Prostota, odpowiedzialność, niezawodność

Kto może dokonać zgłoszenia?

Każda osoba, zarówno z firmy, jak i spoza niej, może złożyć zawiadomienie, jeżeli:

• Ma osobistą wiedzę na temat zgłaszanych faktów lub fakty te zostały jej zgłoszone;
• Działa w dobrej wierze i nie dokonuje zgłoszenia w celu zaszkodzenia innej osobie;
• Działa w sposób bezinteresowny, tzn. nie oczekuje żadnych nagród ani korzyści w zamian za zgłoszenie;
• Przekazywane informacje są związane z przestępstwem, wykroczeniem lub naruszeniem prawa i/lub próbami ukrycia takich naruszeń.

Jeśli te warunki zostaną spełnione, dokonanie zgłoszenia nigdy nie spowoduje wszczęcia postępowania przeciwko sygnaliście, nawet jeśli opisana sytuacja okaże się nieścisła lub osoby prowadzące dochodzenie postanowią nie podejmować dalszych działań w związku ze zgłoszeniem.
Nadużycie systemu zgłaszania nieprawidłowości może skutkować użyciem środków dyscyplinarnych lub wszczęciem postępowania sądowego.

Jakie rodzaje kwestii można zgłaszać?

Można dokonywać zgłoszeń dotyczących następujących kwestii:

• Korupcja, konflikty interesów, handel wpływami;
• Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych;
• Praktyki ograniczające konkurencję;
• Przestępstwa gospodarcze;
• Naruszenia kodeksu postępowania;
• Naruszenie przepisów dotyczących ochrony środowiska lub praw człowieka;
• Nękanie psychiczne lub molestowanie seksualne.

Systemu zgłaszania nieprawidłowości można również używać do zgłaszania pytań dotyczących zgodności z przepisami i aby poprosić o poradę.

Zgłoszenia dotyczące tajemnic obrony narodowej, tajemnicy lekarskiej lub tajemnicy adwokackiej są niedozwolone i będą usuwane.

Jak dokonać zgłoszenia?

Proces dokonywania zgłoszeń składa się z czterech kroków:

1. Najpierw poprosimy o udzielenie odpowiedzi na pytanie zabezpieczające.
2. Na kolejnej stronie należy wskazać temat zgłoszenia..
3. Na stronie zgłaszania przedstaw informacje własnymi słowami i wybierz odpowiedzi na pytania dotyczące sprawy. W polu dowolnego tekstu możesz wpisać do 5000 znaków, co odpowiada pełnej stronie. Możesz również przesłać plik o rozmiarze do 5 MB, aby uzasadnić swoje zgłoszenie. Po przesłaniu zgłoszenia otrzymasz numer referencyjny jako potwierdzenie odbioru.
4. W następnym kroku poprosimy o założenie własnej zabezpieczonej skrzynki pocztowej. Za pośrednictwem skrzynki pocztowej będziesz otrzymywać od nas informacje zwrotne. Pozwala ona również odpowiadać na pytania i śledzić postępy w rozpatrywaniu zgłoszenia.

Jeśli masz już zabezpieczoną skrzynkę pocztową, możesz uzyskać do niej bezpośredni dostęp, klikając przycisk logowania. Również w tym przypadku należy najpierw odpowiedzieć na pytanie zabezpieczające.

Osoba prowadząca dochodzenie będzie używać zabezpieczonej skrzynki pocztowej do informowania o dalszym postępowaniu z Twoim zgłoszeniem lub zadawania pytań, jeśli jakieś szczegóły pozostaną niejasne.

Czy mogę przesłać zgłoszenie anonimowo?

Jak będzie przetwarzane moje zgłoszenie?

Po dokonaniu zgłoszenia zostanie ono przekazane osobom prowadzącym dochodzenie w dziale ds. zgodności z przepisami ALDI Services Sarl. Otrzymasz powiadomienie niezwłocznie po odebraniu zgłoszenia przez osoby prowadzące dochodzenie.

Wszelka komunikacja między Tobą a osobami prowadzącymi dochodzenie będzie odbywać się za pośrednictwem zabezpieczonej skrzynki pocztowej.

Każde zgłoszenie jest oceniane pod kątem dopuszczalności. Otrzymasz informację o wyniku tej oceny w rozsądnym terminie.

Jeśli zgłoszenie zostanie uznane za dopuszczalne, osoby prowadzące dochodzenie poinformują Cię o dalszym postępowaniu. Następnie przeanalizują zgłoszenie, sprawdzą prawidłowość przedstawionej sytuacji i przeprowadzą postępowanie wyjaśniające. Mogą również poprosić Cię o dodatkowe informacje.

W niektórych sytuacjach osoby prowadzące dochodzenie mogą zasięgnąć opinii zewnętrznych ekspertów przedmiotowych odpowiednich dla Twojego zgłoszenia.

Będziesz na bieżąco otrzymywać informacje o postępach i wynikach dochodzenia.

Jak chroniona jest tożsamość?

Podczas dokonywania zgłoszeń prosimy o podanie imienia i nazwiska.

Będziemy traktować Twoją tożsamość w sposób ściśle poufny i nigdy nie ujawnimy żadnych informacji umożliwiających identyfikację. Możesz mieć pewność, że podejmiemy wszelkie niezbędne kroki, by zapewnić poufność przesłanych przez Ciebie danych.

Jeśli chcesz dokonać anonimowego zgłoszenia, zawarte w nim informacje muszą być wystarczająco uzasadnione. W przeciwnym razie nie będziemy mogli go przetworzyć. Należy pamiętać o dokładnym opisaniu sytuacji.

Więcej informacji na temat ochrony danych można znaleźć w oświadczeniu o ochronie prywatności.