Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Präambel
Die Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) hat für die SMS group hohe Priorität. Verstöße dagegen müssen frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und mögliche Schäden für Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner, das Unternehmen und weitere Betroffene abzuwenden.
Dafür bedarf es der Aufmerksamkeit aller sowie Ihrer Bereitschaft, bei konkreten Anhaltspunkten auf mögliche schwere Regelverstöße hinzuweisen. Auch auf entsprechende Hinweise von Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Dritten legen wir Wert.
Im Rahmen eines transparenten Verfahrens schützt das Beschwerdeverfahren die Hinweisgeber, die Betroffenen und das Unternehmen. Einheitliche und schnelle Prozesse sowie eine vertrauliche und professionelle Bearbeitung von Hinweisen durch interne Experten bilden das Fundament dieses Systems.
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht es jeder internen und externen Person auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen in der Lieferkette der SMS group oder im eigenen Geschäftsbereich vertrauensvoll hinzuweisen.
Nachfolgend sind die wichtigsten Informationen zum Beschwerdeverfahren dargestellt.
1 Für welche Art von Beschwerden und Hinweisen kann unser Beschwerdeverfahren genutzt werden?
Meldungen zu schwerwiegenden Verstößen gegen gesetzliche und unternehmensinterne Regeln, die die SMS group betreffen, - insbesondere auch zu Menschenrechten und Umweltrisiken oder –pflichten - können über das Beschwerdeverfahren abgegeben werden.
Zu den menschenrechtlichen Risiken zählen hier insbesondere der Verstoß gegen das Verbot von Kinderarbeit, der Verstoß gegen das Verbot der Zwangsarbeit und aller Formen der Sklaverei, die Missachtung von Arbeitsschutz und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren, die Missachtung der Koalitionsfreiheit, Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen, der Verstoß gegen das Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung, der Verstoß gegen das Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns, die Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlage durch Umweltverunreinigungen, die Widerrechtliche Verletzung von Landrechten und der Verstoß gegen das Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater/ öffentlicher Sicherheitskräfte, die aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle zu Beeinträchtigungen führen können.
Umweltbezogene Risiken ergeben sich insbesondere im Zusammenhang mit Quecksilber, persistenten organische Stoffen (POPs) und gefährlichen Abfällen.
2 Wer kann Beschwerden und Meldungen abgeben?
Das Beschwerdeverfahren ist für jeden zugänglich. Sowohl Mitarbeitende als auch Personen und Organisationen außerhalb der SMS group können hier Beschwerden und Hinweise melden.
3 Über welche Beschwerdekanäle können Sie Hinweise einreichen?
Folgende Beschwerdekanäle können zur Abgabe von Hinweisen genutzt werden:
- Über das Internet ist ein Online-Hinweisgebersystem zur Aufnahme der Beschwerde oder des Hinweises unter der Adresse: https://www.bkms-system.com/sms-group zu erreichen. Die Meldung kann unter Nennung des Namens oder auch anonym erfolgen. Die Eingabemaske ist in mehrere Sprachen übersetzt. Es ist in zeitlicher Hinsicht ohne Einschränkungen zu erreichen. Unter Umständen entstehen den Hinweisgebern Telekommunikationskosten für die Nutzung des Internets.
Soweit Hinweisgeber zur Erhebung der Beschwerde das genannte Online-Tool verwenden, können sie sich einen Postkasten einrichten. Über diesen erhalten sie Rückmeldungen, können Fragen beantworten und werden über den Fortgang ihrer Hinweise informiert. Bei der Einrichtung des Postkastens wählen sie Pseudonym/Benutzernamen und Passwort selbst.
- Beschwerden können wir Sie außerdem auch postalisch oder per Hauspost an die vom Unternehmen beauftragte Person [Beschwerdebeauftragter] unter Nutzung folgender Anschrift
SMS GmbH – Compliance
Wiesenstraße 30, 57271 Hilchenbach
oder
per E-Mail an compliance@sms-group.com
richten.
4 Wie wird mit meiner Nachricht umgegangen? Wer erfährt davon?
Unabhängig davon, welcher Kommunikationsweg vom Hinweisgeber gewählt wird, behandeln wir sämtliche Hinweise vertraulich. Wir sind allerdings gehalten, gegebenenfalls gesetzliche Auskunftspflichten gegenüber Behörden sowie gesetzliche Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot zu beachten.
Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers bleibt während des gesamten Prozesses gewahrt. Davon umfasst sind auch Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und der sonstigen in der Meldung genannten Personen. Nicht befugten Mitarbeitern wird der Zugriff auf die Meldekanäle verwehrt.
Alle Informationen werden unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Vertraulichkeit durch eine mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens vom Unternehmen beauftragten Mitarbeitenden bearbeitet. Die vom Unternehmen mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens beauftragten Personen sind unparteiisch, das heißt, sie sind bei der Erfüllung ihrer Aufgabe unabhängig und nicht an Weisungen gebunden.
Personenbezogene Informationen, die eine Identifizierung ermöglichen, dürfen nur auf „Need to know-Basis“ weitergegeben werden, wenn dies für die Untersuchung der Meldung erforderlich ist und im Einklang mit Datenschutzanforderungen steht. Die Verarbeitung der Hinweise erfolgt im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Unnötige Bloßstellung und Rufschädigung sind zu vermeiden. Auf die Regelungen in Ziff. 7 wird hingewiesen.
5 Was passiert, nachdem ich meine Nachricht gesendet habe?
Sofern über die Meldekanäle eine Beschwerde eingeht, wird deren Eingang intern dokumentiert.
