データ保護方針
当社はデータ保護および機密性保持を極めて真剣に受け止めており、EU一般データ保護規則（以下「EU GDPR」という）の条項および現在の国内のデータ保護規則を忠実に守っています。通報を送る前に、データ保護情報をきちんと読んでください。
告発システムの目的と法的基盤
内部告発システム (BKMS® System) は、MEIKOの コンプライアンス規定への違反に関する通報を、安全かつ内密に受取り、処理および管理を行うためのシステムです。BKMS® System内の個人データは、不正行為を発見・防止し、ひいてはMEIKO、その社員および顧客の名誉棄損を回避するために、会社の正当な利益に基づき処理されます。EU-GDPR第6条 (1) (f)が、データ処理の法的基礎となっています。
責任機関
内部告発システムにおけるデータ保護への責任を持つ関係者は以下の通りです。
MEIKO Maschinenbau GmbH & Co. KG、Englerstr.3、77652 Offenburg
この通報システムは、専門会社であるEQS Group GmbH (住所 Bayreuther Str.35、10789 ベルリン ドイツが、MEIKO Maschinenbauに代わって運営しています。
通報システムに入力された個人データおよび情報は、高い安全性を誇るデータセンターにおいてEQS Group GmbHが管理するデータベースに保管されます。データへのアクセスが可能なのはMEIKO Maschinenbauのみです。EQS Group GmbHとその他第三者はデータにアクセスできません。このことは、広範囲にわたる技術的および組織的な措置によって認証された手続きにおいて保証されます。
すべてのデータは複数レベルのパスワードで保護され、暗号化された状態で保管されるため、アクセスできるのはMEIKO Maschinenbau内で明確に権限を持つ人物というごく一部の範囲に限られています。
MEIKO Maschinenbauは、データ保護責任者を任命しています。データ保護とプライバシーに関する質問は、Datenschutz@meiko.deまで送ってください。
収集される個人データの種類
通報システムの使用は任意です。告発システムを通じて通報を送る場合、私たちは以下の個人データおよび情報を収集します。
- 自分の身元を明らかにすることを選択した場合は、あなたの名前、
- あなたがMEIKO Maschinenbauの社員であるかどうか
- あなたが通報内で名指した人物の名前、およびその人物のその他個人データ。
通報の機密処理
送られた通報は、MEIKO Maschinenbauコンプライアンス部門内の明確に権限を与えられ、特別訓練を受けた社員の一部によって受領され、常に内密に取り扱われます。MEIKO Maschinenbauのコンプライアンス部門の社員が問題を判定し、特別なケースにおいて必要とされる詳細調査を実行します。
通報を処理する過程で、または特別調査を実施する中で、通報の事案が系列会社に関連するといったような場合は、MEIKO内のその他社員またはその他グループ会社の社員と通報を共有する必要性が生じる場合があります。後者の場合、欧州連合ではない国、または個人データのプライバシーに関して異なる規制がある欧州経済領域に基づく場合があります。通報を共有する場合は、私たちは適用されるデータ保護規制が遵守されることを常に保証します。
データへのアクセス権を受け取る人物はすべて、守秘義務を維持することが義務付けられています。
告発された人物に関する情報
当社は、基本方針として通報のさらなる調査を脅かさない限り、告発された人物に、当該人物に関して通報を受け取ったことを通知することが法律で義務付けられています。こうすることで、あなたの告発者としての身元は法的に可能な限り開示されることはありません。
データ主体の権利
欧州データ保護法に従って、あなたおよび通報内で名指した人物は、照会のアクセス権、修正権、消去権、制約権を有し、また該当する個人データの処理に関する異議申し立て権を有します。異議権が請求されると、私たちは通報処理に必要な保存データがまだどの程度必要であるかをすぐに調べます。もう不要であるデータは、すぐに削除されます。さらに、あなたは責任ある監督機関に苦情を提出する権利を有します。
個人データの保存期間
個人データは、状況を明らかにし、通報内容の評価を実行するために必要な期間内で保存、または会社の正当な関心が存在したり、法律で義務付けられている限り保持されます。通報の処理が終了したのち、このデータは法的要件に従って削除されます。
通報ポータルの利用
あなたのコンピューターと通報システム間の通信は、暗号化された接続 （SSL） を通じて行われます。通報システムを利用している間、あなたのIPアドレスは保存されません。コンピュータとBKMS® System間の接続を維持するために、セッションID（いわゆる空Cookie）を単に含むCookieがお使いのコンピュータに保存されます。このクッキーはあなたのセッションが終了するまでの間に限って有効であり、あなたがブラウザを閉じると無効となります。
通報システム内で、あなたが個人的に選択する仮名/ユーザネームおよびパスワードによって保護されるメールボックスを設置することが可能です。この郵便箱によって、名前を開示して、または匿名での安全な方法でMEIKO Maschinenbau担当社員に通報を送ることができます。このシステムはデータを通報システム内でのみ保管するため、特別に安全です。通常のe-mailによる通信とは異なります。
添付ファイルを送る際の注意点
通報または補足情報を送る際、同時にMEIKO Maschinenbau担当社員に添付ファイルを送ることもできます。匿名で通報を送りたい場合、以下の安全に関するご注意に気を付けてください。ファイルには、あなたの匿名性を危うくする個人機密情報が含まれている可能性があります。送信前にこのデータを削除してください。このデータの削除ができない場合、または削除方法が分からない場合、添付ファイルの文書をあなたのメッセージのテキストへとコピーするか、または印刷した文書を匿名でフッターに記載されている住所に送ってください。この際、通報を送る手順の最後に受取る整理番号を記載してください。
バージョン2019年12月19日
