Teave andmekaitse kohta
Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft ja selle tütarettevõtjad (edaspidi „HHLA“, „meie“, „meid“) tagavad seaduslike standardite ja ettevõttesiseste suuniste järgimise asjakohase vastavushaldussüsteemi abil. See hõlmab muu hulgas ka teavitussüsteemi rakendamist ja toimimist. See sidekanal (BKMS® System) teenib HHLA või tema tarneahelaga seotud võimalikke nõuetele vastavuse rikkumisi käsitlevate vihjete turvalist ja konfidentsiaalset vastuvõtmist, töötlemist ja haldamist. Isikuandmete töötlemine BKMS® Systemi raames põhineb meie ettevõtte õigustatud huvil rikkumiste avastamiseks ja ennetamiseks ning seeläbi HHLA-le, tema töötajatele ja äripartneritele tekkida võiva kahju ärahoidmiseks.
Isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) art 13 ja 14 kohaselt soovime teid siinkohal teavitada isikuandmete kogumisest, töötlemisest ja kasutamisest meie teavitussüsteemi raames, kui saadate vihje BKMS® Systemi kaudu. Me töötleme isikuandmeid meie teavitussüsteemi raames ainult kooskõlas kohaldatavate andmekaitseseadustega, mis tulenevad nii isikuandmete kaitse üldmäärusest kui ka riiklikest seadustest ja määrustest. Palun lugege see andmekaitse õigusalane teave enne vihje saatmist tähelepanelikult läbi.
Andmetöötluse eest vastutav töötleja
Andmekaitse ja teavitussüsteemi eest vastutav isik on:
- Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft Bei St. Annen 1 20457 Hamburg
Selle tütarettevõtjad
kui pooled, kellel on vastastikune autonoomne vastutus (edaspidi ühiselt „HHLA“, „meie“, „meid“).
Meie kontserni andmekaitseametnikuga saab ühendust eespool esitatud aadressil või aadressil datenschutz@hhla.de.
Meie teavitussüsteemi ja sellega seotud andmetöötluse eesmärk ja õiguslik alus
HHLA töötleb teie andmeid kohaldatavate seaduste raames, eelkõige järgmistel konkreetsetel vastavuse ja uurimise eesmärkidel.
- Saabuvate vihjete hindamine
- Väärteoga seotud asjaolude uurimine
- Õiguslike kohustuste täitmine
- Tulevaste väärtegude ennetamine
- Ähvardava majandusliku või muu kahju või negatiivsete mõjude ärahoidmine
Teavitussüsteemi kasutamisega seotud andmetöötluse õiguslik alus on järgmine.
- Töölepingu täitmine, IKÜM art 88 seoses vastavalt kohaldatavate riigisiseste seaduste ja määrustega (nt Saksamaal föderaalne andmekaitseseadus (BDSG) § 26 (1)(1))
- Omandi kaitse ja kuritegude uurimine, IKÜM art 88 seoses vastavalt kohaldatavate riigisiseste õigusnormidega (nt Saksamaal föderaalne andmekaitseseadus (BDSG) § 26 (1)(2))
- Seadusjärgsete kohustuste täitmine, IKÜM art 6 lg 1 punkt c
- Õigustatud huvid, IKÜM art 6 lg 1 punkt f
HHLA-l on andmete töötlemiseks õigustatud huvi eelkõige võimaliku kahju vältimiseks õiguslike nõuete kehtestamise, esitamise ja kaitsmise kaudu, nõuetele vastavuse haldussüsteemi ja selle struktuuride jätkuvaks arendamiseks ning laekuvate vihjetega seotud isikute toetamiseks.
HHLA tagab, et andmete töötlemine õigustatud huvide alusel toimub alati seadusest tulenevaid nõudeid arvestades, eelkõige seda, et ei ole olemas ülekaalukaid õigustatud huve ja andmesubjektide õigusi.
Vihje saatmine ning isikuandmete ja andmekategooriate töötlemine BKMS® Systemi raames
Teavitussüsteemi kasutamine on vabatahtlik ja hõlmab ainult neid isikuandmeid, mida infoedastaja esitab.
