Informações sobre a proteção de dados
A seguinte secção contém informações sobre a recolha, o processamento e o uso de dados pessoais no âmbito do sistema de denúncia. Leia cuidadosamente estas informações de privacidade antes de enviar uma mensagem.
Finalidade do sistema de denúncia
O sistema de denúncia (BKMS® System) é usado para receber e processar informações relativas a (alegadas) violações da legislação ou dos regulamentos internos em detrimento do Grupo Volkswagen, de forma segura e confidencial.
O processamento dos dados pessoais dentro do BKMS® System baseia-se no interesse legítimo da Volkswagen AG na deteção e prevenção de reclamações, bem como na consequente prevenção de danos e riscos de responsabilidade para o Grupo Volkswagen (art. 6.º par. 1 alínea f do RGPD em conjunto com as secções 30, 130 do Código de Infrações Administrativas da Alemanha - OWiG). O ponto 4.1.3 do Código Alemão de Governança Corporativa exige também a criação de um sistema de denúncia de forma a dar a funcionários e terceiros uma oportunidade adequada de fornecer informações protegidas sobre infrações legais dentro da empresa.
Se uma mensagem recebida disser respeito a um funcionário da Volkswagen AG, o processamento serve também para evitar processos penais ou legais relacionados com a relação laboral (art. 26.º par. 1 da Lei Federal de Proteção de Dados - BDSG).
Serviço responsável e segurança de dados
O serviço responsável pela proteção de dados do sistema de denúncia é a Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg. O sistema de denúncia é gerido por uma empresa especializada, a EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim, Alemanha, por conta da Volkswagen AG.
Os dados e as informações pessoais introduzidos no sistema de denúncia são armazenados numa base de dados gerida pela EQS Group GmbH num centro de armazenamento de dados de alta segurança. Só a Volkswagen AG pode ter acesso aos dados. A EQS Group GmbH e os outros terceiros não têm acesso aos dados. Isto é garantido por um procedimento homologado que envolve extensas medidas técnicas e organizacionais.
Todos os dados são encriptados e guardados com palavras-passe multiníveis, o que significa que o acesso está restringido a um pequeno grupo de pessoas expressamente autorizadas pela Volkswagen AG.
A Volkswagen AG nomeou um responsável pela proteção dos dados. As partes afetadas podem entrar diretamente em contacto com o responsável pela proteção dos dados da Volkswagen AG:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de
Tratamento confidencial das participações
A informação recebida é tratada por um pequeno grupo de funcionários do departamento de Conformidade do Grupo Volkswagen AG, expressamente autorizados e com formação específica, e sempre de forma confidencial. Os funcionários do departamento de Conformidade do Grupo verificam os factos e podem levar a cabo uma investigação mais aprofundada sobre o caso.
Nalgumas situações, a legislação relativa à proteção de dados obriga a Volkswagen AG a informar o suspeito sobre as acusações que pesam sobre ele. Trata-se de um requisito legal em situações em que é possível estabelecer objetivamente que a divulgação de informações ao suspeito já não pode ter consequências negativas para a investigação em causa. Desde que legalmente possível, a sua identidade como informante não será revelada, e serão tomados passos para garantir que ninguém pode tirar conclusões sobre a sua identidade como informante.
A confidencialidade não poderá ser garantida se enviar deliberadamente informações erradas com o objetivo de desacreditar uma pessoa (denúncia).
Durante o processamento de uma mensagem ou a condução de uma investigação especial, pode tornar-se necessário reencaminhar participações para outros funcionários da Volkswagen AG ou para as subsidiárias do Grupo Volkswagen e respetivos funcionários, p. ex., se as participações disserem respeito a atividades em subsidiárias do Grupo Volkswagen. Se necessário para esclarecimento, os dados podem ser transferidos para subsidiárias do Grupo Volkswagen num país fora da União Europeia ou do Espaço Económico Europeu com base em garantias adequadas de proteção de dados para proteger as pessoas afetadas. A não ser que uma decisão específica de adequação tenha sido tomada pela Comissão da UE para o respetivo país fora da UE ou do EEE, as garantias acima indicadas são as cláusulas contractuais padrão da Comissão Europeia. Os titulares dos dados têm o direito de obter por parte da Volkswagen AG uma cópia das garantias apropriadas para a transferência de dados pessoais a países terceiros.
