Eenvoudig, verantwoordelijk, betrouwbaar

Wie kan een verslag indienen?

Elke persoon, zowel intern als extern aan de onderneming, kan een waarschuwing indienen indien:

• Hij/zij persoonlijke kennis heeft van de gemelde feiten of deze feiten hem/haar zijn gemeld;
• Hij/zij te goeder trouw handelt en geen onrechtmatige melding doet om een andere persoon te schaden, en
• belangeloos handelt, d.w.z. geen beloning of voordelen verwacht in ruil voor zijn/haar melding.
• De verstrekte informatie verband houdt met een misdrijf, overtreding of wetsovertreding en/of met pogingen om dergelijke overtredingen te verbergen.

Als aan deze voorwaarden is voldaan, zal het indienen van een melding nooit leiden tot een procedure tegen de klokkenluider, zelfs als de beschreven situatie onjuist blijkt te zijn of de onderzoekers besluiten geen gevolg te geven aan de melding.
Misbruik van de klokkenluidersregeling kan leiden tot disciplinaire maatregelen of gerechtelijke procedures.

Welke soorten onderwerpen kunnen worden gemeld?

U kunt rapporten indienen in de volgende categorieën:

• Corruptie, belangenconflicten, ongeoorloofde beïnvloeding;
• Schending van de wetgeving inzake gegevensbescherming;
• Concurrentiebeperkende praktijken;
• Economische misdrijven;
• Schendingen van de gedragscode;
• Schendingen van milieu- of mensenrechtenwetgeving;
• Morele en/of seksuele intimidatie

U kunt het klokkenluidersysteem ook gebruiken om vragen te stellen over naleving en om advies te vragen.

Meldingen met betrekking tot nationale defensiegeheimen, medische geheimhouding of advocaat-cliënt privilege zijn verboden en zullen worden verwijderd.

Hoe dien ik een rapport in?

Het rapportageproces omvat vier stappen:

1. Eerst wordt u gevraagd een veiligheidsvraag te beantwoorden.
2. Op de volgende pagina wordt u gevraagd naar de categorie van uw rapport.
3. Op de rapportagepagina formuleert u uw informatie in uw eigen woorden en selecteert u antwoorden op vragen over de zaak. U kunt tot 5.000 tekens invoeren in het vrije tekstveld, wat overeenkomt met een volledige pagina. U kunt ook een bestand van maximaal 5 MB indienen om uw verslag te ondersteunen. Nadat u uw verslag hebt ingediend, ontvangt u een referentienummer als ontvangstbewijs.
4. In de volgende stap stelt u uw eigen beveiligde postbus in. Via uw postbus ontvangt u feedback van ons. Ook kunt u hiermee vragen beantwoorden en op de hoogte blijven van de voortgang van uw melding.

Als u al een beveiligde postbus heeft, kunt u hiertoe direct toegang krijgen via de knop "Inloggen". Ook hier moet u eerst een veiligheidsvraag beantwoorden.

Een onderzoeker zal de beveiligde postbus gebruiken om u feedback te geven over de verdere verwerking van uw rapport of u vragen te stellen als er nog onduidelijkheden zijn.

Kan ik mijn melding anoniem afgeven?

Hoe wordt mijn rapport verwerkt?

Nadat u uw rapport heeft ingediend, wordt het doorgestuurd naar de onderzoekers van de compliance afdeling van ALDI Services Sarl. U ontvangt een bericht zodra de onderzoekers uw rapport hebben ontvangen.

Alle communicatie tussen u en de onderzoekers vindt plaats in uw beveiligde postbus.

Elk rapport wordt onderzocht op ontvankelijkheid. Het resultaat van dat onderzoek wordt u binnen een redelijke termijn meegedeeld.

Als uw rapport ontvankelijk wordt bevonden, informeren de onderzoekers u over de verdere behandeling ervan. De onderzoekers analyseren de melding, onderzoeken de juistheid van de gemelde situatie en leiden het onderzoek. Zij kunnen u om aanvullende informatie vragen.

In bepaalde situaties kunnen de onderzoekers derden-domeindeskundigen raadplegen die relevant zijn voor uw melding.

U wordt op de hoogte gehouden van de voortgang en de resultaten van het onderzoek.

Hoe wordt de identiteit van de personen beschermd?

Wij vragen u uw naam te vermelden wanneer u rapporten indient.

Wij behandelen uw identiteit strikt vertrouwelijk en maken nooit informatie bekend die u zou kunnen identificeren. U kunt erop vertrouwen dat wij alle nodige maatregelen zullen nemen om de vertrouwelijkheid van de door u verstrekte gegevens te waarborgen.

Als u een anonieme melding wilt verzenden, moet de informatie in de melding voldoende onderbouwd zijn. Anders kunnen wij deze niet verwerken. Zorg ervoor dat u de situatie in detail beschrijft.

Meer informatie over de bescherming van uw gegevens vindt u in de privacyverklaring.