Naleving heeft betrekking op ons allen

Waarom zou ik een melding doen?

Naleving van wettelijke voorschriften en bedrijfsbeleid is niet alleen een integraal onderdeel van de rol van CropEnergies als een betrouwbare en serieuze partner. Ze is ook de basis van een positieve en open bedrijfscultuur.

U bent mogelijk op de hoogte van schadelijke handelingen die ons bedrijf schaden. Uw melding kan CropEnergies, haar werknemers en/ of zakelijke partners helpen beschermen tegen de negatieve gevolgen van inbreuken en ongepast gedrag. U levert daarmee een belangrijke bijdrage aan het voortdurende succes van het bedrijf.

Welke soorten voorvallen kunnen gemeld worden?

De 'CropEnergies Compliance Line' is aangemaakt voor het melden van informatie over compliancerelevante zaken. Dat kan variëren van concurrentieverstorend gedrag tot corruptie of fraude tot schendingen van de gedragscode. Voorts kunnen ook meldingen worden afgegeven over schendingen van mensenrechten of milieuverplichtingen die door de economische activiteit van de Südzucker Groep of één van zijn directe leveranciers worden veroorzaakt. De verschillende soorten melding waarvoor informatie kan worden gemeld via de 'CropEnergies Compliance Line' worden aan u uitgelegd als u doorgaat met de melding.

Dit systeem is NIET aangemaakt voor verzoeken van klanten of klachten over producten of diensten. Gebruik alstublieft de gevestigde contactpersonen voor deze doeleinden.

Houd er ook rekening mee dat de 'CropEnergies Compliance Line' geen noodoproepsysteem is. Neem voor noodoproepen, bijvoorbeeld in het geval van een dreigend persoonlijk letsel of materiële schade, onmiddellijk en rechtstreeks contact met ons op.

Kan ik ook anoniem melding maken? Hoe kan ik dan nog steeds feedback krijgen?

Ja, u kunt uw melding anoniem afgeven. Bescherming van de klokkenluider is het belangrijkste principe van de 'CropEnergies Compliance Line'. De functie voor anonimiteitsbescherming van het systeem wordt gegarandeerd door versleuteling en beveiligingsmaatregelen en is gecertificeerd door een onafhankelijke instantie.

Meldingen die niet anoniem zijn, maken het voor ons gemakkelijker om te onderzoeken. Nogmaals, we garanderen strikte geheimhouding!

Ongeacht of u uw naam opgeeft of anoniem blijft, kunt u een beveiligde postbus aanmaken. Kies, wanneer u een beveiligde postbus aanmaakt, uw eigen 'pseudoniem/ gebruikersnaam' en 'wachtwoord'. Indien u anoniem wilt blijven, zult u nooit gevraagd worden naar persoonlijke informatie tijdens het meldingsproces. Voer in dit geval geen gegevens in die naar u kunnen leiden. De informatie die in het systeem is ingevoerd, kan niet door derden worden bekeken.

De beveiligde postbus zal door de compliance officer van CropEnergies AG worden gebruikt om u feedback te geven over de behandeling van uw melding of om u verdere vragen te stellen indien sommige aspecten verduidelijking behoeven. U blijft tijdens deze dialoog anoniem zolang u wil. Om een goed communicatiekanaal met u tot stand te brengen, zijn we afhankelijk van uw bereidheid om een beveiligde postbus aan te maken. Steun onze onderzoeken door uw postbus regelmatig te openen en te controleren of er vragen/ informatie van onze kant zijn/ is.

Hoe wordt mijn melding verwerkt? Hoe maak ik een postbus aan?

Om een anonieme of gepersonaliseerde melding te doen, dient u te klikken op de knop 'Melding afgeven', aan de linker bovenkant van onze informatiepagina.

Het meldingsproces bestaat uit 4 eenvoudige stappen:

• Eerst zal u gevraagd worden om informatie te lezen over de bescherming van uw anonimiteit en om een beveiligingsvraag te beantwoorden.
• Op de volgende pagina wordt u gevraagd een soort melding te kiezen voor uw melding.
• Met de meldingswebsite kunt u uw melding/ vraag in uw eigen woorden uitdrukken. Nadat u uw melding hebt afgegeven, zult u een referentienummer ontvangen als bewijs dat deze melding effectief door u afgegeven is.
• Maak dan a.u.b. uw eigen beveiligde postbus aan. Dit is de enige manier om feedback te ontvangen van de compliance officer en, indien van toepassing, informatie over de voortgang van het verwerken van de zaak. Het aanmaken van de postbus is vrijwillig.

Indien u reeds een beveiligde postbus hebt, kunt u er rechtstreeks toegang toe krijgen via de 'Login'-knop. Eerst zult u opnieuw een beveiligingsvraag moeten beantwoorden.

Hoe zal mijn melding verwerkt worden en wat is het tijdschema hiervoor?

Uw melding wordt centraal ontvangen door de Compliance Officer van CropEnergies AG. Indien nodig om de zaak op te helderen, zal de Compliance Officer contact opnemen met de centrale of relevante lokale juridische of nalevingsafdeling. In geval van inbreuken op de gegevensbescherming wordt de melding tegelijkertijd ook toegezonden aan de verantwoordelijke functionaris voor gegevensbescherming. U krijgt binnen zeven dagen na ontvangst van uw melding een ontvangstbevestiging. Als zij vragen hebben, zal de Compliance Officer contact met u opnemen via de beveiligde postbus.

Uw melding zal onmiddellijk worden onderzocht en de zaak waarop de melding is gebaseerd zal zonder onnodige vertraging worden opgehelderd. Interne onderzoeken en vragen op basis van uw melding mogen echter alleen worden uitgevoerd als er voldoende eerste verdenking bestaat die gebaseerd is op specifieke omstandigheden en betrekking heeft op het bedrijf. Anderzijds moeten meldingen over potentiële risico's of schendingen van door de Duitse Supply Chain Due Diligence Act (LkSG) beschermde rechtsposities (mensenrechten- en milieuverplichtingen) ook worden opgevolgd wanneer zij buiten het werkterrein van het CropEnergies concern vallen en betrekking hebben op een directe of indirecte leverancier.

U krijgt binnen drie maanden na ontvangst van uw melding feedback van de Compliance Officer van CropEnergies AG. Indien dit op dat moment mogelijk is, zal de feedback ook informatie bevatten over geplande of reeds genomen vervolgmaatregelen en de redenen daarvoor. U krijgt alleen feedback voor zover dit geen gevolgen heeft voor interne verdere onderzoeken of vragen en geen afbreuk doet aan de rechten van de personen die het onderwerp van de melding zijn of in de melding worden genoemd.

Meer details vindt u in de procesbeschrijving op de website van CropEnergies AG.