データ保護に関する情報
以下の項目には、告発システムにおける個人データの収集、処理、使用に関する情報が記載されています。ご通報を送る前の段階で、プライバシー情報を注意深くご一読ください。
告発システムの目的
告発システム（BKMS® System）は、Volkswagen Groupに不利益をもたらす法令違反または社内規定違反（の疑い）に関する情報を、安全かつ機密性の高い方法で受け付け、処理するために使用されます。
BKMS® System内の個人データ処理は、Volkswagen AGの正当な利益に基づくものであり、Volkswagen Groupに対する苦情の検出と防止、およびそれに伴う損害および賠償リスクの防止を目的としています（EU一般データ保護規則第6条第1項(f)、ドイツ秩序違反法（OWiG）第30条、第130条と併用）。また、ドイツ・コーポレートガバナンス・コードの第4.1.3項では、社員および第三者に対して、社内の法的侵害に関する情報を提供する適切な保護された機会を提供するために、告発システムの確立が義務付けられています。
寄せられた通報がVolkswagen AGの社員に関するものである場合、その処理はまた、雇用関係に関連する刑事犯罪、またはその他の法的侵害を防止するためにも行われます（連邦データ保護法（BDSG）第26条第1項）。
責任主体とデータセキュリティ
告発システムのデータ保護の側面に関する責任主体は、Volkswagen AG、Berliner Ring 2、38440 Wolfsburgです。この告発システムは、専門会社である EQS Group GmbH（所在地：Bayreuther Str. 35、10789 Berlin、ドイツ）がVolkswagen AGに代わって運営しています。
告発システムに入力された個人データおよび情報は、高い安全性を誇るデータセンターにおいて、EQS Group GmbHによって管理されるデータベースに保管されます。Volkswagen AGのみがこのデータにアクセス可能です。EQS Group GmbHとその他の第三者はデータにアクセスできません。これは、総合的な技術的・組織的対策を含む認定済の手続きによって保証されています。
全てのデータは暗号化され、複数レベルのパスワード保護の下で保存されます。これは、Volkswagen AGが明示的に許可したごく少数のグループのみにアクセスが制限されることを意味します。
Volkswagen AG は、データ保護責任者を任命しています。影響を受ける当事者は、次のVolkswagen AGのデータ保護責任者に直接連絡することができます。
Volkswagen AGのデータ保護委託者
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de
通報処理の秘密保持
寄せられた情報は、Volkswagen AGのGroup Compliance（グループコンプライアンス）部門に所属する、特別な訓練を受けた少数の社員によって取り扱われ、常に秘密が保持されます。Group Compliance（グループコンプライアンス）部門所属の社員は、問題の事実を確認し、さらに当該事案に関連する調査を行う場合があります。
場合によっては、Volkswagen AGはデータ保護法により、違反の疑いをかけられた人物にその嫌疑を通知する義務を負います。これは、違反の疑いをかけられた人物への情報開示が当該告発の調査にもはや悪影響を及ぼさないことが客観的に立証できる場合における法的要件です。法的に可能な限り、告発者の身元は開示されず、また、告発者の身元についていかなる結論も得られないようにするための措置も講じられます。
ある人物の信頼を失墜させること（糾弾）を目的として、告発者がの情報を故意に提供した場合には、秘密保持は保証できません。
通報を処理する過程で、または特別調査を実施する中で、当該通報の事案がVolkswagen Groupの子会社における活動に言及するなど、Volkswagen AGの別の社員、またはVolkswagen Groupの子会社およびその社員に、通報内容を転送する必要性が生じる場合があります。不明点を明らかにするために必要な場合は、影響を受ける人物を保護するための適切なデータ保護についての保証に基づいて、欧州連合（EU）または欧州経済地域（EEA）外の国にあるVolkswagen Groupの子会社にデータを転送することがあります。EUまたはEEA外のそれぞれの国について、欧州委員会により具体的な妥当性の決定がなされない限り、上記の保証は欧州委員会の標準契約条項です。データ主体は、個人データの第三国への移転に関する適切な保証、または適切な保証の写しを、Volkswagen AGから入手する権利を有します。
通報を共有する場合は、私たちは適用されるデータ保護規制が遵守されることを常に保証します。
その他の受領者として考えられるカテゴリーには、法執行当局、独占禁止当局、その他の行政当局、裁判所、および法律またはデータ保護法によって義務付けられている場合には、Volkswagen Groupから委託を受けた国際的な法律事務所および監査事務所があります。
データへのアクセス権を得る人物には全て、守秘義務を守ることが義務付けられています。
個人データの保管期間
個人情報は、不明点の明確化および最終的な評価に必要な期間、または当社が正当な利益を有する場合、もしくは法律により要求される場合に限り、保管されます。当該データはその後、法定要件に従って削除されます。保存期間は、特に疑念の重大さの程度と通報された義務違反の蓋然性に依存します。
データ主体の権利
欧州のデータ保護法に従って、通報者の方と通報に記載された人物は、情報、修正、消去、処理の制限、および個人データの処理に対する異議を申し立てる権利を有します。当該個人データの処理に対して異議を申し立てる権利が行使された場合、通報の調査のために保存されたデータが必要かどうかが、直ちに審査されます。必要性が失われたデータは、直ちに削除されます。詳細情報および付与されている権利を主張する可能性については、以下をご覧ください。
ホームページ： https://datenschutz.volkswagen.de/
電子メールアドレス： info-datenschutz@volkswagen.de
さらに、通報者の方には監督当局に苦情を申し立てる権利もあります。
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen（ニーダーザクセン州データ保護委員会）
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de/
告発システムの使用
収集された個人データのタイプ
告発システムは任意で使用されます。通報者の方が告発システムを通じて通報を送る場合、当社は以下の個人データおよび情報を収集します。
- 通報者の方が身元開示を選択した場合、お名前
- 通報者の方がVolkswagen AGの社員であるかどうか
- 該当する場合は、ご通報で指定された人物の名前、およびその他の人の個人データ。
お使いのコンピュータと告発システム間の通信は、暗号化された接続（SSL） を介して行われます。告発ポータルのご使用中には、お使いのコンピュータのIPアドレスは保存されません。お使いのコンピュータとBKMS® System間の接続を維持するため、セッションID（いわゆるセッションCookie）のみを含むCookieがお使いのコンピュータに保存されます。このCookieは、セッションが終了するまでの間に限って有効です。すなわち、お使いのブラウザが閉じられると無効となります。
ご自身で選んだ仮名やユーザネームとパスワードを使って、告発システム内にセキュリティ保護されたメールボックスを設置するオプションがあります。これにより、 Volkswagen AGの関連する社員に、名前を使って、または匿名で安全なメッセージを送ることができます。このシステムはデータを告発システム内でのみ保管するため、特に安全です。通常の電子メールによる通信とは異なります。
添付ファイルを送る際の注意事項
通報または補足情報を送る際に、関連するVolkswagen AGの社員に添付ファイルを送るオプションがあります。匿名で通報を送ることをご希望の場合は、以下の安全に関するアドバイスをご確認ください。ファイルには、ご自身の匿名性を危険にさらすかもしれない、隠された個人情報が含まれている可能性があります。送信前にこうしたデータを削除してください。こうしたデータが削除できない場合、または削除方法が分からない場合、添付ファイルの文書をメッセージのテキスト内にコピーするか、または印刷した文書を匿名でフッターに記載されている住所にお送りください。その際には、通報を送る手続きの最後に受け取る整理番号をご記載ください。
バージョンの日付：2018年5月25日