Information sur la protection des données
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD ») ainsi qu'aux règlementations nationales actuelles de la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et cadre juridique du système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes, concernant les infractions aux règles de conformité d'ista SE. Le traitement de données personnelles dans le cadre du BKMS® System repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et prévenir les abus et par conséquent à éviter tout dommage à ista SE, à ses employés et clients. Le cadre juridique du traitement des données personnelles est l'article 6 paragraphe 1f du RGPD.
Autorité responsable
La partie responsable de la protection des données au sein du système de recueil d'alerte est
- ista SE et
- es filiales
en tant que parties dotées d'une responsabilité autonome mutuelle (ci-après également dénommées « ista »). Le système de recueil d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte d'ista.
Les données personnelles et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données dans un centre de données hautement sécurisé opéré par EQS Group GmbH. Seul ista a accès à ces données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont encryptées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse chez ista.
ista a nommé un responsable de la protection des données. Toutes les questions concernant la protection des données chez ista peuvent être adressées à Rainer Dartmann (Datenschutz@ista.com).
Type de données à caractère personnel recueillies
L'usage du système de recueil d'alerte a lieu sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données et informations à caractère personnel suivantes :
- votre nom si vous décidez de révéler votre identité,
- si vous êtes salarié chez ista et
- les noms et autres informations personnelles des personnes que vous citez dans votre alerte s'il y a lieu.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par une petite sélection de salariés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés du service de conformité et d'audit interne d'entreprise d'ista et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Ces salariés évalueront le cas et procèderont à une investigation plus poussée selon ce qui sera requis par le cas spécifique.
Pendant le traitement d'une alerte ou la conduite d'une enquête spéciale, il pourrait s'avérer nécessaire de transmettre les alertes à d'autres collaborateurs d'ista ou aux collaborateurs d'autres entreprises du groupe si les alertes portent sur des activités dans les filiales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union Européenne ou de l'Espace Économique Européen avec des règlements différents sur la protection des données personnelles. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données applicables au moment du partage des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Informations relatives à la personne accusée
Nous sommes légalement tenus d'informer les parties accusées de toutes alertes reçues à l'encontre d'eux dès que la divulgation de cette information ne représente aucun danger pour l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée à moins que nous soyons légalement contraints de le faire.
Droits de la personne concernée
Conformément à la législation européenne sur la protection des données, vous et les personnes mentionnées dans l'alerte jouissent d'un droit d'information, de rectification, d'effacement, de restriction du traitement et d'objection au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnel est invoqué, la nécessité des données stockées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront immédiatement supprimées. Vous avez également le droit de porter plainte auprès d'une autorité de surveillance.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale ou aussi longtemps qu'il y a un intérêt légitime de la part de l'entreprise ou que la conservation est requise par la loi. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données sont supprimées en conformité avec les exigences règlementaires.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Il est possible d'installer une boîte de dialogue au sein du système de recueil d'alerte qui est protégée à l'aide d'un pseudonyme/nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisi individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes au salarié responsable chez ista soit nominalement, soit de manière sécurisée et anonyme. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes au service de conformité et d'audit interne d'entreprise. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez prendre note de la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données personnelles masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyez une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : 08 mai 2018
« La conformité aux exigences légales, aux normes éthiques et aux contraintes réglementaires est cruciale pour une coopération réussie au sein de la société ista, mais également dans nos interactions avec l'ensemble de nos partenaires commerciaux – l'intégrité est une priorité suprême. Par conséquent, je vous encourage vivement, à alerter concernant tout incident affectant la conformité en vous servant pour cela du système de signalement 'Speak Up' (BKMS® System). »