Declaración de privacidad de Allianz SE para la línea SpeakUp
La protección de su privacidad es una de nuestras máximas prioridades. Lea esta declaración detenidamente.
Esta Declaración de privacidad de Allianz describe la política de Allianz SE («Allianz», «nosotros», «nuestro/s», «nos») en cuanto a la información personal (p. ej., datos que pueden vincularse con una persona específica o atribuirse a esta: «Datos personales») obtenida por parte de Allianz a través de SpeakUp y de las investigaciones subsiguientes de cumplimiento normativo.
Con nuestro canal de denuncia de irregularidades «SpeakUp», proporcionamos una vía para denunciar incidentes específicos con relación a infracciones del cumplimiento normativo, como, p. ej., las siguientes (lista de manera enunciativa y no exhaustiva): fraude, robo, corrupción, infracción de las políticas y procedimientos en cuanto a regalos y entretenimiento, infracción de la política antimonopolio, irregularidades financieras o infracción de las disposiciones contables o fiscales, falsificación y/o manipulación de las registros comerciales de la empresa y/o financieros, cualquier tipo de discriminación o acoso, cualquier potencial conflicto de intereses.
La presente Declaración de privacidad establece qué tipo de Datos personales se recopilarán, tratarán y utilizarán, para qué fines, con quién se compartirán estos Datos personales y qué derechos posee al respecto como interesado.
1. ¿Quién es el responsable del tratamiento?
El responsable del tratamiento es el individuo o la persona jurídica que controla y se responsabiliza del mantenimiento y uso de los datos personales en papel o en archivos electrónicos.
Allianz SE, la sociedad de cartera con sede en Alemania del Grupo Allianz y situada en la Koeniginstrasse 28, 80802, Múnich (Alemania), es la responsable de los datos según lo dispuesto por las leyes y disposiciones relevantes en materia de protección de datos. Si la infracción alegada involucra a otras empresas del Grupo Allianz, dichas empresas también serán responsables del tratamiento en la medida necesaria para tramitar la infracción alegada. Aquí puede encontrar una lista de las empresas del Grupo Allianz:
https://www.allianz.com/en/privacy-statement.html#TabVerticalNegative2523488475
El sistema de denuncia SpeakUp está almacenado en una base de datos operada por la empresa EQS Group GmbH, un operador independiente con sede en 80333 München, Karlstraße 47, en representación de Allianz. Todos los datos están encriptados, protegidos por contraseña y almacenados en un lugar seguro de forma que el acceso al contenido de los mensajes en SpeakUp queda limitado exclusivamente a las personas autorizadas del Grupo Allianz.
2. ¿Qué Datos personales se recopilarán?
Recopilaremos y trataremos distintos tipos de Datos personales sobre usted para cumplir con los fines de esta declaración, incluidos los siguientes:
- Nombre y apellidos
- Información de contacto (p. ej., dirección de correo electrónico o número de teléfono)
- Relaciones empresariales
- Afiliación con Allianz
- Información sobre cualquier queja realizada por usted o sobre usted
- Información sobre cualquier investigación actual o anterior en la que pueda estar involucrado o que le concierna
- Información que permita la investigación de actividades indebidas o presuntamente delictivas o de infracciones del Código de conducta de Allianz
Allianz le invita a revelar su identidad cuando denuncie una sospecha de infracción del cumplimiento normativo. Muchas investigaciones pueden realizarse con mayor rapidez y eficiencia si se conoce el nombre del alertador, ya que así el especialista que procese el mensaje podrá ponerse directamente en contacto con él. No obstante, SpeakUp protege el anonimato de los alertadores que no deseen revelar su identidad. Al configurar su buzón protegido, puede seleccionar un seudónimo/nombre de usuario y contraseña. Mientras que no introduzca datos que permitan averiguar su identidad, se mantendrá el anonimato de su mensaje por medio de diversas medidas técnicas y organizativas, como el encriptado.
Es posible que la información que reporta pueda contener Datos personales de otros individuos y que serán evaluados por Allianz. Su denuncia puede producir el inicio de investigaciones internas o externas y puede tener otras consecuencias negativas para los afectados. Por este motivo, solo debe proporcionarnos información que crea que es correcta, según su leal saber y entender, y que sea relevante para la infracción del cumplimiento normativo alegada. Siempre que realice su mensaje de buena fe y según su leal saber y entender, no sufrirá ninguna consecuencia negativa.
Sin embargo, proporcionar información falsa o engañosa, de forma deliberada, puede tener consecuencias para usted. La divulgación intencionada de información falsa constituye un delito en muchos países. En general, le rogamos que no nos facilite información si puede constituir un delito en su país.
3. ¿Para qué fines tratamos y usamos sus Datos personales?
Trataremos sus Datos personales con el fin de proporcionar un canal de denuncia global para nuestros empleados, accionistas, clientes y el público en general y para investigar y hacerse cargo de las conductas indebidas, incluidas las alegaciones de actividades delictivas (p. ej., fraude) e infracciones del Código de conducta de Allianz.
