Información sobre la protección de datos
Nos tomamos muy en serio la protección de datos y la confidencialidad y nos adherimos a las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGDP de la UE), así como a las leyes y normativas nacionales vigentes en materia de privacidad de datos. Lea atentamente este aviso de privacidad de datos antes de enviar un informe.
Entidad responsable y delegado de protección de datos
El responsable de la protección de datos en el sistema de denuncia de irregularidades es
Fujifilm Europa GmbH (FE(DE))
Balcke-Dürr-Allee 6
D 40882 Ratingen
Alemania
Nuestra organización ha nombrado a un delegado de protección de datos. Las preguntas sobre protección de datos y privacidad pueden enviarse a privacyoffice_eu@fujifilm.com.
Tenga en cuenta que cuando se elija enviar las denuncias directamente a Fujifilm Italia S.p.A. (FFIT) o Fujifilm Healthcare Italia S.p.A. (HCIT), ambas con sede en S.S.11 Padana Superiore 2/B, 20063 Cernusco Sul Naviglio (MI) ITALIA, estas entidades actuarán como responsables independientes del tratamiento de los datos personales dentro del sistema de denuncia de irregularidades. FE(DE) tratará dichas denuncias y los respectivos datos personales siguiendo las instrucciones del FFIT/HCIT. Como controladores independientes, el FFIT y el HCIT son responsables de garantizar el tratamiento y la protección adecuados de los datos de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables en materia de protección de datos. Las consultas sobre protección de datos en el FFIT o el HCIT pueden enviarse a privacy_ffit@fujifilm.com.
El sistema de denuncia de irregularidades lo gestiona en nuestro nombre una empresa especializada en este ámbito, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, D-80333 Múnich (Baviera).
Datos personales
Los datos personales y la información introducida en el sistema de notificación se almacenan en una base de datos gestionada por EQS en un centro de datos de alta seguridad. Sólo nuestra organización tiene acceso a los datos. EQS y otros terceros no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el proceso de certificación mediante exhaustivas medidas técnicas y organizativas.
Todos los datos se almacenan encriptados con protección por contraseña de varios niveles y están sujetos a un concepto de autorización, de modo que el acceso está restringido a un grupo muy reducido de destinatarios expresamente autorizados.
Finalidad del sistema de denuncia de irregularidades y Licitud del tratamiento
El sistema de denuncia de irregularidades (BKMS® System) se utiliza para recibir, procesar y gestionar informes sobre el cumplimiento y las infracciones legales relativas a FEDE y a todas las empresas de FUJIFILM en Europa, Oriente Medio y África ("FUJIFILM en EMEA") de forma segura y confidencial. Procesamos sus datos personales en la medida en que sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales. Esto incluye, en particular, las notificaciones de hechos relevantes en virtud del derecho penal, de la competencia y laboral (Art. 6 párrafo 1 lit. c GDPR).
Por último, sus datos personales se procesan si es necesario para proteger los intereses legítimos de la organización o de un tercero (Art. 6 párrafo 1 lit. f GDPR). Tenemos un interés legítimo en el tratamiento de los datos personales para la prevención y detección de infracciones dentro de la organización, para la verificación de la legalidad de los procesos internos y para mantener la integridad de la organización.
Tipo de datos personales recogidos
El uso del sistema BKMS® es voluntario. Si presenta un informe a través del sistema BKMS® , recopilaremos los siguientes datos e información personales:
- su nombre, si decide revelar su identidad,
- si es empleado de FUJIFILM en EMEA, y
- los nombres de las personas y otros datos personales de las personas que mencione en su informe.
Tratamiento confidencial de los informes
Los informes entrantes son recibidos por una pequeña selección de empleados expresamente autorizados y especialmente formados del Departamento de Cumplimiento de FEDE o del responsable local de cumplimiento del FFIT/HCIT, y son tratados siempre de forma confidencial. Los empleados del Departamento de Cumplimiento de FEDE o el responsable local de cumplimiento de FFIT/HCIT evaluarán el asunto y llevarán a cabo cualquier investigación adicional que requiera el caso específico.
Durante el procesamiento de un informe, puede ser necesario compartir informes con otros empleados de FUJIFILM en EMEA o empleados de otras empresas del grupo, por ejemplo, si los informes se refieren a incidentes en estas otras empresas. Estas últimas pueden tener su sede en países fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo con diferentes normativas relativas a la privacidad de los datos personales. Siempre nos aseguramos de que se cumpla la normativa aplicable en materia de privacidad de datos al compartir los informes.
Todas las personas que tengan acceso a los datos están obligadas a mantener la confidencialidad.
Información de la persona acusada
Como principio básico, estamos obligados por ley a informar a los denunciados de que hemos recibido una denuncia que les concierne, a menos que ello amenace la continuación de las investigaciones sobre la denuncia. Al hacerlo, no se revela su identidad como denunciante en la medida en que sea legalmente posible.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la legislación europea sobre protección de datos, usted y las personas mencionadas en el informe tienen derecho a acceder, rectificar, suprimir y limitar el tratamiento, así como a oponerse al tratamiento de los datos personales que les conciernan. Si se reclama el derecho de oposición, examinaremos inmediatamente en qué medida los datos almacenados siguen siendo necesarios para la tramitación de un informe. Los datos que ya no sean necesarios se suprimirán inmediatamente. Además, tiene derecho a presentar una denuncia ante una autoridad de control.
Período de conservación de los datos personales
Los datos personales se conservan mientras sea necesario para aclarar la situación y realizar una evaluación del informe o exista un interés legítimo de la organización, o lo exija la ley. Una vez concluida la tramitación del informe, estos datos se suprimen de conformidad con los requisitos legales.
Uso del sistema BKMS®
La comunicación entre su ordenador y el sistema BKMS® se realiza a través de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará durante su uso del sistema de informes. Para mantener la conexión entre su ordenador y el sistema BKMS®, se almacena en su ordenador una cookie que sólo contiene el identificador de sesión (la denominada cookie de sesión). Esta cookie sólo es válida hasta el final de su sesión y expira cuando usted cierra su navegador.
Es posible crear un buzón dentro del sistema BKMS® que esté protegido con un seudónimo/nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Esto le permite enviar informes al empleado responsable de FEDE o FFIT/HCIT, ya sea por su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema sólo almacena datos dentro del sistema BKMS ®, lo que lo hace especialmente seguro. No es una forma de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Al presentar una denuncia o una adición, puede enviar simultáneamente archivos adjuntos al empleado responsable de FEDE o FFIT/HCIT. Si desea enviar un informe anónimo, tenga en cuenta los siguientes consejos de seguridad: Los archivos pueden contener datos personales ocultos que podrían comprometer su anonimato. Elimine estos datos antes de enviar cualquier archivo. Si no puede eliminar estos datos o no está seguro de cómo hacerlo, copie el texto de su archivo adjunto en el texto de su denuncia o envíe el documento impreso de forma anónima a la dirección que aparece en el pie de página, citando el número de referencia recibido al final del proceso de denuncia.
Versión: 04 julio 2024
