Sekretessinformation
Vi tar dataskydd och sekretess på största allvar och följer EU:s allmänna dataskyddsbestämmelser (GDPR) och gällande nationella dataskyddsföreskrifter. Vi ber dig att noga läsa igenom dataskyddsinformationen innan du gör en anmälan.
Anmälningssystemets syfte och rättsliga grund
Anmälningssystemets (BKMS® System) syfte är att säkert och konfidentiellt ta emot, behandla och hantera anmälningar gällande brott mot Vonovia-gruppens bestämmelser för regelefterlevnad. Personliga data behandlas inom ramen för BKMS® System baserat på företagets rättmätiga intresse att upptäcka och förebygga missbruk och därmed förhindra att Vonovia-gruppen, dess anställda och kunder skadas. Rättslig grund för behandling av personliga data är Artikel 6(1)(f) i dataskyddsförordningen (GDPR).
Ansvariga parter
Dataskyddsansvarig för anmälningssystemet är Vonovia SE, Universitätsstraße 133, 44803 Bochum (hädanefter kallat: ”Vonovia”). Anmälningssystemet drivs av ett specialiserat företag, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, för Vonovias räkning.
Persondata och information som matas in i anmälningssystemet lagras i en databas som drivs av EQS Group GmbH på ett högsäkerhetsdatacenter. Endast Vonovia och utnämnda advokater kan se dessa data. EQS Group GmbH och andra utomstående parter kan inte komma åt uppgifterna. Det garanteras av en certifierad procedur med omfattande tekniska och organisatoriska åtgärder.
Alla data lagras med kryptering på flera lösenordskyddade nivåer för att garantera att åtkomsten begränsas till ett mycket litet antal uttryckligen auktoriserade personer på Vonovia och utnämnda advokater.
Vonovia har utsett en dataskyddsansvarig. Ställ dina frågor om dataskydd till
Dr. Stefan Drewes
c/ o Vonovia SE
Postadress
44784 Bochum
E-post: datenschutz@vonovia.de
Observera att även andra personer förutom den dataskyddsansvarige kan se innehållet i e-brev som skickas till den här adressen. Om du vill dela konfidentiell information ber vi dig därför att först bara kontakta oss via e-post utan att avslöja några detaljer om situationen.
Typ av persondata som samlas in
Det är frivilligt att använda anmälningssystemet. Om du gör en anmälan via anmälningssystemet kommer vi att samla in följande persondata och information:
- Ditt namn, om du vill tala om vad du heter
- Om du är anställd hos Vonovia eller något av dess dotterbolag
- Namn och andra personuppgifter för personer som förekommer i din anmälan om det är relevant
Konfidentiell hantering av anmälningar
Inkommande anmälningar tas emot av några få utvalda, uttryckligen auktoriserade och specialutbildade medarbetare på Vonovias avdelning för regelefterlevnad och de hanteras alltid med största sekretess. Dessa Vonovia-medarbetare utvärderar ärendet och gör ytterligare utredningar som kan behövas i det enskilda fallet.
När en anmälan behandlas eller vid en specialutredning måste man ibland dela med sig av dess innehåll till andra anställda på Vonovia eller personer som arbetar på andra företag inom gruppen, t ex om anmälan gäller händelser som inträffat på ett dotterbolag. I det senare fallet kan dessa företag också vara verksamma utanför EU och det europeiska ekonomiska samarbetsområdet där andra regler gäller för dataskydd. Vi ser alltid till att följa alla tillämpliga dataskyddsbestämmelser när vi delar med oss av innehållet i en anmälan.
Alla personer som får tillgång till informationen är skyldiga att hantera den konfidentiellt.
Information om den anklagade
Vi är skyldiga enligt lag att informera anklagade personer om anmälningar som gjorts mot dem så snart det inte längre kan äventyra utredningen. Din identitet som anmälare kommer inte att avslöjas, såvida vi inte är skyldiga att göra det enligt lag. Dataskyddslagen kräver att den anklagade personen får veta så mycket som möjligt om anklagelsen. Undantaget är om informationen måste hemlighållas för att en tredje parts intressen väger tyngre. Om man är osäker är det därför bäst att göra sin anmälan anonymt.
De dataregistrerades rättigheter
Enligt europeisk dataskyddslagstiftning har du och de personer som omnämns i din anmälan åtkomsträtt samt rätt att korrigera, radera och begränsa behandling av persondata eller att helt motsätta sig all behandling av persondata. Om rätten att vägra behandling av persondata utnyttjas kommer nödvändigheten att undersöka de data som sparats för utredningen omedelbart att utvärderas. Data som inte längre behövs tas bort med omedelbar verkan. Du har också rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.
Lagringstid för personuppgifter
Personliga data sparas så länge det behövs för att klargöra och utvärdera situationen eller så länge företaget har ett berättigat intresse av att göra det – t ex för att kunna väcka åtal – eller är skyldigt till det enligt lag. Två månader efter att en anmälan är färdigbehandlad kommer alla data i den att tas bort enligt lagstadgade bestämmelser, såvida de inte behövs i den fortsatta processen. I så fall gäller motsvarande regler för borttagning av den dataregistrerades uppgifter. Om den person som behandlar en anmälan kommer fram till att anklagelserna är ogrundade tas den omedelbart bort.
Använda anmälningsportalen
Din dator kommunicerar med anmälningssystemet via en krypterad anslutning (SSL). Din IP-adress sparas inte när du använder anmälningssystemet. För att förbindelsen mellan din dator och BKMS® System ska finnas kvar sparas en cookie som bara innehåller sessionens ID (en så kallad sessionscookie) på datorn. Cookien är bara giltig tills sessionen avslutas och du stänger webbläsaren.
I anmälningssystemet kan du skapa en skyddad brevlåda med en pseudonym / ett användarnamn och ett lösenord som du väljer själv. Då kan du skicka anmälningar till respektive ansvarig medarbetare på Vonovia på ett säkert sätt, i ditt namn eller anonymt. Data sparas bara inom anmälningssystemet, vilket gör det extra säkert. Det kan inte jämföras med vanlig e-post.
Information om att skicka bilagor
När du gör en anmälan eller skickar ett tillägg kan du också bifoga bilagor till en behörig medarbetare på Vonovia. Observera följande säkerhetsanvisning om du vill göra en anonym anmälan: Filer kan innehålla dold information med personliga data som kan avslöja din identitet. Ta bort dessa uppgifter innan du skickar filen. Om du inte kan ta bort den här informationen eller inte vet hur det går till ska du kopiera texten från bilagan till anmälningstexten eller skicka en utskrift av den anonymt med det referensnummer du får i slutet av anmälningsprocessen till den adress som anges i sidfoten.
Version: Augusti 2020