Information sur la protection des données
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD) ainsi qu'aux réglementations nationales actuelles de la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et cadre juridique du système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné à recueillir, traiter et gérer, en toute sécurité et confidentialité, les alertes relatives à des infractions aux règles de conformité des entreprises du groupe HARTING Technology. Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du BKMS® System repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et empêcher les abus et par conséquent à éviter tout dommage aux entreprises du groupe HARTING Technology, à leurs employés et à leurs clients. Le cadre juridique de notre traitement des données à caractère personnel est l'article 6 alinéa 1 lettre f du Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Parties responsables
La partie responsable de la protection des données dans le système de recueil d'alerte du groupe HARTING Technology est HARTING Stiftung & Co. KG, Marienwerderstrasse 3, 32339 Espelkamp, Allemagne (ci-après également dénommée : « HARTING »). Le système de recueil d'alerte est géré par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte de HARTING. HARTING est assistée dans ses évaluations juridiques par Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlin (ci-après également dénommée : « Dentons »).
Les alertes soumises peuvent être traitées avec l'aide de cabinets d'avocats si nécessaire.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group GmbH, dans un centre de données hautement sécurisé. Seules HARTING et Dentons disposent de l’accès au système nécessaire pour voir les données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont sauvegardées chiffrées et protégées par des mots de passe à plusieurs niveaux selon un système d’autorisations, de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes expressément autorisées chez HARTING et Dentons.
HARTING a nommé un délégué à la protection des données. Toutes les questions concernant la protection des données chez HARTING peuvent être adressées à datasecurity_de@harting.com.
Type de données à caractère personnel collectées
L'utilisation du système de recueil d'alerte se fait sur la base du volontariat. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données à caractère personnel et informations suivantes :
- Votre nom si vous décidez de révéler votre identité
- Si vous êtes salarié chez HARTING
- Les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte, s'il y a lieu
Traitement confidentiel des alertes
L'organisation de conformité de HARTING a fait appel à Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlin, pour effectuer des évaluations juridiques des alertes reçues.
Celles-ci sont reçues par un petit nombre de salariés sélectionnés, dotés d'autorisations expresses et spécialement formés, membres de l'organisation de conformité chez HARTING, et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Les salariés de Dentons évaluent le cas, et HARTING procède aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique. Dans certains cas, d'autres cabinets juridiques peuvent être inclus dans l'évaluation et l'enquête.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres salariés de HARTING ou des salariés d'autres entreprises du groupe, par exemple si les alertes se rapportent à des incidents ayant eu lieu dans des filiales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays situés en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, appliquant des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux réglementations de protection des données applicables au moment du partage des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de les maintenir confidentielles.
Informations relatives à la personne accusée
Nous sommes légalement tenus d'informer les parties accusées de toutes alertes reçues à leur encontre dès que la divulgation de cette information ne risque plus de compromettre l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée à moins que nous ne soyons légalement contraints de le faire.
Droits des personnes concernées
En vertu de la législation européenne sur la protection des données, vous et les personnes citées nommément dans l'alerte bénéficiez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de restriction de traitement et d'un droit d'objection au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnel est exercé, la nécessité des données sauvegardées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront immédiatement supprimées. Vous avez également le droit de porter plainte auprès des autorités compétentes.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale ou aussi longtemps qu'il existe un intérêt légitime de la part de l'entreprise ou que la conservation est requise par la loi. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données seront supprimées en conformité avec les exigences réglementaires.
Utilisation du système de recueil d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas sauvegardée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur, qui ne contient que l'identifiant de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous refermez votre navigateur.
Il est possible d'installer une boîte de dialogue protégée au sein du système de recueil d'alerte ; cette boîte est protégée à l'aide d'un pseudonyme/nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes au salarié responsable chez HARTING ou Dentons soit de manière nominative, soit de façon anonyme et sécurisée. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes au salarié responsable chez HARTING ou Dentons. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez tenir compte de la consigne de sécurité suivante : Veuillez noter que les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel cachées risquant de compromettre votre anonymat. Veillez à effacer ces informations avant d'envoyer un fichier. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : 26/07/2021