Aviso de privacidad
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, así como los reglamentos nacionales vigentes de protección de datos. Antes de enviar un mensaje, le rogamos que lea detenidamente esta información sobre la protección de datos.
Propósito y base legal del sistema de denuncias
El sistema de denuncias (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre violaciones de las reglas de cumplimiento del grupo Vonovia. El tratamiento de los datos personales dentro del marco de trabajo del BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en descubrir y prevenir las conductas indebidas para evitar así los daños al grupo Vonovia, sus empleados, proveedores y arrendatarios. La base legal de nuestro procesamiento de los datos personales es el artículo 6, párrafo 1f del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Partes responsables
La parte responsable de la protección de datos en el sistema de denuncias es Vonovia SE, Universitätsstraße 133, 44803 Bochum (en lo sucesivo: «Vonovia»). El sistema de denuncias está gestionado por una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, como procesador por contrato en nombre de Vonovia.
Los datos personales y la información introducidos en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group GmbH en un centro de datos de alta seguridad. Solo Vonovia y los representantes legales asignados pueden ver los datos. EQS Group GmbH y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña según un sistema de permisos, de manera que el acceso está restringido a un grupo muy pequeño de personas de Vonovia y de representantes legales asignados expresamente autorizados.
Vonovia ha designado a un responsable de protección de datos del grupo. Dirija sus preguntas sobre protección de datos a
Dr. Stefan Drewes
a/ c Vonovia SE
Apdo. correos
44784 Bochum (Alemania)
Correo electrónico: datenschutz@vonovia.de
Tenga en cuenta que, al utilizar esta dirección de correo electrónico, el contenido puede ser visto por otras personas que no son nuestro responsable de protección de datos. Por ello, si desea intercambiar información confidencial, le rogamos que inicie el contacto a través de esta dirección de correo electrónico, sin describir en primera instancia la situación.
Tipo de datos personales recopilados
El uso del sistema de denuncias es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncias, recogeremos la siguiente información personal:
- Su nombre, en caso de que haya decidido revelar su identidad
- Si es usted empleado de Vonovia o de una filial
- Si procede, los nombres y otros datos personales de las personas que usted mencione en su mensaje
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica de la Organización de Cumplimiento de Vonovia, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados designados de la Organización de Cumplimiento de Vonovia evalúan el caso y realizan las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de Vonovia o con empleados de otras empresas del grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estos últimos pueden estar ubicados en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes sobre la protección de datos personales. Al compartir mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información sobre la parte acusada
Estamos obligados por ley a informar a las partes acusadas de cualquier mensaje recibido contra ellas en cuanto la revelación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como alertador no será divulgada, a menos que estemos obligados legalmente a ello. La ley de protección de datos exige en principio una notificación detallada a la persona acusada. Se aplica una excepción a esta obligación de notificación si la información debe mantenerse confidencial debido a intereses preponderantes de terceros. Por ello, en caso de duda, lo mejor es enviar el mensaje de forma anónima.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la ley europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen los derechos de acceso, rectificación, supresión y limitación del tratamiento, así como el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales. Si se ejerce el derecho de oposición al tratamiento de los datos personales, se evaluará inmediatamente si los datos almacenados son necesarios para el análisis de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Usted también tiene el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora.
Periodo de conservación de los datos personales
Los datos personales se conservarán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación concluyente, o mientras sea obligatorio por ley o exista un interés legítimo por parte de la empresa (como, por ejemplo, en relación con un proceso penal). Dos meses después de que haya concluido el procesamiento del mensaje, los datos se eliminarán en conformidad con los requisitos legales, a menos que vayan a ser necesarios en los procesos posteriores. En tal caso, los datos estarán sujetos a las normas de eliminación aplicables a esos procesos. Si las personas encargadas de procesar los mensajes llegan a la conclusión de que un mensaje es infundado, este se eliminará inmediatamente.
Uso del portal de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se guardará cuando utilice el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, en su ordenador se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión (denominada «cookie de sesión»). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador.
Existe la posibilidad de configurar un buzón dentro del sistema de denuncia de irregularidades, cuyo acceso está asegurado mediante un pseudónimo o nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Con él, podrá enviar mensajes al responsable correspondiente de Vonovia, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncias, por lo que es especialmente seguro. No se trata de una forma de comunicación normal por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de Vonovia. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener información personal oculta que podría poner en peligro su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: Agosto de 2020