Quanto partilhamos as informações, garantimos sempre que os regulamentos aplicáveis relativos à proteção de dados são cumpridos.
Outras categorias possíveis de destinatários incluem as autoridades competentes pela aplicação das leis, as autoridades antimonopólio, outras autoridades administrativas, os tribunais e a lei internacional, bem como as empresas de auditoria contratadas pelo Grupo Volkswagen se este a tal for obrigado no âmbito da lei ou da legislação de proteção de dados.
Todas as pessoas com acesso aos dados são obrigadas a garantir a confidencialidade.
Período de armazenamento dos dados pessoais
Os dados pessoais são guardados durante o tempo necessário para o esclarecimento e a avaliação final ou se a empresa tiver interesse legítimo ou for obrigada a tal por motivos legais. Estes dados são então apagados de acordo com os requisitos legais. O tempo de armazenamento depende nomeadamente da gravidade da suspeita e da eventual violação do dever denunciada.
Direitos do titular dos dados
De acordo com a legislação europeia de proteção de dados, o informante e as pessoas indicadas na mensagem tem um direito de informação, retificação, apagamento, restrição do processamento e objeção ao processamento dos seus dados pessoais. Se o direito de objeção ao processamento dos dados pessoais for invocado, a necessidade de dados armazenados para a análise de uma mensagem será imediatamente avaliada. Os dados que já não são necessários serão imediatamente apagados. Poderá encontrar mais informações, bem como a possibilidade de fazer valer os seus direitos em:
Página inicial: https://datenschutz.volkswagen.de/
E-Mail: info-datenschutz@volkswagen.de
Tem também o direito de apresentar uma reclamação junto da autoridade de supervisão.
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de/
Através do sistema de denúncia
Tipo de dados pessoais recolhidos
O sistema de denúncia é usado de forma voluntária. Quando envia uma mensagem através do sistema de denúncia, recolhemos os seguintes dados e informações pessoais:
- O seu nome, caso tenha de revelar a sua identidade
- Se é, ou não, um funcionário da Volkswagen AG
- Se aplicável, os nomes das pessoas e outros dados pessoais indicados na sua mensagem.
A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúnciaé realizada através de uma ligação encriptada (SSL). O endereço IP do seu computador não é guardado durante a utilização do portal de informação. Para manter a ligação entre o seu computador e o BKMS® System, um cookie que contém apenas a ID de sessão é guardado no seu computador. O cookie é válido apenas até ao fim da sua sessão, e torna-se inválido quando fecha o navegador.
Tem a opção de usar um pseudónimo/ nome de utilizador escolhido por si e uma palavra-passe para configurar uma caixa de correio protegida dentro do sistema de denúncia. Isto permite-lhe enviar mensagens seguras aos funcionários relevantes da Volkswagen AG, com nome ou de forma anónima. Este sistema só armazena dados dentro do sistema de denúncia, o que o torna especialmente seguro. Não pode ser usado como uma forma de comunicação normal por e-mail.
Notas sobre o envio de anexos
Ao enviar uma mensagem ou informação adicional, tem a opção de enviar anexos para os funcionários da Volkswagen AG relevantes. Se pretender enviar uma mensagem de forma anónima, tenha em atenção a seguinte informação relativa à segurança: Os ficheiros podem conter dados pessoais ocultos que podem colocar em perigo o seu anonimato. Elimine estes dados antes do envio. Se não conseguir eliminar estes dados ou não tiver a certeza de como fazê-lo, copie o texto do anexo para o texto da mensagem ou envie o documento impresso de forma anónima para o endereço incluído no rodapé, com indicação do número de referência que recebeu no final do envio de mensagem.
Data da versão: 25-05-2018