Side teie seadme ja teavitussüsteemi vahel toimub krüptitud ühenduse (SSL) kaudu. Teavitussüsteemi kasutamise ajal ei salvestata teie IP-aadressi. Teie arvuti ja BKMS® Systemi vahelise ühenduse säilitamiseks salvestatakse teie arvutisse küpsis, mis sisaldab üksnes seansi ID-d (sessiooniküpsis). See küpsis kehtib ainult teie veebiseansi lõpuni ja aegub, kui te sulgete oma brauseri.
Teavitussüsteemis on võimalik luua turvaline postkast, millel on individuaalselt valitud pseudonüüm/ kasutajanimi ja parool. See võimaldab teil saata vihjeid HHLA vastavale vastutavale töötajale kas nimeliselt või anonüümselt ja turvaliselt. Süsteem salvestab andmed ainult teavitussüsteemi, mis teeb selle eriti turvaliseks. See pole tavalise meilisuhtluse vorm.
Vihje või täienduse saatmisel saate lisada sellele manuseid vastavale HHLA vastutavale töötajale. Kui soovite jääda vihje saatmisel anonüümseks, pidage meeles järgmisi turvalisusnõuandeid. Failid võivad sisaldada peidetud isikuandmeid, mis võivad teie isiku paljastada. Kui soovite jääda anonüümseks, eemaldage enne faili saatmist kogu selline teave. Kui te ei saa neid andmeid kustutada või ei tea, kuidas seda teha, kopeerige manuse tekst oma vihje sisusse või saatke väljaprinditud dokument anonüümselt aadressile, mille on kontrollija teile postkasti kaudu andnud, viidates viitenumbrile, mille saate vihje saatmise protseduuri lõpus.
Kui saadate vihje teavitussüsteemi kaudu, võime töödelda järgmisi isikuandmeid ja teavet.
- Teave konkreetse olukorra kohta, nt aeg, asjaolud, isikud ja muu teave seoses infoedastajate saadetud vihjetega
- Tööalane teave, näiteks tegevusala, töökoht, võimalik järelevalveametnik ja ametialane kontaktinfo
- Operatiivsed dokumendid ja dokumendid, nagu reisikulude arvestus, tööaja arvestus, lepingud, teenuste arvestus, arved ja suhtlusandmed (nt e-kirjad, vestlussõnumid)
- Isikuandmed, näiteks nimi, isiklik aadress, isiklik telefoninumber, isiklik e-posti aadress
- Isikuandmete eriliigid, IKÜM art 9, kui rikkumisest teatava isiku saadetud vihje sisaldab selliseid andmeid. HHLA töötleb selliseid andmeid ainult kohaldatavaid andmekaitse-eeskirju arvestades ja järgides, eelkõige IKÜM art 9 lg 2 kohaselt.
HHLA ei kasuta automatiseeritud otsuseid ega profiilianalüüsi meetmeid, nagu need on määratletud IKÜM art 22 kohaselt toimuvate uurimismeetmete raames.
Säilitamisperiood
HHLA säilitab uurimise raames kogutud andmeid kooskõlas kohaldatavate andmekaitsealaste õigusaktidega.
Isikuandmeid säilitatakse nii kaua, kui see on vajalik eespool nimetatud eesmärkidel või kui seadus seda nõuab. Kui aluseks olevad põhjendused või mis tahes seadusest tulenev säilitamis- või dokumenteerimiskohustus kaotab kehtivuse, kustutatakse need andmed vastavalt seadusesätetele. Eelkõige võib säilitamise kestuse määrata kindlaks kahtluse tõsidus, teatatud võimaliku nõuetele vastavuse rikkumise liik ja olukorra keerukus.
Vihjete konfidentsiaalne käsitlemine ja jagamine kolmandate isikutega
Üldiselt ei jaga me teie andmeid kolmandate isikutega. Jagamine toimub ainult siis, kui andmed on konkreetselt jagamiseks ette nähtud, kui te olete selleks eelnevalt andmete esitamise ajal selgesõnalise nõusoleku andnud või kui meil on seadusest tulenev kohustus või õigus seda teha.
Sissetulevad vihjed jõuavad üksikute HHLA poolt valitud ja volitatud vastavusorganisatsiooni töötajateni, kes on saanud eriväljaõppe ning menetlevad vihjeid alati konfidentsiaalselt. HHLA vastavusorganisatsiooni töötajad hindavad asja ja teostavad konkreetse juhtumi puhul nõutava edasise uurimise.