Empfangsbestätigung
Unabhängig vom gewählten Kommunikationsweg erhalten hinweisgebende Personen spätestens sieben Tage nach Eingang ihres Hinweises eine Eingangsbestätigung, sofern die Kommunikation möglich ist. Diese kann schriftlich, per E-Mail oder elektronisch über das digitale Hinweisgebersystem erfolgen, je nachdem welchen Kommunikationskanal Sie gewählt haben.
Nutzung des digitalen Hinweisgebersystems
Wenn Sie eine Meldung über unser digitales Hinweisgeber-System abgegeben haben, können Sie sich einen Postkasten einrichten. Bitten notieren Sie sich den Benutzernamen und das Passwort und bewahren Sie sie auf. Über den Postkasten können Sie jederzeit zusätzliche Informationen abgeben und mit den Bearbeitern kommunizieren.
Substantiierung
Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Mitarbeitenden prüfen den mit Erhebung der Beschwerde mitgeteilten Sachverhalt. Die eingegangene Beschwerde wird thematisch und der Schwere nach eingeordnet sowie priorisiert.
Sollte eine Prüfung mangels ausreichender Angaben nicht möglich sein, wird die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Mitarbeitende mit der hinweisgebenden Person Kontakt aufnehmen, um weitere Informationen zu erfragen, sofern das möglich ist.
Falls weder ausreichende faktenbasierte Informationen vorliegen noch die Kontaktaufnahme möglich ist, wird der Compliance-Fall aufgrund mangelnder Substantiierung geschlossen.
Prüfung/Untersuchung
Der mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Mitarbeitende prüft den Sachverhalt umfassend und stellt sicher, dass alle Hinweise angemessen untersucht werden. Er erörtert mit der hinweisgebenden Person den Sachverhalt, bei anonymen Meldungen jedoch nur, soweit dies möglich ist. Ggf. wird der Vorgang an eine andere zuständige Fachabteilung zur Bearbeitung und Sachaufklärung weitergeleitet.
Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Mitarbeitenden sind an den Grundsatz der Vertraulichkeit gebunden, unparteiisch und weisungsfrei. Im Übrigen sind sie verpflichtet, die Datenschutzvorschriften einzuhalten und Transparenz sowie die Rechte aller betroffener Personen sicherzustellen. Dies umfasst den Schutz des Hinweisgebenden.
Steht nach Überzeugung des mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Mitarbeitenden nach erfolgter Sachverhaltsaufklärung, Erörterung und Untersuchung fest, dass menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich und bei Zuliefern nicht vorliegen, wird die hinweisgebende Person schriftlich oder per E-Mail informiert. Das Verfahren wird in diesem Fall eingestellt.
Wenn die Untersuchung menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich und bei Zuliefern bestätigt, werden angemessene Folgemaßnahmen (Präventions- und Abhilfemaßnahmen) durch die im Unternehmen verantwortliche Stelle eingeleitet. Dies kann auch angemessene disziplinarische Maßnahmen im Einzelfall beinhalten.
Im Austausch mit der hinweisgebenden Person kann ein Vorschlag zur Abhilfe erarbeitet werden.
Die Bearbeitungszeit ist fallabhängig und kann, je nach Komplexität des Falles, von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten dauern. Das Unternehmen ist jedoch bemüht, die Bearbeitung zeitnah abzuschließen.
Die hinweisgebende Person wird, sofern möglich, über den Abschluss des Beschwerdeverfahrens informiert.
6 Optionales Verfahren zur einvernehmlichen Streitbeilegung
Dem Unternehmen steht es frei, in jeder Phase des Beschwerdeverfahrens auch ein Verfahren der einvernehmlichen Streitbeilegung, insbesondere ein Schlichtungs- oder Mediationsverfahren, anzubieten. Der hinweisgebenden Person steht es frei, an diesem Verfahren zur einvernehmlichen Streitbeilegung teilzunehmen. Die Details des Verfahrens zur einvernehmlichen Streitbeilegung werden von den Beteiligten gemeinsam besprochen und in einer separat abzuschließenden Vereinbarung geregelt.
7 Welche Recht habe ich, wenn ich Compliance-Bedenken anspreche?
Das Unternehmen stellt sicher, dass Mitarbeitende, die ein vermutetes oder tatsächliches LkSG relevantes-Fehlverhalten in gutem Glauben angesprochen haben, vor allen Einschüchterungen oder Repressalien geschützt sind, auch wenn sich der gemeldete Verdacht nicht bestätigt hat. „In gutem Glauben“ bedeutet, dass die Person überzeugt ist, dass die Darstellung der Wahrheit entspricht, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht. Eine wissentliche Falschmeldung über einen LkSG-Verstoß mit dem Ziel, eine andere Person vorsätzlich und wahrheitswidrig zu beschuldigen, stellt einen Compliance-Verstoß dar und wird mit angemessenen Maßnahmen geahndet.
Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber Mitarbeitenden, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden nicht geduldet.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie aufgrund Ihrer Meldung von LkSG-Bedenken Einschüchterungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich an die Global Support Function Compliance.
Compliance-Bedenken, die Einschüchterung oder Repressalien wegen einer LkSG-Meldung
betreffen, werden ebenfalls nach den oben dargestellten Prinzipien untersucht.
Soweit Hinweisgeber betroffen sind, die Mitarbeiter eines unmittelbaren Zulieferers sind, bemüht sich das Unternehmen entsprechende vertragliche Regelungen mit dem Zulieferer zu treffen.
8 Wer ist die im Unternehmen zuständige Abteilung für das Beschwerdeverfahren?
Für das Beschwerdeverfahren zuständig ist die Global Support Function Compliance.