Allianz toma las medidas adecuadas para hacer un uso cuidadoso de la información denunciada, al tiempo que aplica los niveles más estrictos de confidencialidad, esmero y precaución. El departamento de cumplimiento normativo es el responsable principal del tratamiento de los mensajes recibidos a través de SpeakUp. Tras el envío de un mensaje, nuestro departamento de cumplimiento normativo recibe la información y comprueba si se requiere una investigación a fondo. La investigación puede ser realizada por especialistas en investigación internos o externos según la infracción reportada. Los especialistas externos están obligados legalmente o por contrato a mantener la confidencialidad para proteger los Datos personales en representación de Allianz. Los departamentos de auditoría, jurídico y RR. HH. también suelen estar involucrados en el proceso de investigación. En los casos significativos, se informa rápidamente a los miembros de la junta directiva y se les mantiene informados sobre los descubrimientos importantes.
Por regla general, el sistema SpeakUp sólo debe ser usado para enviar mensajes relacionados con las categorías de cumplimiento enumeradas anteriormente. Sin embargo, si el contenido de su mensaje no corresponde con ninguna de las categorías de cumplimiento, lo remitiremos al departamento responsable de Allianz si lo estimamos necesario y apropiado. Por ejemplo, es posible que enviemos los mensajes relacionados con asuntos personales al departamento de RR. HH.
4. ¿Sobre qué base jurídica recopilamos, tratamos y usamos sus Datos personales?
Nos fundamentamos en las siguientes bases jurídicas para la recopilación, el tratamiento y el uso de sus datos personales:
- Consentimiento. Nos basamos en su consentimiento para revelar su identidad como alertador. Al introducir información en el sistema de denuncia SpeakUp, el sistema solicitará su consentimiento a la recopilación, tratamiento y uso de sus Datos personales de la forma descrita anteriormente. Tiene derecho a retirar su consentimiento a la divulgación de su identidad a las personas afectadas, pero le rogamos que tenga en cuenta que el consentimiento solo puede retirarse dentro del periodo de un mes desde el envío del mensaje. Es posible que también debamos revelar su identidad a terceros personas según lo descrito en la Sección 5. Si no desea que Allianz recopile, trate o use sus Datos personales, puede enviar su mensaje de forma anónima.
- Obligación legal. Trataremos sus Datos personales para cumplir con las obligaciones legales a las que estamos sometidos (p. ej., para mantener y proporcionar servicios de denuncia de irregularidades a nuestros empleados).
- Interés legítimo. Tenemos el interés legítimo de garantizar que las infracciones de la legislación o de la regulación aplicable y las infracciones al Código de conducta se gestionen de manera oportuna para proteger a Allianz, así como a nuestros empleados, accionistas, clientes y el público en general, de los resultados y consecuencias de las conductas ilegales o indebidas.
5. ¿Quién tendrá acceso a sus Datos personales?
Nos aseguraremos de que sus Datos personales se traten de una manera compatible con los propósitos especificados anteriormente.
Es posible que revelemos sus datos personales a las siguientes partes que operan como terceros responsables del tratamiento para los propósitos especificados:
- Si la infracción alegada involucra a otras empresas del Grupo Allianz, se notificará al departamento responsable de dichas empresas.
- Especialistas externos autorizados (p. ej., asesores, auditores o expertos forenses externos, etc.).
Es posible que compartamos sus datos personales con las siguientes partes que operan como encargados del tratamiento para los propósitos especificados:
- Agentes, contratistas y proveedores de servicios autorizados.
Por último, es posible que compartamos sus Datos personales en los siguientes casos:
- Es posible que Allianz se vea obligada por ley a proporcionar información acerca de las irregularidades a ciertas agencias gubernamentales, incluidas, sin limitaciones, las agencias gubernamentales de investigación o los tribunales. Si estamos obligados a proporcionar esta información, así como si se procede a su incautación, no podremos negar los Datos personales obtenidos por Allianz a través del sistema SpeakUp o de la subsecuente investigación de cumplimiento.
- En algunos casos, es posible que Allianz no esté obligada a compartir los Datos personales con las agencias gubernamentales, pero que tenga derecho a hacerlo voluntariamente. Le pedimos que nos comunique si no desea que facilitemos voluntariamente sus Datos personales, incluida su identidad, con las agencias gubernamentales (salvo que sea necesario para proteger los intereses legítimos de Allianz).
- Suele requerirse por ley que las personas acusadas y los testigos nombrados en un mensaje sobre una infracción del cumplimiento normativo sean notificados y escuchados. En el transcurso de la investigación, estas personas tendrán la oportunidad de presentar su versión de los hechos denunciados. Si el mensaje no es anónimo, es posible que las personas afectadas tengan el derecho legal de acceder a la información, lo que puede obligarnos a revelar su identidad si no hay un interés superior que prevalezca. Le pedimos que nos comunique si no desea que revelemos su identidad como alertador. Tiene derecho a retirar su consentimiento a la divulgación de su identidad a las personas afectadas, pero tenga en cuenta que el consentimiento solo puede retirarse dentro del periodo de un mes desde el envío del mensaje.
