Informacije o varovanju podatkov
Varovanje podatkov in zaupnost obravnavamo zelo resno ter upoštevamo določila Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (SUVP) in veljavne nacionalne zakonodaje o varovanju podatkov. Prosimo, da pred pošiljanjem sporočila skrbno preberete te informacije o zakonodaji o varovanju podatkov.
Namen in pravna podlaga za sistem za žvižgače
Sistem za žvižgače (BKMS® System) je namenjen varnemu in zaupnemu sprejemanju, obdelavi ter upravljanju sporočil v zvezi s kršitvami pravil za skladnost v podjetju Otto GmbH & Co. KGaA in podjetjih, povezanih s skupino Otto Group. Obdelava osebnih podatkov v okviru sistema BKMS® System temelji na upravičenem interesu našega podjetja za odkrivanje in preprečevanje zlorab ter s tem preprečevanje škode za podjetje, njegove zaposlene in stranke (člen 6(1) polovična poved 1(f) SUVP v povezavi s členoma 30 in 130 nemškega Zakona o upravnih kršitvah (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG). Poleg tega je obdelava potrebna za izpolnjevanje zakonske obveznosti (člen 6(1) polovična poved 1(c) SUVP v povezavi s členom 8 Pravilnika o žvižgačih ali člen 6(1) polovična poved 1(c) SUVP v povezavi z ustreznim izvedbenim aktom, kot je člen 10 nemškega Zakona o zaščiti žvižgačev (HinSchG).
Ne pozabite, da lahko kot žvižgač sporočilo po spletu oddate brez razkrivanja svoje identitete.
Upravljavec
Odgovorna pravna oseba za varovanje podatkov v sistemu za žvižgače je:
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Str. 1–7, 22179 Hamburg, Nemčija.
Sistem za žvižgače upravlja specializirano podjetje, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich, Nemčija, v imenu podjetja Otto GmbH & Co. KGaA .
Osebni podatki in informacije, vneseni v sistem za žvižgače, se hranijo v podatkovni zbirki v podatkovnem središču za visoko varnost, ki ga upravlja podjetje EQS Group GmbH. Do podatkov imajo dostop samo pooblaščeni zaposleni podjetja Otto GmbH & Co. KGaA in s skupino Otto Group povezanih podjetij. Podjetje EQS Group GmbH in drugi nimajo dostopa do podatkov. To je zagotovljeno s potrjenim postopkom in obsežnimi tehničnimi ter organizacijskimi ukrepi.
Vsi podatki so shranjeni v šifrirani obliki z več ravnmi zaščite z gesli, tako da je dostop omejen na zelo majhno število izrecno pooblaščenih oseb v podjetju Otto GmbH & Co. KGaA in s skupino Otto Group povezanih podjetjih.
Podjetje Otto GmbH & Co. KGaA je imenovalo pooblaščenca za varovanje podatkov. Vprašanja v zvezi z varovanjem podatkov lahko pošljete v podjetje Otto GmbH & Co. KGaA , e-poštni naslov: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Vrste osebnih podatkov, ki se zbirajo
Uporaba sistema za žvižgače je prostovoljna. Ko pošljete sporočilo s sistemom za žvižgače, zbiramo naslednje osebne podatke in informacije:
- vaše ime, če se odločite razkriti svojo identiteto,
- vaše kontaktne podatke, če jih razkrijete,
- ali ste zaposleni podjetja Otto GmbH & Co. KGaA ali katerega od s skupino Otto Group povezanih podjetij in
- imena in druge osebne podatke oseb, ki ste jih morebiti navedli v svojem sporočilu.
Zaupna obravnava sporočil
Prejeta sporočila sprejme majhna izbrana skupina posebej pooblaščenih in usposobljenih zaposlenih v organizaciji za skladnost v podjetju Otto (GmbH & Co. KG) ter jih vedno obravnava zaupno. Zaposleni v organizaciji za skladnost podjetja Otto GmbH & Co. KGaA in/ali organizaciji za skladnost v zadevnih podjetjih skupine Otto Group ocenijo zadevo in opravijo nadaljnje preiskave, ki jih zahteva.
