Sistema di whistleblowing - Informativa sulla protezione dei dati per la Germania
Per noi la protezione e la riservatezza dei dati sono molto importanti e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (RGPD) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Prima di inviare una segnalazione, leggete con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati.
Responsabile della protezione dei dati:
Il responsabile del trattamento dei dati è:
ALDI Einkauf GmbH & Co. OHG
Eckenbergstraße 16
45307 Essen
Il responsabile della protezione dei dati è contattabile tramite e-mail all’indirizzo datenschutz@aldi-nord.de e tramite posta all’indirizzo ALDI Einkauf GmbH & Co. OHG, attn. responsabile della protezione dei dati, Eckenbergstraße 16, 45307 Essen.
Finalità del sistema di whistleblowing, base giuridica e fornitore
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) ha lo scopo di ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance. Il trattamento dei dati personali nell’ambito di BKMS® System si basa sul legittimo interesse della nostra azienda a scoprire e prevenire abusi e quindi a scongiurare danni all’azienda, ai suoi dipendenti e ai suoi clienti.
Il sistema di whistleblowing è gestito da un’azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di ALDI Einkauf.
La base giuridica di questo trattamento dei dati personali è l’articolo 6 paragrafo 1 lettera f dell’RGPD.
Trattamento dei dati personali
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono conservati in un database di un centro dati ad alta sicurezza gestito da EQS Group AG. Solo i dipendenti competenti e autorizzati di ALDI Einkauf hanno accesso ai dati. EQS Group AG e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Ciò è garantito nella procedura certificata attraverso accurate misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione tramite password, per cui l’accesso è limitato a un gruppo molto ristretto di persone competenti ed espressamente autorizzate presso ALDI Einkauf.
Tipo di dati personali raccolti
L’uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se inviate una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali da voi condivisi:
- Nome
- Luogo di lavoro
- Nomi e altri dati personali delle persone che menzionate nella segnalazione, se pertinenti
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni sono ricevute da una piccola cerchia di dipendenti competenti, espressamente autorizzati e appositamente formati, appartenenti all’organizzazione di compliance di ALDI Einkauf e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti dell’organizzazione di compliance di ALDI Einkauf valutano la questione e svolgono eventuali altre indagini necessarie secondo il caso specifico.
Durante l’elaborazione di una segnalazione o lo svolgimento di una speciale indagine, può essere necessario inoltrare le segnalazioni ad altri soggetti. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l’obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Abbiamo l’obbligo legale di informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l’indagine. In genere la vostra identità di whistleblower non sarà divulgata, anche se siete voi a rivelarla.
I vostri diritti
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, voi e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporvi al trattamento dei vostri dati personali. Se vi avvalete del diritto di opposizione al trattamento dei dati personali, si valuterà immediatamente se i dati conservati sono necessari per l’analisi di una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Avete inoltre il diritto di presentare ricorso all’autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando ciò è necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione finale o finché sussiste un interesse legittimo da parte dell’azienda o se la conservazione è richiesta dalla legge. Una volta conclusa l’elaborazione della segnalazione, i dati verranno resi anonimi e cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di whistleblowing
La comunicazione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il vostro indirizzo IP non verrà memorizzato durante l’uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il vostro computer e BKMS® System, viene memorizzato sul computer un cookie che contiene soltanto l’ID di sessione (chiamato anche cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
Nel sistema di whistleblowing è possibile creare una casella di posta protetta con uno pseudonimo / un nome utente e una password scelti da voi. Questo vi permette di inviare le segnalazioni in forma nominativa o anonima, in modo sicuro. I dati vengono conservati solo all’interno del sistema di whistleblowing, che è altamente sicuro. Non si tratta di una classica modalità di comunicazione tramite e-mail.
Nota sull’invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un’informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati. Se desiderate inviare una segnalazione anonima, tenete presente la seguente nota sulla sicurezza: i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il vostro anonimato. Eliminate questi dati prima di inviare la segnalazione. Se non siete in grado di eliminare questi dati o non sapete come farlo, copiate il testo dell’allegato nel testo della segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima all’indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Informativa sulla protezione dei dati per il sito web
L’Informativa sulla protezione dei dati è consultabile sul nostro sito web:
https://www.aldi-nord.de/tools/datenschutzhinweis.html