6. ¿Dónde se tratarán sus Datos personales?
Sus datos personales pueden tratarse dentro y fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) por parte de las partes especificadas anteriormente y sometiéndose siempre a las restricciones contractuales en materia de confidencialidad y seguridad según lo dispuesto por las leyes y normas aplicables de protección de datos. No revelaremos sus datos personales a terceros no autorizados para su tratamiento.
Siempre que transfiramos sus datos personales para su tratamiento fuera del EEE a otra empresa del Grupo Allianz, lo haremos sobre la base de las normas corporativas vinculantes (BCR, por sus siglas en inglés) de Allianz conocidas como la Norma Allianz sobre Privacidad (Allianz Privacy Standard o APS) que establece una protección adecuada para los datos personales y que es legalmente vinculante para las empresas del Grupo Allianz. Puede accederse a la versión pública de la APS y a la lista de las empresas del Grupo Allianz que se someten a ella en Allianz.com.
Siempre que la APS no sea aplicable, tomaremos las medidas pertinentes para asegurar que la transferencia de sus datos personales fuera del EEE reciba un nivel adecuado de protección comparable al del EEE. Para obtener información adicional sobre las protecciones en las que nos basamos para dichas transferencias (p. ej., cláusulas contractuales estándar), póngase en contacto con nosotros de la manera detallada a continuación.
7. ¿Cuáles son sus derechos con relación al tratamiento de sus Datos personales?
En la medida permitida por las leyes y normas de protección de datos personales aplicables, tiene derecho a lo siguiente:
- A acceder a sus Datos personales y conocer el origen de los datos, los fines y propósitos de su tratamiento, así como la información sobre el responsable del tratamiento, el encargado del tratamiento y los terceros a los que pueden divulgarse los datos.
- A actualizar y rectificar sus Datos personales para que la información sea correcta.
- A solicitar la supresión de sus Datos personales si ya no se necesitan para los fines especificados anteriormente.
- A obtener sus Datos personales en un formato electrónico.
- A limitar el tratamiento de sus Datos personales bajo determinadas circunstancias; por ejemplo, si ha cuestionado la exactitud de sus Datos personales, durante el periodo establecido para que Allianz SE pueda verificar su exactitud.
- A oponerse al tratamiento de sus Datos personales por motivos específicos con relación a su situación particular que prevalezcan sobre nuestros intereses legítimos para su tratamiento.
- A retirar en cualquier momento su consentimiento al tratamiento de sus Datos personales sin que esto afecte a la licitud del tratamiento anterior al retiro del consentimiento ni al tratamiento realizado de acuerdo con otra base legal (p. ej., interés legítimo).
- A presentar una reclamación ante nosotros o ante la autoridad de protección de datos personales pertinente.
Para ejercer estos derechos, póngase en contacto con nosotros de la forma detallada a continuación en la Sección 10 y especifique su nombre, dirección de correo electrónico y el propósito de su solicitud. Tenga en cuenta que, pese a que estos derechos no son absolutos, cumpliremos totalmente con nuestras obligaciones legales.
8. ¿Qué medidas de seguridad hemos aplicado para proteger sus Datos personales?
Allianz ha implementado medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables (p. ej., controles de acceso, cifrado y seguridad física, como oficinas cerradas con llave, etc.) para proteger los Datos personales recopilados por Allianz a través del sistema SpeakUp y cualquier investigación subsecuente de cumplimiento frente a un acceso no autorizado, abuso, pérdida o destrucción.
9. ¿Durante cuánto tiempo conservaremos sus Datos personales?
Solo conservaremos sus Datos personales durante el tiempo necesario para investigar y resolver la infracción del cumplimiento denunciada, incluida la enmienda de cualquier deficiencia descubierta y la tramitación de cualquier litigio. Sus Datos personales se conservarán durante más tiempo si así lo requieren las obligaciones legales, normativas o contractuales o si está permitido por la legislación.
10. ¿Cómo puede ponerse en contacto con nosotros?
Si tiene alguna pregunta sobre el uso de sus Datos personales por parte de Allianz SE, puede ponerse en contacto con nosotros por correo postal o electrónico en las direcciones especificadas a continuación:
Allianz SE
Group Data Protection Officer
Koeniginstrasse 28
80802 Múnich, Alemania
Correo electrónico: GoodPrivacy@allianz.com
Si su consulta se refiere al uso de sus Datos personales por parte de otras empresas del Grupo Allianz, puede ponerse en contacto con nosotros en las direcciones especificadas en esta Sección 10 y remitiremos su consulta al responsable de protección de datos de la empresa del Grupo Allianz correspondiente.
11. ¿Con cuánta frecuencia actualizamos esta Declaración de privacidad?
Revisamos periódicamente esta Declaración de privacidad. Le informaremos siempre que se produzca un cambio importante que pueda afectar al tratamiento de sus Datos personales.
La última actualización de esta declaración de privacidad fue en abril de 2022.