Политика конфиденциальности
Мы придаем первостепенное значение защите и конфиденциальности ваших персональных данных. Настоящая политика конфиденциальности позволяет вам уяснить наши обязательства и ваши права в отношении обработки ваших персональных данных в контексте управления системой информирования Lactalis Group (далее «Платформа информирования»).
1. Определения
Что такое персональные данные?
Персональные данные — это информация, которая идентифицирует вас. Это может быть информация, которая идентифицирует вас напрямую, например, имя и фамилия, или та, которая идентифицирует вас косвенно, например, дата рождения или адрес.
Что такое обработка персональных данных?
Обработка персональных данных — это любая операция или серия операций, выполняемых с персональными данными, например, сбор, запись, хранение, изменение, раскрытие или стирание ваших персональных данных.
Что такое платформа информирования Lactalis Group?
Lactalis Group внедрила Платформу информирования с тем, чтобы безопасным, скрытным и конфиденциальным способом получать, обрабатывать и администрировать сообщения об отклонениях или инцидентах, которые нарушают закон, внутренние правила и процедуры Lactalis Group или ее антикоррупционную политику (Anti-Corruption Lact@Policy) и могут рассматриваться как коррупционные действия или злоупотребление должностными полномочиями. Список категорий, доступных на Платформе информирования, а также Условия использования системы информирования и ответы на часто задаваемые вопросы можно найти здесь: https://lactalisgroup.sharepoint.com/sites/ConformiteGroupe/SitePages/Ligne d'alerte - Acceuil.aspx
Имея целью защиту информаторов, Lactalis Group выбрала безопасную внешнюю платформу BKMS® System, которая гарантирует защиту и конфиденциальность персональных данных информаторов.
Дополнительную информацию о Платформе информирования можно найти в разделе ответов на часто задаваемые вопросы и в руководстве пользователя, доступном на главной странице.
2. Кто является контролером данных?
Ответственной за Платформу информирования и за производимую через нее обработку персональных данных является группа компаний Lactalis Group, расположенная по адресу: 10 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Франция) (далее «Lactalis»).
Платформа информирования размещается на базе BKMS® System и управляется специализированным предприятием EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Германия, от имени Lactalis.
Данные, введенные в систему BKMS® System, включая персональные данные, хранятся в базе данных, управляемой предприятием EQS Group GmbH, в сертифицированном центре обработки и хранения данных, имеющем высокую степень безопасности. Доступ к этим данным имеют только члены Комитета Lactalis Group по комплаенс. Ни EQS Group GmbH, ни прочие третьи лица не имеют доступа к данным.
Все данные шифруются и хранятся с применением нескольких уровней защиты по паролю, вследствие чего доступ к ним ограничен очень узким кругом лиц, обладающих специальными полномочиями от Департамента Lactalis Group по комплаенс.
3. Цель обработки персональных данных
Пользование Платформой информирования является добровольным. Когда вы отправляете сообщение через Платформу информирования, мы собираем следующие персональные данные:
- Ваше имя, если вы раскрываете свою личность.
- Ваш статус в качестве сотрудника (постоянного или временного) в Lactalis или одной из аффилированных компаний в составе Lactalis Group.
- Имена и прочие персональные данные лиц, упомянутых вами в сообщении, если таковые имеются.
Мы вправе собирать и обрабатывать персональные данные для следующих целей:
- Получение и обработка сообщений, отправленных через Систему информирования.
- Реагирование на запросы или вопросы информаторов или лица (лиц), упомянутого (-ых) в сообщении, относительно управления Системой информирования или обработки их персональных данных в рамках этой системы.
- Управление запросами от информаторов или лица (лиц), упомянутого (-ых) в сообщении, о реализации их прав в отношении их персональных данных: права на возражение против обработки, права на стирание, права на уточнение, права на ограничение обработки, права на переносимость.
4. Конфиденциальная обработка сообщений
Сообщения, полученные на Платформе информирования, проверяются очень узким кругом лиц (членами Комитета Lactalis Group по комплаенс и назначенными внутренними или независимыми экспертами с разрешения Комитета), каждый из которых облечен конкретными полномочиями и обязан соблюдать высокую степень конфиденциальности. Сообщения каждый раз обрабатываются с соблюдением строжайшей конфиденциальности. Члены Комитета Lactalis Group по комплаенс оценивают приемлемость сообщения и при необходимости проводят более детальное расследование.
В ходе обработки сообщения может возникнуть необходимость поделиться полученной информацией с другими сотрудниками Lactalis Group с прямого разрешения Комитета Lactalis Group по комплаенс. Эти сотрудники могут базироваться за пределами Европейского союза или Европейского экономического пространства и руководствоваться различными положениями о защите персональных данных. В каждом случае гарантируется соблюдение положений о защите данных, действующих на момент передачи этих данных.
5. Информация, касающаяся упомянутых в сообщении лиц
В соответствии с действующими положениями о защите персональных данных лицо, которого касается принятое к рассмотрению сообщение, информируется Комитетом по комплаенс о том, что касающиеся его персональные данные подлежат обработке в рамках одномесячного срока с момента регистрации этих данных. Эта информация не содержит сведений о личности автора сообщения.
