Mededeling over gegevensprivacy
Lees deze gegevensprivacy-informatie zorgvuldig na voordat u een melding afgeeft.
We nemen gegevensbescherming en vertrouwelijkheid heel serieus en houden ons aan de bepalingen van de Europese Algemene Verordening voor gegevensbescherming (AVG) en de geldende nationale voorschriften voor gegevensprivacy. Dit Privacybeleid legt uit hoe WS Audiology en haar groepsentiteiten uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en bewaren wanneer u een melding afgeeft via het klokkenluiderssysteem en welke rechten u als betrokkene hebt.
Gegevensbeheerder
Verwijzingen in dit Privacybeleid naar “WS Audiology”, “wij”, “ons” of “onze” betekenen WS Audiology Group die entiteiten heeft in verschillende landen met een moedermaatschappij die geregistreerd is in Denemarken. Wij controleren de manieren waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens door WS Audiology worden gebruikt. WS Audiology is de “gegevensbeheerder” in de zin van de toepasselijke Europese wetgeving inzake gegevensbescherming.
Contact
Vragen of klachten over ons gebruik van uw persoonsgegevens kunt u richten aan het adres:
WS Audiology Denmark A/S
Nymøllevej 6
3540 Lynge
Denemarken
Reg. nr.: 15771100
Telefoon: +45 44 35 56 00
U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer - DPO), die de verantwoordelijke is voor het beantwoorden van vragen over de bescherming van persoonsgegevens. Gebruik het volgende e-mailadres: dpo@wsa.com.
Welke persoonsgegevens en gegevensbronnen worden verzameld en verwerkt?
Het gebruik van het klokkenluiderssysteem gebeurt op vrijwillige basis. Als u een melding afgeeft via het klokkenluiderssysteem, verzamelen we de volgende persoonsgegevens en informatie: We zullen algemene informatie over u verzamelen en verwerken, zoals uw naam, functie, afdeling, land van vestiging, taalvoorkeuren, of u werkzaam bent bij WS Audiology, de namen van personen en andere persoonsgegevens van personen die u in uw melding noemt en alle andere persoonlijke gegevens die u ons eventueel verstrekt. Daarnaast zullen we informatie verzamelen over het voorval dat u meldt.
Alle gegevens die wij verzamelen en verwerken, krijgen wij rechtstreeks van u wanneer u de BKMS-meldingspagina invult of meldingen invoert via andere kanalen zoals brieven of e-mails.
Waarom hebben wij uw persoonsgegevens nodig en wat is daarvoor de rechtsgrondslag?
Wij gebruiken de gegevens die u ons verstrekt om meldingen over overtredingen van de compliance-regels van WS Audiology veilig en vertrouwelijk te kunnen ontvangen, verwerken en beheren door gebruik te maken van het klokkenluiderssysteem (BKMS® System). Het klokkenluiderssysteem wordt geëxploiteerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlijn in Duitsland, namens WS Audiology.
De verwerking van persoonsgegevens in BKMS® System is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van ons bedrijf om wangedrag te detecteren en te voorkomen en zodoende schade aan de firma WS Audiology, haar werknemers en klanten te voorkomen. De wettelijke grondslag voor de verwerking van gegevens is artikel 6 lid 1 punt f van de AVG.
Wie ontvangt/krijgt toegang tot uw persoonsgegevens?
Persoons- en andere gegevens die in het klokkenluiderssysteem worden ingevoerd, worden opgeslagen in een gegevensbank die door EQS Group AG wordt beheerd en die in een goed beveiligd gegevenscentrum wordt gehost. Alleen WS Audiology heeft toegang tot de gegevens. EQS Group AG en andere derde partijen hebben geen toegang tot de gegevens. Dit wordt in een gecertificeerde procedure gewaarborgd door middel van uitgebreide technische en organisatorische maatregelen. Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen met meerdere niveaus van wachtwoordgebaseerde beveiliging, zodat toegang beperkt is tot een zeer kleine groep van specifiek daartoe bevoegde personen bij WS Audiology.
Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine groep specifiek daartoe bevoegde en opgeleide werknemers van de afdeling Juridische Zaken en Compliance van WS Audiology en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De medewerkers van de afdeling Juridische Zaken en Compliance van WS Audiology zullen de zaak beoordelen en eventueel verder onderzoek verrichten dat voor het specifieke geval vereist is.
Tijdens het behandelen van een melding of het uitvoeren van een speciaal onderzoek kan het nodig zijn om meldingen te delen met andere werknemers van WS Audiology of met werknemers van andere bedrijven van de groep, bv. als de meldingen verwijzen naar een voorval in een dochteronderneming. Deze laatste kunnen gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie of buiten de Europese Economische Ruimte met een andere wet- en regelgeving wat betreft de privacy van persoonsgegevens. Wanneer we meldingen met anderen delen, zorgen we er altijd voor dat de toepasselijke voorschriften inzake gegevensprivacy worden gevolgd. Alle personen die toegang verkrijgen tot de gegevens zijn verplicht om de gegevens vertrouwelijk te behandelen.
Informatie over de beschuldigde
In principe zijn we wettelijk verplicht om de beschuldigde persoon ervan op de hoogte te stellen dat we een melding over hem of haar hebben ontvangen, tenzij dit het verdere onderzoek in gevaar brengt. Hierbij wordt uw identiteit als klokkenluider niet bekendgemaakt, voor zover wettelijk toegestaan.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de zaak op te helderen en een evaluatie van de melding op te stellen, of zolang een gerechtvaardigd belang van het bedrijf bestaat, of zolang dit wettelijk verplicht is. Nadat de melding volledig is behandeld, worden deze gegevens volgens de wettelijke voorschriften verwijderd.
Gebruik van het klokkenluiderssysteem
De communicatie tussen uw computer en het klokkenluiderssysteem gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Tijdens uw gebruik van het klokkenluiderssysteem wordt uw IP-adres niet opgeslagen. Om de verbinding tussen uw computer en BKMS® System te behouden, wordt op uw computer een cookie opgeslagen die alleen de sessie-ID bevat (een zogeheten null-cookie). Dit cookie is uitsluitend geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit.
U kunt in het klokkenluiderssysteem een postbus aanmaken die met een persoonlijk gekozen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord beveiligd is. Op die manier kunt u meldingen naar de bevoegde werknemer van WS Audiology verzenden onder uw eigen naam of op een anonieme, veilige manier. Het systeem slaat de gegevens alleen binnen het klokkenluiderssysteem op, wat het bijzonder veilig maakt. Het is geen vorm van gewone e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlagen
Wanneer u een melding of aanvullende informatie voor een melding afgeeft, kunt u tegelijkertijd bijlagen verzenden naar de bevoegde werknemer van WS Audiology. Houd rekening met het volgende advies over de beveiliging van gegevens als u een anonieme melding wilt afgeven: Bestanden kunnen verborgen persoonsgegevens bevatten die uw anonimiteit in gevaar kunnen brengen. Verwijder deze gegevens voordat u het bestand verzendt. Indien u niet in staat bent deze gegevens te verwijderen of u aarzelt over hoe u dit moet doen, kopieer dan de tekst van uw bijlage in uw meldingstekst of zend het afgedrukte document anoniem naar het adres opgegeven in de voetnoot, waarbij u het referentienummer vermeldt op het einde van het meldingsproces.
Uw rechten
Volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming hebben u en de in de melding genoemde personen bepaalde rechten. U kunt op elk moment contact met ons opnemen. U kunt ook op elk moment informatie vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, een kopie krijgen van de gegevens die wij over u bewaren of ons vragen uw persoonsgegevens aan iemand anders door te geven. U kunt ons ook vragen om onjuiste of ontoereikende gegevens over u te corrigeren of om uw gegevens te wissen. Als u het recht op verwijdering uitoefent, zullen we onmiddellijk onderzoeken in welke mate de opgeslagen gegevens nog nodig zijn voor de behandeling van een melding. Gegevens die niet meer benodigd zijn, zullen onmiddellijk worden verwijderd. Bovendien hebt u altijd het recht om over onze verwerking van uw persoonsgegevens een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. U vindt de contactinformatie van deze autoriteiten op https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
Dit Privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt in mei 2021.