คำชี้แจงเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล
ต่อไปนี้เราขออธิบายเกี่ยวกับการรวบรวม การประเมินผล และการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล ในขอบเขตของระบบแจ้งเบาะแส กรุณาอ่านคำชี้แจงเกี่ยวกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลต่อไปนี้อย่างละเอียดถี่ถ้วน ก่อนที่คุณจะส่งการแจ้งข้อความ
วัตถุประสงค์ของระบบแจ้งเบาะแส
ระบบแจ้งเบาะแส(BKMS® ระบบ) dใช้เพื่อรับแจ้งและดำเนินการกับเบาะแสเกี่ยวกับการละเมิดกฎหมาย (ที่สงสัยว่าเกิดขึ้น) หรือการละเมิดกฎภายในของกลุ่มบริษัท Volkswagen อย่างร้ายแรง โดยเป็นช่องทางที่ปลอดภัยและเป็นความลับ
การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในขอบเขตของระบบ BKMS® จะอิงตามผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของบริษัท Volkswagen AG ในการเปิดเผยและป้องกันการกระทำผิด รวมทั้งการป้องกันความเสียหายที่เกี่ยวข้องและความเสี่ยงในการรับผิดสำหรับกลุ่มบริษัท (มาตรา 6 หมวด 1 ข้อ f ระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไปของสหภาพยุโรป ร่วมกับ วรรค 30 และวรรค 130 ของกฎหมายว่าด้วยความผิดทางปกครองของเยอรมนี) หลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีของเยอรมนียังกำหนดให้มีการจัดตั้งระบบแจ้งเบาะแสไว้ในข้อ 4.1.3. ด้วยเช่นกัน เพื่อให้พนักงานและบุคคลภายนอกสามารถแจ้งเบาะแสการฝ่าฝืนกฎในบริษัทด้วยวิธีการที่เหมาะสมได้อย่างปลอดภัย
Bหากการแจ้งเบาะแสที่ได้รับเกี่ยวข้องกับพนักงานของบริษัท Volkswagen AG การประมวลผลยังใช้เพื่อป้องกันอาชญากรรมหรือการฝ่าฝืนกฎอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ในลักษณะลูกจ้างด้วยเช่นกัน (วรรค 26 หมวด 1 กฎหมายคุ้มครองข้อมูลของเยอรมนี)
หน่วยงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบ และความปลอดภัยของข้อมูล
หน่วยงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลของระบบแจ้งเบาะแสคือ Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg ระบบแจ้งเบาะแสดำเนินการ ในนามของบริษัท Volkswagen AG โดยบริษัท EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin ในเยอรมนี ซึ่งเป็นบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญในด้านนี้
ข้อมูลและสารสนเทศส่วนบุคคลที่มีการป้อนเข้าสู่ระบบแจ้งเบาะแส จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่ควบคุมโดยบริษัท EQS Group GmbH โดยฐานข้อมูลนี้อยู่ในศูนย์ข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง มีเพียงบริษัท Volkswagen AG เท่านั้นที่สามารถดูข้อมูลได้ บริษัท EQS Group GmbH และบุคคลภายนอกอื่น ๆ ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ซึ่งสามารถมั่นใจได้เนื่องจากมีมาตรการทางเทคนิคและมาตรการทางองค์กรที่ครอบคลุม ในกระบวนการที่ได้รับการรับรอง
ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกแบบเข้ารหัสลับและจะมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านหลายชั้น เพื่อจำกัดการเข้าถึงไว้เฉพาะบุคคลกลุ่มเล็ก ๆ ของบริษัท Volkswagen AG ที่ได้รับอนุญาตอย่างชัดแจ้งเท่านั้น
บริษัท Volkswagen AG ได้แต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลแล้ว ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลของบริษัท Volkswagen AG ได้โดยตรงที่:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de
การดำเนินการกับเบาะแสอย่างเป็นความลับ
