Notas sobre la privacidad de los datos
La protección y la confidencialidad de los datos es nuestra máxima prioridad y cumplimos con las disposiciones del Reglamento Europeo "relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos" (RGPD de la UE), así como con las disposiciones nacionales aplicables en materia de protección de los datos personales. Antes de enviar un mensaje, le rogamos que lea detenidamente esta información sobre la protección de datos.
Propósito de este sistema de denuncias y base legal
El sistema de denuncias del Departamento de Ética y Cumplimiento normativo del Grupo operado a través de la plataforma BKMS® System está diseñado para recopilar, procesar y gestionar de forma segura y confidencial los mensajes relativos a las infracciones del código de ética y cumplimiento normativo de EDF SA o del de sus filiales (salvo las filiales de infraestructuras reguladas), los mensajes basados en las áreas contempladas por la ley francesa n.º 2016-1691 del 9 de diciembre de 2016 sobre transparencia, anticorrupción y modernización económica (la ley «Sapin II») y por la ley francesa n.º 2017-399 del 27 de marzo de 2017 sobre el deber de vigilancia de las empresas matrices y empresas principales. El tratamiento de datos personales en la plataforma BKMS® System se basa en el interés legítimo del grupo EDF de detectar y prevenir cualquier infracción y así proteger al grupo, a sus empleados y a sus clientes.
Responsabilidad del sistema de denuncias
El Departamento de Ética y Cumplimiento normativo del Grupo EDF es responsable del sistema de denuncias de ética y cumplimiento normativo del grupo (en lo sucesivo, el «sistema de denuncias»). También es el punto de contacto para las personas afectadas por el sistema de denuncias en la siguiente dirección:
EDF SA – Direction Ethique & Conformité Groupe
Strictement Confidentiel
Tour EDF – bureau 36P14
20, Place de la Défense
F-92050 Paris la Défense (Francia)
La plataforma BKMS® System está gestionada por una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en representación de EDF.
Los datos personales y la información que se introducen en la plataforma BKMS® System se almacenan en una base de datos operada por EQS Group GmbH en un centro de datos certificado y de alta seguridad. Solo EDF tiene acceso a estos datos. Ni EQS Group GmbH ni terceros tienen acceso a los datos.
Todos los datos se cifran y protegen con varios niveles de protección por contraseña de forma que el acceso está restringido a un grupo muy pequeño de personas autorizadas expresamente por EDF.
Las preguntas relacionadas con la protección de datos en el sistema de denuncias y las consultas relacionadas con el ejercicio de sus derechos en cuanto a los datos personales pueden enviarse al Departamento de Ética y Cumplimiento normativo del Grupo EDF SA a través del sistema de denuncias con solo hacer clic en el botón «Enviar un mensaje o solicitar asesoramiento/ejercer sus derechos».
Tipo de datos personales recopilados
El uso del sistema de denuncias es voluntario. Cuando envíe un mensaje a través de la plataforma BKMS® System, recabaremos los siguientes datos e información de carácter personal:
- Su nombre, si decide revelar su identidad.
- Si es un empleado de EDF SA o de la filial que corresponda o si es un colaborador externo o eventual relacionado con EDF SA o con la filial que corresponda.
- Su relación con un tercero, si decide revelarla.
- Los nombres y otros datos personales de las personas que mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes se remiten a un grupo pequeño y selecto de empleados expresamente autorizados y con formación específica del Departamento de Ética y Cumplimiento normativo del Grupo EDF. Los mensajes siempre se tratan con la confidencialidad más estricta. Los empleados del Departamento de Ética y Cumplimiento normativo del Grupo EDF realizan un análisis de la admisibilidad de los mensajes, se comunican con el alertador y nombran a un gestor responsable dentro del grupo con el consentimiento del alertador. El gestor responsable del procesamiento del mensaje llevará a cabo los procedimientos y las investigaciones necesarias para el caso específico hasta su cierre.
