Personvernerklæring
Vi tar personvern og konfidensialitet på stort alvor og følger bestemmelsene i EUS generelle personvernforordning (GDPR) samt gjeldende nasjonale bestemmelser om personvern. Vennligst les denne informasjonen om personvern nøye før du sender en melding.
Formål og rettslig grunnlag for varslingssystemet
WACKERs varslingssystem tjener dette formålet til sikker og fortrolig mottak, behandling og styring av meldinger som omfatter brudd på WACKERs regler for samsvar. Behandlingen av persondata innenfor rammen av WACKERS varslingssystem, er basert på vårt firmas berettigede interesse av å avdekke og forhindre lovbrudd, for på denne måten å unngå skade på WACKER, dets ansatte og kunder. Det juridiske grunnlaget for behandlingen av persondata er artikkel 6(1)(f) i GDPR, (General Data Protection Regulation).
Ansvarlige parter
Partene som er ansvarlig for personvern innen var varslingssystemet er
- Wacker Chemie AG og
- dets datterselskaper
som parter med gjensidig selvstendig ansvar (også referert til heretter som: “WACKER”). Varslingssystemet drives av et spesialisert firma, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlin, Tyskland, på vegne av WACKER.
Persondata og informasjon som legges inn på varslingssystemet lagres i en database som drives av EQS Group GmbH i et høysikkerhets datasenter. Bare WACKER-medarbeidere kan se dataene. EQS Group GmbH og andre tredjeparter har ikke tilgang til dataene. Dette sikres i den sertifiserte prosedyren gjennom omfattende tekniske og organisatoriske tiltak.
Alle data lagres kryptert med flere nivåer av passordbeskyttelse i henhold til et system av tillatelser slik at tilgang er begrenset til et veldig lite utvalg av uttrykkelig autoriserte personer hos WACKER.
WACKER har utnevnt en sikkerhetsansvarlig. Henvendelser om datavern hos WACKER kan sendes på privacy@wacker.com.
Type innsamlede persondata
Bruk av varslingssystemet finner sted på frivillig basis. Hvis du sender en melding via vårt varslingssystem, innhenter vi følgende persondata og informasjon:
- Ditt navn, hvis du velger å avdekke din identitet
- Om du er ansatt hos WACKER
- Navnene og andre persondata for personene som du angir i din melding, hvis relevant
Fortrolig behandling av meldinger
Innkommende meldinger mottas av en liten gruppe uttrykelig autoriserte og spesielt opplærtte medarbeidere fra WACKERs samsvarsledelse; disse meldingene håndteres alltid konfidensielt. WACKERs samsvarsteam evaluerer saken og, der det er aktuelt, undersøker den spesifkke saken videre.
Når en melding behandles eller en spesiell undersøkelse gjennomføres, kan det være nødvendig å dele meldinger med flere WACKER-medarbeidere eller medarbeidere i andre konsernselskaper, f.eks. hvis meldingene refererer til hendelser hos datterselskaper. Sistnevnte kan også ha sitt kontor i land som ligger utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS), der det eksisterer andre bestemmelser som gjelder for beskyttelse av persondata. Vi vil alltid sørge for at de relevante bestemmelsene til personvern overholdes når vi deler meldinger.
Alle personer som har tilgang til dataene er forpliktet til å opprettholde fortrolighet.
Informasjon om de(n) beskyldte personen(e)
Vi er rettslig forpliktet til å meddele beskyldte parter om eventuelle meldinger som er mottatt mot dem så snart fremleggingen av denne informasjonen ikke lenger setter undersøkelsen i fare. Din identitet som varsler vil ikke bli avdekket med mindre vi er rettslig forpliktet til å gjøre dette.
De registrertes rettigheter
Ifølge europeisk lov om personvern, har du og personene som nevnes i meldingen rett til tilgang, korreksjon, sletting, innskrenket behandling samt rett til å gjøre innsigelser mot behandlingen av dine persondata. Dersom retten til å gjøre innsigelser mot behandlingen av personlige data utøves, vil nødvendigheten av de lagrede data for undersøkelsen av en melding bli vurdert øyeblikkelig. Data som ikke lenger behøves, vil bli slettet øyeblikkelig. Du har også rett til å fremføre en klage hos ansvarlig myndighet for overvåkning.
Oppbevaringstid for persondata
Persondata holdes tilbake så lenge det er nødvendig for å klargjøre situasjonen og foreta en endelig vurdering eller så lenge det eksisterer en legitim interesse fra firmaets side, eller loven krever tilbakeholdelse. Etter at behandlingen av meldingen er avsluttet, vil disse data bli slettet i samsvar med lovfestede krav.
Bruk av varslingssystemet
Kommunikasjonen mellom din datamaskin og varslingssystemet finner sted via en kryptert forbindelse (SSL). Din IP-adresse vil ikke bli lagret under din bruk av varslingssystemet. For å opprettholde forbindelsen mellom din datamaskin BKMS® System, lagres det en informasjonskapsel på datamaskinen din. Denne informasjonskapselen inneholder bare øktens ID (en såkalt øktkapsel). Denne informasjonskapselen er kun gyldig inntil din sesjon avsluttes, og den utløper så snart du lukker nettleseren din.
Det er mulig å opprette en sikret postkasse innen varslingssystemet med et individuelt valgt pseudonym/brukernavn og passord. Dette gjør at du kan sende meldinger til WACKER-medarbeideren med ansvar i en spesifikk sak enten ved navn eller på en anonym, sikker måte. Dette systemet lagrer bare data innenfor varslingssystemet, noe som gjør det spesielt sikkert. Det er ikke noen form for vanlig e-postkommunikasjon.
Merknad om sending av vedlegg
Når du sender inn en melding eller et supplement, kan du samtidig sende vedlegg til den ansvarlige WACKER-medarbeideren. Hvis du ønsker å sende inn en anonym melding, må du merke deg den følgende prosedyren for personvern: Filer kan inneholde skjulte persondata som kan sette anonymiteten din i fare. Vennligst fjern slik informasjon før du sender en fil. Hvis du ikke kan fjerne disse dataene, eller du er usikker på hvordan du skal gjøre dette, må du kopiere teksten i vedlegget ditt i meldingsteksten eller sende en utskrift av dokumentet anonymt til adressen som er oppført i fotnoten og angi referansenummeret som du mottar ved slutten av meldingsprosessen.
Versjon: August 2021
