать после закрытия браузера.
В рамках системы информирования можно зарегистрировать почтовый ящик, защищенный индивидуально выбранным псевдонимом / именем пользователя и паролем. Это позволяет безопасным способом отправлять сообщения соответствующему ответственному сотруднику Vonovia как от своего имени, так и анонимно. Эта система сохраняет данные только внутри системы информирования, что делает ее особенно безопасной. Она не является формой регулярного обмена электронными письмами.
Примечание по отправке приложений
При передаче сообщения или дополнения к нему вы можете одновременно отправить приложения в адрес ответственного сотрудника Vonovia. Если вы хотите отправить анонимное сообщение, примите к сведению следующую информацию о безопасности использования: Файлы могут содержать скрытые персональные данные, которые могут поставить под угрозу вашу анонимность. Удалите подобную информацию перед отправкой. Если вы не можете удалить эти данные или не знаете, как это сделать, то скопируйте текст из своего приложения и вставьте его в текст сообщения или отправьте распечатанный документ анонимно по указанному в нижнем колонтитуле адресу, указав номер сообщения, полученный в конце процесса отправки сообщения.
Версия: Август 2020 г.