Durante el procesamiento de un mensaje o investigación, es posible que sea necesario proporcionar acceso a todos o a algunos de los datos de la plataforma BKMS® System a otros empleados del grupo EDF específicamente autorizados por el DECG; si procede, fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo y sujetos a normas diferentes en materia de protección de datos. El cumplimiento de las disposiciones de protección de datos aplicables en el momento de la transmisión de dichos datos está siempre garantizado.
Todas las personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad más estricta.
Información sobre las personas afectadas por el mensaje
Se informará a la persona mencionada en un mensaje de los datos personales que le conciernan contenidos en la plataforma BKMS® System. No obstante, esta persona no recibirá información sobre la identidad del alertador ni ningún otro dato que le permita identificarlo. Siempre que sea necesario aplicar medidas de protección, en particular, para evitar la destrucción de pruebas o para llevar a cabo la investigación, se notificará a esta persona una vez se hayan adoptado dichas medidas de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la normativa aplicable de protección de datos, el alertador y las personas afectadas por el mensaje tienen derecho de información, acceso, rectificación, supresión y oposición al tratamiento de los datos personales que les conciernan. Si se ejerce el derecho de supresión, EDF examinará lo antes posible hasta qué punto los datos almacenados siguen siendo necesarios para el procesamiento de un mensaje. Se eliminarán los datos que ya no sean necesarios. Si se ejerce el derecho de oposición, EDF examinará de inmediato hasta qué punto ha dejado de haber motivos legítimos e imperiosos para el tratamiento de los datos personales que prevalezcan sobre los intereses, derechos y libertades del interesado o para la formulación, el ejercicio o la defensa de sus derechos legales. Además, el alertador y las personas mencionadas en el mensaje tienen derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se almacenan durante el tiempo necesario para comprobar e investigar el mensaje o según lo estipulado por la legislación aplicable. Una vez procesado el mensaje, estos datos personales se anonimizan o se eliminan dentro de un periodo de dos meses tras el cierre del mensaje, salvo que dicho mensaje requiera seguimiento (procedimiento disciplinario, litigio, enmienda de las normas o de la organización interna) o si el responsable del tratamiento de los datos está obligado legalmente a conservarlos (por ejemplo, para cumplir con obligaciones contables, sociales o fiscales). En cualquier caso, este periodo de conservación debe limitarse estrictamente al fin previsto determinado de antemano y comunicado a los interesados.
Uso del sistema de denuncias
Su ordenador y el sistema de denuncias operado con la plataforma BKMS® System se comunican mediante una conexión cifrada (SSL). El sistema de denuncias no permite rastrear las direcciones IP. Para mantener la conexión entre su ordenador y la plataforma BKMS® System, se guardará una «cookie» en su ordenador que solo contiene el identificador de la sesión (lo que se denomina «cookie de sesión»). Esta «cookie» solo es válida hasta que finalice la sesión y expirará cuando cierre el navegador o apague el ordenador.
Puede crear un buzón dentro del sistema de denuncias protegido mediante un nombre de usuario/seudónimo y una contraseña de su elección. Puede enviar el mensaje a su nombre o de forma anónima. El intercambio de mensajes entre las personas a cargo de analizar la admisibilidad y el procesamiento del mensaje y el alertador solo queda registrado dentro de la plataforma BKMS® System, por lo que el procedimiento es especialmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación tradicional por correo electrónico.
Nota sobre el envío de archivos adjuntos
Al enviar un mensaje o información complementaria relacionada con un mensaje existente, también puede enviar archivos adjuntos. Si desea enviar un mensaje de forma anónima, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: los archivos pueden contener información personal oculta, aparte de su identidad, que podría poner en peligro su anonimato. Elimine dicha información de los archivos antes de enviarlos. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, envíe una copia anonimizada del documento a la dirección indicada en el pie de página y especifique el número de referencia recibido al final del proceso de envío del mensaje.