Vihje menetlemisel või eriuurimise läbiviimisel võib osutuda vajalikuks jagada vihjeid ka teiste HHLA või teiste kontserni kuuluvate ettevõtete töötajatega (nt juhul, kui vihjed on seotud juhtumitega tütarettevõtetes). Need tütarettevõtjad võivad asuda väljaspool Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda asuvates riikides, kus kehtivad erinevad isikuandmete kaitset käsitlevad eeskirjad. Üritame alati tagada, et vihjete jagamisel peetaks kinni kohaldatavatest andmekaitsenõuetest.
Kõik isikud, kes saavad juurdepääsu andmetele, on kohustatud hoidma konfidentsiaalsust.
Seadusest tulenevalt oleme kohustatud süüdistatavat osapoolt teavitama vihjetest tema kohta niipea, kui selle avalikustamine ei ohusta enam uurimist. Teie isikut kui infoedastajat ei avalikustata, välja arvatud juhul, kui oleme seadusega kohustatud seda tegema.
Teavitussüsteemi haldab HHLA nimel spetsiaalne volitatud töötleja EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berliin, Saksamaa, kes on kohustatud järgima HHLA juhiseid (IKÜM art 28).
Teavitussüsteemi sisestatud isikuandmeid ja teavet säilitatakse EQS Group AG hallatavas andmebaasis, mis asub väga turvalises andmekeskuses. EQS Group AG-l ja teistel kolmandatel isikutel andmetele juurdepääsu ei ole. Seda tagatakse sertifitseeritud protseduuriga, mis kasutab ulatuslikke tehnilisi ja organisatsioonilisi meetmeid. Kõiki andmeid säilitatakse krüpteeritult ja mitmetasemelise parooliga vastavalt õiguste süsteemile, nii et juurdepääs on piiratud väga väikesele hulgale HHLA vastavusorganisatsioonis tegutsevatele, selleks selgelt volitatud isikutele.
Üksikutel juhtudel võivad olla olemas muud seadusest tulenevad kohustused andmete jagamiseks; need ei ole siiski üldised ja tekivad ainult konkreetse juhtumi kontekstis. See hõlmab koostööd uurimisasutustega ja andmete jagamist selles kontekstis, võttes alati arvesse andmekaitseseadust.
Teie kui andmesubjekti õigused
Teil on kohaldatavate andmekaitseseaduste alusel järgmised õigused:
- õigus saada teavet oma isikuandmete töötlemise kohta IKÜM art 15 kohaselt;
- õigus andmete parandamisele või kustutamisele, sealhulgas õigus olla unustatud IKÜM art 16, 17 kohaselt;
- õigus nõuda töötlemise piiramist IKÜM art 18 kohaselt;
- õigus andmete ülekantavusele IKÜM art 20 kohaselt;
- õigus mitte saada automatiseeritud töötlemisel põhinevat otsust, mis toob kaasa õiguslikke tagajärgi või mõjutab teid oluliselt, IKÜM art 22 kohaselt;
- õigus esitada vastuväiteid töötlemisele, sealhulgas profiilianalüüsile, teie konkreetse olukorraga seotud põhjustel IKÜM art 6 lg 1 p f, art 21 kohaselt;
õigus esitada kaebus pädevale järelevalveasutusele. Kaebuse esitamise õigust võib kasutada eelkõige teie alalise elukoha, töökoha või väidetava rikkumise koha liikmesriigi järelevalveasutuse puhul. Hamburgi pädev järelevalveasutus on:
The Officer for Data Protection and Freedom of Information of the Free and Hanseatic City of Hamburg, Ludwig-Erhard-Str 22, 20459 Hamburg, e-post: mailbox@datenschutz.hamburg.de.
Kõiki andmesubjekti õiguseid, välja arvatud õigus esitada kaebus järelevalveasutusele, on võimalik teostada kontserni andmekaitseametniku või asjaomase ettevõtte pädeva andmekaitseametniku suhtes. Selleks palume pöörduda allpool nimetatud kontaktisiku poole.
Andmekaitseametniku kontaktandmed:
Teil on õigus võtta igal ajal ühendust meie andmekaitseametnikuga (datenschutz@hhla.de).
