データ保護に関する注意事項
Webastoグループの会社、すなわち、Webasto SEおよび会社法第15条 (AktG) に基づくその関連会社 / 子会社（総称して「Webasto」と呼びます）は、データ保護および機密性のテーマを極めて重視し、適用されるデータ保護規則に従います。特に、EU一般データ保護規則 (GDPR)、ドイツデータ保護法 (BDSG)、および適用される各国のデータ保護規則を遵守します。通報を送る前に、以下のデータ保護情報をよくお読みください。
告発システムの目的と法的根拠
告発システムは、適用法、外部の規制、および社内の方針や規則への違反に関する通報を、安全かつ秘密裏に受け取り、処理し、管理することを目的としています。告発システムの枠組みの中での個人データの処理は、不正行為や悪用を発見・防止し、それによってWebasto、その社員、顧客、ビジネスパートナーへの損害を回避するというWebastoの正当な利益に基づいています。この個人データ処理の法的根拠は、GDPR第6条 (1)(f) です。
責任当事者
告発システムにおけるデータ保護の責任を持つ関係者は以下の通りです。
- 相互に独立した責任を負う当事者として、
- Webasto SEおよび
AktG第15条に基づくその関連会社（Webasto、上記参照）。この告発システムは、専門会社であるEQS Group GmbH（所在地：Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germany）がWebasto SEに代わって運営しています。
個人データ
個人データとは、あなたの個人に関する情報、またはあなたを識別できる情報を指します。これには、あなたの名前、住所、郵便番号、電話番号、IPアドレス、ブラウザの種類、PCのOS、あなたが弊社ウェブサイトを訪問する元となったウェブサイトおよび訪問した日付、時間、ウェブページなどの情報が含まれます。
告発システムによる個人データの処理について
告発システムに入力された個人データおよび情報は、高度なセキュリティを誇るデータセンターにおいてEQS Group GmbHが管理するデータベースに保管されます。データを閲覧できるのは、Webastoが特別に許可した少数の社員だけです。EQS Group GmbHおよびその他の第三者はデータにアクセスできません。このことは、広範囲にわたる技術的および組織的な措置によって認証された手続きにおいて保証されます。
すべてのデータは、多様なレベルのパスワードで暗号化された形で保存されるため、アクセスできるのはWebasto内で明確に権限を持つ人物というごく一部の範囲に限られています。Webastoは、グループデータ保護責任者を任命しています。
データ保護およびあなたの権利の主張に関するお問い合わせは、グループデータ保護責任者（Eメールアドレス: dataprotection@webasto.com）にお送りください。
収集される個人データの種類
告発システムの使用は任意です。告発システムを通じて通報を送る場合、私たちは以下の個人データおよび情報を収集します。
- あなたの名前（身元が開示されている場合）
- あなたがWebastoの社員かどうか
- あなたが通報内で名前を挙げる人物の名前とその人物のその他個人データ（該当する場合）。
通報の機密処理
送られた通報は、Webasto法務 / コンプライアンス組織内の明確に権限を与えられ、かつ特別な訓練を受けた一部の社員によって受領され、常に内密に取り扱われます。Webasto法務 / コンプライアンス組織の社員が案件を審査し、特定のケースにおいて必要とされる詳細調査を実施します。
通報の処理中または特別な調査の実施中に、Webastoのその他の社員と通報を共有する必要がある場合があります（例：通報が子会社での事案に関するものである場合）。後者の場合、EU加盟国以外の国、または個人データ保護に関して異なる規制がある欧州経済領域に基づいていることがあります。通報を共有する場合、当社は適用されるデータ保護規則が遵守されることを常に保証します。
データへのアクセス権を得る人物はすべて、守秘義務を守ることが義務付けられています。
告発された人物に関する情報
当社は、情報の開示が調査を危険にさらさなくなった時点で、告発された人物に受け取った通報に関して伝えることが法的に義務付けられています。告発者としてのあなたの身元は、私たちが公開する法的義務を負わない限り、公開されません。
データ主体の権利
GDPRの規定に従い、あなたと、通報内で言及された人物は、アクセス、修正、消去、処理の制限、および将来の個人データの処理に異議を申し立てる権利を有します。個人データの処理に対して異議を唱える権利が行使された場合、通報の調査のために保存されたデータが必要かどうかが、直ちに審査されます。過去に行われたすべての処理は、取り消しの影響を受けません。同意は、理由を述べることなく、いつでも撤回することができます。Webastoグループのグループデータ保護責任者 (dataprotection@webasto.com) に連絡してください。不要になったデータは直ちに削除されます。さらに、あなたには監督当局に苦情を申し立てる権利もあります。
個人データの保持期間
個人データは、状況を明確にして最終的な判断を行うために必要な限り、またはWebasto側に正当な利益が存在するか、または法律により、または公的機関による調査や裁判手続きのために保持が要求される限り保持されます。通報の処理が終了した後、このデータは現地の法定要件に従って削除されます。
告発システムの使用
あなたのコンピューターと告発システム間の通信は、暗号化された接続 (SSL) を通じて行われます。告発システムを利用する間、あなたのIPアドレスは保存されません。あなたのコンピューターと告発システム間の接続を維持するため、単にセッションID（いわゆるセッションクッキー）を含むクッキーがあなたのコンピューターに保存されます。このクッキーはセッションが終了するまでの間に限って有効であり、ブラウザを閉じると無効になります。
告発システム内で、あなたが個人的に選択する仮名 / ユーザネームおよびパスワードによって保護されるメールボックスを設置することが可能です。これによってWebastoの担当社員宛てに、実名または匿名のいずれかの形で、安全に通報を送ることができます。このシステムはデータを内部告発システム内でのみ保管するため、特に安全です。通常の電子メールによる通信とは異なります。
添付ファイルを送る際の注意点
通報または補足情報を送る際、同時にWebasto担当社員に添付ファイルを送ることもできます。匿名で通報を送りたい場合は、以下の安全に関するご注意に留意してください。ファイルには、匿名性を危うくする個人情報が含まれている可能性があります。ファイルを送信する前に、そのような情報をすべて削除してください。このデータを削除できない場合や削除方法が分からない場合は、添付ファイルのテキストをあなたのメッセージのテキストにコピーするか、または印刷した文書を匿名でフッターに記載の宛先に送ってください。その際に、通報を送る手順の最後に受け取る整理番号を明記してください。
バージョン：2021年6月
