Información sobre la protección de datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD de la UE), así como la legislación local vigente de protección de datos. Por favor, antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre protección de datos.
Propósito del TÜV SÜD Trust Channel y base legal
El TÜV SÜD Trust Channel (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre posibles violaciones de cumplimiento normativo. El procesamiento de datos personales en el BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en detectar y prevenir las conductas indebidas, para evitar así daños a TÜV SÜD AG, sus empleados y clientes. La letra f) del apartado 1 del artículo 6 del RGPD de la UE sirve de base jurídica para el tratamiento de los datos.
El tratamiento de los datos personales de aquellas personas que nos remiten mensajes se basa en la concesión del consentimiento (art. 6, apdo. 1, letra a) del RGPD). El carácter voluntario del consentimiento se fundamenta sobre el hecho de que la información también se puede proporcionar de forma anónima. Por regla general, sin embargo, el consentimiento solo puede ser revocado de manera efectiva en el plazo de un mes desde la recepción del aviso, ya que, en ciertos casos, TÜV SÜD AG estará obligada en virtud del art. 14, apdo. 3, letra a) del RGPD a informar a la persona implicada en el plazo de un mes acerca de las acusaciones vertidas contra ella y de las investigaciones realizadas contra ella, así como del plazo de conservación, la categoría de los datos, el propósito del tratamiento y la identidad de la persona responsable, y, si procede, la de quien nos ha alertado de la situación, en cuyo caso ya no será posible detener la tramitación de los datos personales de quien lo ha hecho. Además, una vez se haya superado ese plazo, el tratamiento de los datos habrá avanzado tanto que ya no será posible eliminarlos. No obstante, el plazo de revocación también puede acortarse, en algunos casos de forma considerable. Así ocurrirá, por ejemplo, cuando, debido a las características de la notificación, se requiera la participación directa de las autoridades o de un tribunal. Una vez hayamos revelado el nombre a las autoridades o a un tribunal, lo almacenaremos en nuestros archivos del caso, será almacenado también por las autoridades o el tribunal, y ya no podrá ser eliminado.
Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento del TÜV SÜD Trust Channel es
- TÜV SÜD AG
Westendstraße 199
80686 Múnich
Tel.: +49 (0) 89 5791-0
Correo electrónico: info@tuvsud.de
El TÜV SÜD Trust Channel lo administra una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de TÜV SÜD AG.
Los datos personales y la información que se introducen en el TÜV SÜD Trust Channel se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group GmbH en un centro de datos de alta seguridad. Solo tiene acceso a los datos un grupo restringido de empleados de TÜV SÜD AG. EQS Group GmbH y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso esté restringido a un grupo muy pequeño de personas de TÜV SÜD AG expresamente autorizadas.
TÜV SÜD AG ha designado a un delegado de protección de datos. Las personas afectadas pueden contactar directamente con el delegado de protección de datos de TÜV SÜD:
Delegado de protección de datos
TÜV SÜD Business Services GmbH
Westendstraße 199
80686 Múnich
datenschutzbeauftragter@tuvsud.com
Tipo de datos personales almacenados
El uso del TÜV SÜD Trust Channel es voluntario. Si envía un mensaje por medio del TÜV SÜD Trust Channel, recogeremos la siguiente información personal:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad,
- sus datos de contacto, si los facilita,
- el hecho de que usted haya enviado un aviso a través del TÜV SÜD Trust Channel,
- si es usted empleado de TÜV SÜD, y
- los nombres y otra información personal de las personas que mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica del Departamento de Compliance de TÜV SÜD AG, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados del Departamento de Compliance de TÜV SÜD AG evaluarán el caso y realizarán las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Transferencia de los datos
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de TÜV SÜD AG o con empleados de otras empresas del Grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales.
Además, sus datos personales solamente serán reenviados a terceras partes o autoridades públicas para que realicen más averiguaciones en casos concretos si es necesario para investigar una conducta ilegal o para su enjuiciamiento. No obstante, esto se hará solo si existen razones específicas para sospechar una conducta ilegal o inapropiada.
El intercambio de estos datos se basa en nuestro interés legítimo en combatir las malas prácticas, perseguir los delitos y ejercer, hacer valer y defender los derechos, en la medida en que no prevalezcan sobre esto sus derechos e intereses en la protección de sus datos personales, art. 6, apdo. 1, letra f) del RGPD.
Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes en relación con la protección de datos personales. Al compartir los mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos.
Información a la persona acusada
Estamos obligados por ley, en virtud del art. 14 del RGPD, a informar a terceras partes de cualquier mensaje en el cual nos alerte sobre su conducta, así como del procesamiento de sus datos personales por nuestra parte, tan pronto como la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Al hacerlo, su identidad no será revelada en la medida de lo legalmente posible.
No se podrá garantizar la confidencialidad si se envía información falsa a sabiendas con el objetivo de desacreditar a una persona (calumnia).
Derechos de los interesados
De acuerdo con la ley europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen derechos de consulta, rectificación, eliminación y limitación del tratamiento de datos, así como el derecho a oponerse que se procesen datos personales que les conciernan. Si se reivindica el derecho de oposición, examinaremos de inmediato hasta qué punto los datos almacenados siguen siendo necesarios para procesar un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Además, usted tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación del mensaje, o mientras exista un interés legítimo de la empresa o sea obligatorio según la ley. Una vez haya concluido el proceso debido de cada mensaje, estos datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del TÜV SÜD Trust Channel
La comunicación entre su ordenador y el TÜV SÜD Trust Channel se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará mientras esté usando el TÜV SÜD Trust Channel. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie de sesión). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando usted cierre el navegador.
Existe la posibilidad de configurar un buzón dentro del TÜV SÜD Trust Channel, cuyo acceso está protegido mediante un seudónimo o nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Con él podrá enviar mensajes al empleado responsable de TÜV SÜD AG, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema únicamente almacena datos dentro del TÜV SÜD Trust Channel, lo que lo hace particularmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de TÜV SÜD AG. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener información personal oculta que podría poner en peligro su anonimato (p. ej., metadatos, como quién guardó el archivo por última vez). Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