Med obdelavo sporočila ali izvedbo posebne preiskave je morda treba sporočila deliti z drugimi zaposlenimi podjetja Otto (GmbH & Co. KG) ali zaposlenimi drugih podjetij v skupini, npr. kadar se sporočila nanašajo na dogodke v podružnicah. Ta podjetja skupine imajo lahko sedež v državah zunaj Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora z različnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov. Vedno bomo zagotovili, da so pri posredovanju sporočil upoštevani zadevni predpisi za varovanje podatkov.
Vse osebe, ki pridobijo dostop do podatkov, so zavezane k ohranjanju njihove zaupnosti.
Informacije o obdolžencu
Zakon nas zavezuje, da osebe, ki so bile obtožene v kakršnem koli prejetem sporočilu, o tem obvestimo takoj, ko razkritje te informacije več ne ogroža preiskave. Vaše identitete kot žvižgača ne bomo razkrili, če tega od nas ne zahteva zakon.
Pravice posameznikov, na katere se nanašajo podatki
Skladno z evropsko zakonodajo o varovanju podatkov imate vi in osebe, navedene v sporočilu, pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosa podatkov in ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov. Če uveljavite pravico do ugovora zoper obdelavo svojih osebnih podatkov, bo takoj opravljena ocena potrebe po shranjenih podatkih za namen preiskave sporočila. Podatki, ki več niso potrebni, bodo takoj izbrisani.
Zgoraj omenjene pravice, ki jih imate pri nas, lahko uveljavljate v podjetju Otto GmbH & Co. KGaA , e-poštni naslov: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Imate tudi pravico, da vložite pritožbo pri nadzornem organu.
Osebni podatki se hranijo tako dolgo, kot je potrebno za razjasnitev situacije in izvedbo končne ocene ali dokler za to obstaja zakoniti interes podjetja ali če hrambo zahteva zakon. Po koncu obdelave sporočila se podatki izbrišejo skladno z zadevnimi zakonskimi obveznostmi.
Uporaba sistema za žvižgače
Komunikacija med vašim računalnikom in sistemom za žvižgače poteka s šifrirano povezavo (SSL). Vaš naslov IP med vašo uporabo sistema za žvižgače ne bo shranjen. Zaradi vzdrževanja povezave med vašim računalnikom in sistemom BKMS® System se v vašem računalniku shrani piškotek, ki vsebuje samo ID seje (tako imenovani sejni piškotek). Piškotek velja samo do konca seje in postane neveljaven, ko zaprete brskalnik.
V sistemu žvižgače lahko ustvarite zaščiten poštni predal z vzdevkom/ uporabniškim imenom, izbranim po lastni izbiri, in geslom. Tako lahko sporočila pošljete odgovornemu uslužbencu podjetja Otto (GmbH & Co. KG) in/ali s skupino Otto Group povezanega podjetja z navedbo svojega imena ali pa varno anonimno. Ta sistem hrani podatke samo znotraj sistema za žvižgače, zaradi česar je še posebej varen. To ni običajna komunikacija po e-pošti.
Opomba o pošiljanju priponk
Pri pošiljanju sporočila ali dopolnila lahko odgovornemu uslužbencu podjetja Otto (GmbH & Co. KG) in/ali s skupino Otto Group povezanega podjetja pošiljate tudi priponke. Če želite poslati anonimno sporočilo, upoštevajte naslednje varnostno opozorilo: Datoteke utegnejo vsebovati osebne podatke, ki lahko ogrozijo vašo anonimnost. Prosimo, da takšne informacije pred pošiljanjem datoteke odstranite. Če teh podatkov ne morete odstraniti ali ne veste, kako jih odstraniti, kopirajte besedilo svoje priponke v besedilo sporočila ali anonimno pošljite natisnjeni dokument na naslov, naveden v nogi strani, z navedbo referenčne oznake sporočila, ki jo prejmete ob koncu postopka oddaje sporočila.
Različica: 25. oktober 2023
»Pošteni, spoštljivi in odgovorni odnosi so temelj našega vsakodnevnega sodelovanja. To vključuje upoštevanje veljavne zakonodaje in predpisov, spoštovanje etičnih vrednot ter spodbujanje trajnostnega razvoja. Če imate vtis, da pravni ali moralni kompas kadar koli kaže v napačno smer, bomo hvaležni za vsako sporočilo. Naš sistem za žvižgače omogoča vsakomur, da stopi v stik z našo ekipo za skladnost v duhu zaupanja in po želji anonimno.«