Politique de confidentialité
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement général européen sur la protection des données (« RGPD ») ainsi qu'aux réglementations nationales actuelles sur la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la législation relative à la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et bases juridiques du système pour lanceurs d'alerte
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes concernant des infractions aux règles de conformité d'Eppendorf SE. Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du BKMS® System repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et empêcher les abus et par conséquent à éviter tout dommage à Eppendorf SE, à ses salariés et à ses clients. La base juridique du traitement des données à caractère personnel est l'article 6 alinéa 1 lettre f du RGPD.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement chargé de la protection des données au sein du système pour lanceurs d'alerte est
- Eppendorf SE et
- ses filiales : si une alerte concerne un comportement dont l'enquête relève de la responsabilité d'une filiale nationale d'Eppendorf, cette dernière traitera vos données conjointement avec Eppendorf. À votre demande, l'essentiel de l'accord sous-jacent sera mis à votre disposition.
en tant que partie(s) dotée(s) mutuellement d'une responsabilité autonome (ci-après également dénommées : « Eppendorf »). Le système pour lanceurs d'alerte est géré par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Allemagne, pour le compte d'Eppendorf.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système pour lanceurs d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group GmbH, dans un centre de données hautement sécurisé. Seule Eppendorf peut voir les données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès à ces données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont sauvegardées cryptées et protégées en accès par des mots de passe à plusieurs niveaux selon un système d'autorisations, de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes expressément autorisées chez Eppendorf.
Eppendorf a nommé un délégué à la protection des données. Toutes les questions concernant la protection des données chez Eppendorf peuvent être adressées à Juliane Dietrich-Schröder (datenschutzbeauftragter@eppendorf.de).
Type de données à caractère personnel collectées
L'utilisation du système pour lanceurs d'alerte est volontaire. Nous collectons les données et informations à caractère personnel suivantes quand vous soumettez une alerte en utilisant le système de recueil d'alerte :
- votre nom, si vous décidez de révéler votre identité,
- si vous êtes salarié chez Eppendorf, et
- les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte s'il y a lieu.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par un petit nombre d'employés sélectionnés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés, membres de l'organisation de conformité chez Eppendorf, et elles sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Les employés de l'organisation de conformité d'Eppendorf évaluent l'affaire et effectuent tout complément d'enquête requis par le cas d'espèce.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres employés d'Eppendorf ou des employés d'autres entreprises du groupe, par exemple si les alertes se rapportent à des incidents survenus dans des filiales. Ces filiales pourront être basées dans des pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen qui appliquent des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux réglementations de protection des données applicables au moment de la diffusion des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de les maintenir confidentielles.
Informations relatives à la personne accusée
Nous sommes légalement tenus d'informer les parties accusées de toute alerte reçue à leur encontre dès que la divulgation de cette information ne représente plus aucun danger pour l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée, à moins que nous ne soyons légalement contraints de le faire.
Droits des personnes concernées
En vertu de la législation européenne sur la protection des données, vous et les personnes citées nommément dans l'alerte bénéficiez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de restriction de traitement et d'un droit d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnel est exercé, la nécessité des données sauvegardées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront supprimées sans délai excessif. Vous avez également le droit de porter plainte auprès d'une autorité de contrôle.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale ou aussi longtemps qu'il y a un intérêt légitime de la part de l'entreprise ou que leur conservation est requise par la loi. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données seront effacées en conformité avec les exigences réglementaires.
Utilisation du système pour lanceurs d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système pour lanceurs d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système pour lanceurs d'alerte. Afin de maintenir la connexion entre votre ordinateur et BKMS® System, un cookie est stocké sur votre ordinateur qui contient simplement l'ID de session (un cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Il est possible d'installer une boîte de dialogue protégée au sein du système pour lanceurs d'alerte ; cette boîte est protégée à l'aide d'un pseudonyme/nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisis individuellement. Elle vous permet d'envoyer de manière sécurisée, à l'employé responsable chez Eppendorf, des alertes soit nominatives soit anonymes. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système pour lanceurs d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi des annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes à l'employé responsable chez Eppendorf. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez noter la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel cachées risquant de compromettre votre anonymat. Veillez à effacer ces informations avant d'envoyer un fichier. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : Juin 2022