Эта информация может быть придержана в тех случаях, когда она может поставить под угрозу беспристрастность или требования расследования, например, когда существует риск уничтожения доказательств. Информация будет предоставлена после того, как риск будет устранен.
6. Срок хранения персональных данных и правовое основание для обработки
Персональные данные, собранные через Платформу информирования, хранятся в течение периода времени, строго необходимого для указанных ниже целей:
| Цель обработки | Срок хранения данных | Правовое основание |
|---|
| Получение и обработка сообщений, отправленных через Систему информирования | Персональные данные, относящиеся к сообщению, которое, по мнению контролера, не входит в сферу действия Платформы информирования, должны быть немедленно уничтожены или обезличены. Если в отношении сообщения, входящего в сферу действия Платформы информирования, не предпринято никаких действий, то относящиеся к этому сообщению персональные данные должны быть уничтожены или обезличены в течение двух месяцев после закрытия сообщения Комитетом Lactalis Group по комплаенс. Если в отношении названного в сообщении лица или автора клеветнического сообщения инициирована определенная дисциплинарная процедура или процедура судебного разбирательства, то относящиеся к этому сообщению персональные данные должны храниться до окончания такой процедуры или срока апелляционного обжалования решения. От нас может потребоваться хранение персональных данных, относящихся к сообщению, во временных архивах в соответствии с правовым обязательством, действие которого распространяется на Lactalis Group (например, для соблюдения отчетных, социальных или финансовых обязательств). | Правовое обязательство |
| Обработка ваших запросов | Персональные данные хранятся в течение времени, необходимого для ответа на рассматриваемый запрос. | Законный интерес |
| Обработка ваших запросов на реализацию ваших прав в отношении ваших персональных данных | Три года с момента обработки вашего запроса. | Законный интерес |
7. Ваши права и средства правовой защиты
В соответствии с действующими положениями о защите персональных данных вы имеете право на доступ, уточнение и стирание ваших персональных данных. Вы также имеете право на ограничение обработки, право на переносимость данных и право на возражение против обработки данных.
Чтобы реализовать свои права, вы, подтвердив свою личность любым способом, можете связаться с нами по следующему адресу электронной почты: DPO@fr.lactalis.com или обычной почтой по следующему адресу: Data Protection Officer – LGPO – Direction Affaires Juridiques Groupe 10 à 20 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Франция).
Если имеет место желание воспользоваться правом на стирание, мы как можно скорее проверим, насколько сохраненные данные все еще нужны для обработки сообщения. Данные, которые больше не требуются, удаляются.
Если имеет место желание воспользоваться правом на возражение против обработки, мы как можно скорее проверим, в какой степени существуют законные и убедительные причины для обработки, которые преобладают над интересами, правами и свободами субъекта данных, или для установления, осуществления или защиты законных прав.
Заинтересованное лицо не может на основании своего права доступа получать информацию о личности информатора, данные, касающиеся третьих лиц, или информацию, полученную в ходе расследования сообщения.
Мы сделаем все возможное, чтобы ответить на ваши запросы удовлетворительным образом. Если по какой-либо причине вы считаете наш ответ неудовлетворительным, сообщаем вам, что вы можете подать жалобу в надзорный орган.
8. Использование Платформы информирования
Связь между вашим компьютером и платформой BKMS® System осуществляется через шифрованное соединение (SSL). Платформа информирования не позволяет отслеживать IP-адреса. Чтобы поддерживать связь между вашим компьютером и платформой BKMS® System, на вашем компьютере хранится файл cookie, который содержит всего лишь идентификатор сеанса (так называемый «нулевой файл cookie сеанса»). Этот файл cookie действует только до окончания сеанса и перестает функционировать после закрытия браузера.
В рамках Платформы информирования можно зарегистрировать почтовый ящик, который защищен лично выбранным именем пользователя/ псевдонимом и паролем. Вы можете отправлять сообщения под собственным именем или анонимно. На Платформе информирования данные хранятся только внутри платформы BKMS® System, что делает ее особенно безопасной. Этот процесс не является традиционной формой обмена электронными письмами.
9. Примечание по отправке приложений
При отправке сообщения или дополнения к уже существующему сообщению вы можете одновременно отправить приложения. Если вы хотите отправить сообщение анонимно, примите к сведению следующую информацию о безопасности использования: файлы могут содержать персональные данные, способные раскрыть вашу личность. Удалите такие данные из файлов, прежде чем отправлять их. Если вы не можете удалить эти данные или не знаете, как это сделать, то скопируйте текст приложения и вставьте его в текст сообщения или отправьте распечатанную копию документа анонимно по указанному в сноске адресу, указав ссылочный номер, присвоенный вам в конце процесса отправки сообщения.
10. Свяжитесь с нами
Если у вас возникли какие-либо вопросы или запросы относительно настоящей политики конфиденциальности, вы можете связаться с сотрудником по защите данных, воспользовавшись электронной почтой DPO@fr.lactalis.com