พนักงานกลุ่มเล็ก ๆ ที่ได้รับการอนุญาตอย่างชัดแจ้งและผ่านการฝึกอบรมเป็นพิเศษ ในแผนก Group Compliance ของบริษัท Volkswagen AG จะรับและดำเนินการกับเบาะแสที่ได้รับแจ้งอย่างเป็นความลับเสมอ พนักงานของแผนก Group Compliance จะตรวจสอบข้อเท็จจริง และหากจำเป็นก็จะดำเนินการอธิบายข้อเท็จจริงเพิ่มเติมเกี่ยวกับกรณีนั้น ๆ ให้กระจ่าง
ในบางกรณี บริษัท Volkswagen AG มีหน้าที่ตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล ที่ต้องแจ้งให้บุคคลที่ถูกกล่าวหาทราบเกี่ยวกับข้อกล่าวหา ซึ่งในกรณีดังกล่าวสามารถทำได้ตามกฎหมายหากแน่ใจอย่างไม่อคติว่า การให้ข้อมูลกับผู้ที่ถูกกล่าวหาจะไม่สามารถส่งผลต่อการอธิบายเบาะแสให้กระจ่างอย่างเป็นรูปธรรมได้อีกแม้แต่น้อย โดยจะไม่มีการเปิดเผยอัตลักษณ์ของคุณในฐานะผู้แจ้งเบาะแสตราบเท่าที่สามารถกระทำได้ตามกฎหมาย นอกจากนี้ยังแน่ใจได้ว่าจะไม่สามารถตั้งข้อสรุปเกี่ยวกับอัตลักษณ์ของคุณในฐานะผู้แจ้งเบาะแสได้เช่นกัน
หากแจ้งเบาะแสเท็จโดยไตร่ตรองไว้ก่อน โดยมีเป้าหมายที่จะทำให้เกิดความเสื่อมเสียต่อบุคคล (การกล่าวโทษ) เราจะไม่สามารถรับรองการรักษาความลับได้
ในขอบเขตของการดำเนินการกับการแจ้งข้อความหรือในขอบเขตของการตรวจสอบ อาจจำเป็นจะต้องส่งเบาะแสต่อไปยังพนักงานคนอื่น ๆ ของบริษัท Volkswagen AG หรือบริษัทสาขาของกลุ่มบริษัท Volkswagen และพนักงานของบริษัทดังกล่าว เช่น เมื่อเบาะแสเกี่ยวข้องกับขั้นตอนในบริษัทสาขาของกลุ่มบริษัท Volkswagen
หากจำเป็นต้องดำเนินการอธิบายให้ชัดเจน อาจมีการส่งข้อมูลไปยังบริษัทสาขาของกลุ่มบริษัท Volkswagen ในประเทศนอกสหภาพยุโรปหรือนอกเขตเศรษฐกิจยุโรป โดยยึดตามการรับรองที่เหมาะสมและสมเหตุผลตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล เพื่อที่จะปกป้องผู้ที่เกี่ยวข้อง การรับรองที่กล่าวถึงเป็นข้อสัญญามาตรฐานของคณะกรรมาธิการยุโรป ตราบเท่าที่ไม่มีคำตัดสินเกี่ยวกับความเหมาะสมที่ชัดแจ้งจากคณะกรรมาธิการยุโรปสำหรับประเทศนอกสหภาพยุโรปหรือนอกเขตเศรษฐกิจยุโรปที่เกี่ยวข้อง ผู้ที่เกี่ยวข้องมีสิทธิ์ขอสำเนาการรับรองที่เหมาะสมหรือที่สมเหตุผลจากบริษัท Volkswagen AG สำหรับการส่งข้อมูลส่วนบุคคลไปยังประเทศที่สาม
ในการส่งต่อเบาะแส เราใส่ใจเสมอในการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องของกฎหมายคุ้มครองข้อมูล
หมวดหมู่เพิ่มเติมของผู้รับข้อมูลที่เป็นไปได้ สำหรับหน้าที่ที่เกี่ยวข้องตามกฎหมายหรือสำหรับความจำเป็นในการอธิบายเบาะแสให้กระจ่างตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล ได้แก่ เจ้าหน้าที่บังคับใช้กฎหมาย เจ้าหน้าที่ควบคุมการผูกขาด เจ้าหน้าที่ฝ่ายปกครองอื่น ๆ ศาลต่าง ๆ รวมทั้งสำนักงานทนายความและสำนักงานตรวจสอบบัญชีระหว่างประเทศที่ได้รับการแต่งตั้งจากกลุ่มบริษัท Volkswagen
ทุกคนที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จะมีหน้าที่ที่ต้องรักษาความลับ
ระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกเก็บรักษาไว้ตราบเท่าที่จำเป็นต้องใช้ในการอธิบายและการตัดสินขั้นสุดท้าย หรือตราบเท่าที่มีผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของบริษัท หรือในกรณีที่จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎหมาย หลังจากนั้น ข้อมูลจะถูกลบออกตามข้อกำหนดของกฎหมาย โดยมากแล้ว ระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลจะเป็นไปตามความร้ายแรงของข้อสงสัย และการฝ่าฝืนหน้าที่ที่มีการแจ้งว่าอาจเกิดขึ้น
สิทธิ์ของผู้เกี่ยวข้อง
ตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลของยุโรป คุณและบุคคลที่ถูกกล่าวถึงในเบาะแสมีสิทธิ์ในการได้รับข้อมูล สิทธิ์ในการแก้ไข ลบ จำกัดการประมวลผล รวมทั้งสิทธิ์ในการคัดค้านการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของตน หากมีการใช้สิทธิ์คัดค้าน เราจะทำการตรวจสอบอย่างทันทีว่า ข้อมูลที่ถูกบันทึกไว้นั้นยังมีความจำเป็นอยู่หรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งความจำเป็นสำหรับใช้ในการแก้ไขเบาะแส ข้อมูลที่ไม่จำเป็นอีกต่อไปจะถูกลบโดยทันที สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมและทางเลือกในการใช้สิทธิ์ของคุณได้ที่:
โฮมเพจ: https://datenschutz.volkswagen.de/
ที่อยู่อีเมล: info-datenschutz@volkswagen.de
นอกจากนี้คุณยังมีสิทธิ์ที่จะร้องเรียนต่อเจ้าหน้าที่ควบคุมดูแลที่เกี่ยวข้องได้ที่:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de/
การใช้พอร์ทัลแจ้งเบาะแสประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่มีการเก็บรวบรวม
การใช้พอร์ทัลแจ้งเบาะแส
ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่มีการเก็บรวบรวม
- การใช้ระบบแจ้งเบาะแสเป็นไปตามความสมัครใจ เราจะเก็บรวบรวมข้อมูลและสารสนเทศส่วนบุคคลต่อไปนี้ เมื่อคุณส่งการแจ้งข้อความผ่านระบบแจ้งเบาะแส:
- ชื่อของคุณ หากคุณเปิดเผยอัตลักษณ์ของตน
- คุณเป็นพนักงานของบริษัท Volkswagen AG หรือไม่ และ ชื่อของบุคคลต่าง ๆ รวมทั้งข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ ของบุคคลที่คุณกล่าวถึงในการแจ้งข้อความ
การสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับระบบแจ้งเบาะแสจะทำผ่านการเชื่อมต่อแบบเข้ารหัสลับ (SSL) ในระหว่างการใช้พอร์ทัลแจ้งเบาะแส จะไม่มีการบันทึกที่อยู่ IP ของคอมพิวเตอร์ของคุณ จะมีการบันทึกคุกกี้ไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณซึ่งจะประกอบด้วย ID เซสชันเท่านั้น (เรียกว่าคุกกี้ว่าง) เพื่อที่จะรักษาการเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับระบบ BKMS® คุกกี้นี้จะใช้ได้ก่อนที่เซสชันของคุณจะสิ้นสุดลงเท่านั้น และจะไม่สามารถใช้ได้อีกเมื่อปิดเบราว์เซอร์
คุณสามารถสร้างตู้ไปรษณีย์นิรภัยในระบบแจ้งเบาะแสได้โดยใช้นามแฝง / ชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านที่คุณเลือกเอง คุณจะสามารถส่งการแจ้งข้อความไปยังพนักงานของบริษัท Volkswagen AG ที่มีหน้าที่รับผิดชอบได้อย่างปลอดภัยด้วยวิธีนี้โดยจะระบุชื่อหรือไม่ระบุชื่อก็ได้ ในระบบนี้ ข้อมูลจะถูกบันทึกลงในระบบแจ้งเบาะแสเท่านั้น ซึ่งจะทำให้มีความปลอดภัยเป็นพิเศษ โดยจะไม่ใช่การสื่อสารทางอีเมลตามปกติ
คำชี้แจงเกี่ยวกับการส่งเอกสารแนบ
คุณสามารถส่งเอกสารแนบมายังพนักงานของบริษัท Volkswagen AG ที่มีหน้าที่รับผิดชอบได้ เมื่อส่งการแจ้งข้อความหรือส่งข้อมูลเพิ่มเติม หากคุณต้องการส่งการแจ้งข้อความโดยไม่ระบุชื่อ กรุณาปฏิบัติตามคำชี้แจงเรื่องความปลอดภัยต่อไปนี้: ไฟล์ต่าง ๆ อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลอยู่ ซึ่งจะเป็นอันตรายต่อการความเป็นนิรนามของคุณ โปรดลบข้อมูลเหล่านี้ก่อนที่จะส่ง หากคุณไม่สามารถลบข้อมูลเหล่านี้ได้หรือไม่แน่ใจ โปรดคัดลอกข้อความในเอกสารแนบของคุณไปยังข้อความของการแจ้ง หรือส่งเอกสารฉบับพิมพ์โดยไม่ระบุชื่อมายังที่อยู่ที่แสดงไว้ที่ด้านท้ายพร้อมกับระบุหมายเลขอ้างอิงที่คุณได้รับเมื่อสิ้นสุดกระบวนการแจ้งข้อความ
ข้อมูล ณ วันที่: 25.05.2018