Poznámky o ochrane osobných údajov
Spoločnosti skupiny Webasto Group, inými slovami Webasto SE a jej pridružené spoločnosti/dcérske spoločnosti, v zmysle § 15 a nasl. zákona o obchodných spoločnostiach (AktG) (spoločne označované ako „Webasto“) berú tému ochrany osobných údajov a dôvernosti veľmi vážne a riadia sa platnými nariadeniami o ochrane osobných údajov, najmä všeobecným nariadením EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR), nemeckým zákonom o ochrane údajov (BDSG) a príslušnými národnými predpismi o ochrane osobných údajov. Pred podaním hlásenia si pozorne prečítajte informácie o ochrane osobných údajov uvedené nižšie.
Účel a právny základ systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení slúži na účely bezpečného a dôverného prijímania, spracovávania a správu hlásení o porušovaní platných zákonov, externých predpisov a interných zásad a pravidiel. Spracúvanie osobných údajov v rámci systému podávania hlásení je založené na oprávnenom záujme spoločnosti Webasto odhaľovať a predchádzať nekalým praktikám a zneužívaniu a tým predísť poškodeniu spoločnosti Webasto, jej zamestnancov, zákazníkov a obchodných partnerov. Právnym základom tohto spracúvania osobných údajov je článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Zodpovedné strany
Strany zodpovedné za ochranu osobných údajov v systéme podávania hlásení sú
- Webasto SE a
- jej pridružené spoločnosti podľa § 15 a nasl. zákona AktG
ako strany so vzájomne nezávislou zodpovednosťou (Webasto, pozri vyššie). Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Nemecko, v mene spoločnosti Webasto SE.
Osobné údaje
Pojem osobné údaje označuje informácie, ktoré sa týkajú vašej osoby alebo na základe ktorých vás možno identifikovať. To zahŕňa informácie, ako je vaše meno, adresa, poštová adresa, telefónne číslo, IP adresa, typ prehliadača, operačný systém PC, webová stránka, z ktorej ste nás navštívili, ako aj dátum, čas a webové stránky, ktoré navštívite.
Spracovanie osobných údajov systémom podávania hlásení
Osobné údaje a informácie zadané do systému podávania hlásení sa ukladajú do databázy prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group GmbH, v dátovom centre s vysokým stupňom bezpečnosti. Údaje vidí len niekoľko zamestnancov, ktorí sú špeciálne poverení spoločnosťou Webasto. EQS Group GmbH a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. Je to zabezpečené certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel podľa systému povolení, čím má umožnený prístup len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb zo spoločnosti Webasto. Spoločnosť Webasto ustanovila úradníka pre ochranu osobných údajov v rámci skupiny.
Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov a uplatňovania vašich práv môžete zaslať úradníkovi pre ochranu osobných údajov v rámci skupiny na nasledujúcu e-mailovú adresu: dataprotection@webasto.com
Typ zhromažďovaných osobných údajov
Použitie systému podávania hlásení je založené na úplnej dobrovoľnosti. Ak podáte hlásenie pomocou systému podávania hlásení, budeme zhromažďovať nasledujúce osobné údaje a informácie:
- Vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju totožnosť
- Či už ste zamestnancom Webasto
- Mená a ďalšie osobné údaje osôb, ktoré uvádzate vo svojom hlásení, ak je to relevantné.
Zachovanie dôverného charakteru hlásení
Prichádzajúce oznámenia prijíma malá skupina výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov právneho oddelenia/oddelenia pre dodržiavanie zákonov spoločnosti Webasto a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci právneho oddelenia/oddelenia pre dodržiavanie zákonov spoločnosti Webasto záležitosť vyhodnotia a vykonajú ďalšie prešetrovanie potrebné pre daný prípad.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho vyšetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci spoločnosti Webasto, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach. Môžu mať sídlo v krajinách mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru s rôznymi predpismi na ochranu osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie príslušných platných predpisov o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovať ich dôverný charakter.
Informácie o obvinenom
Sme právne zaviazaní informovať obvinené strany o všetkých hláseniach prijatých proti nim, hneď ako zverejnenie týchto informácií neohrozí vyšetrovanie. Vaša identita ako podávateľa hlásenia nebude zverejnená, pokiaľ zákon nevyžaduje inak.
Práva dotknutých osôb
V súlade s ustanoveniami zákona GDPR o ochrane osobných údajov máte vy a osoby uvedené v hlásení právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania a právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov v budúcnosti. Ak sa uplatňuje právo na námietku voči spracovaniu osobných údajov, potreba uložených údajov na preskúmanie hlásenia bude vyhodnotená okamžite. Akékoľvek spracovanie, ku ktorému došlo predtým, zostáva odvolaním nedotknuté. Svoj súhlas môžete kedykoľvek bez uvedenia dôvodov odvolať tak, že sa obrátite na úradníka pre ochranu osobných údajov v rámci skupiny Webasto Group (dataprotection@webasto.com). Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú okamžite vymazané. Máte tiež právo podať sťažnosť orgánu dohľadu.
Čas uchovania osobných údajov
Osobné údaje sa uchovávajú tak dlho, ako je to potrebné na objasnenie situácie a vykonanie konečného posúdenia, alebo kým existuje oprávnený záujem zo strany Webasto, alebo ak je ich uchovávanie vyžadované zákonom, alebo z dôvodu vyšetrovania zo strany orgánov verejnej moci či súdneho konania. Keď sa hlásenie spracuje, údaje sa vymažú v súlade s miestnymi zákonnými požiadavkami.
Používanie systému podávania hlásení
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša adresa IP sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. Aby sa udržalo spojenie medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení, vo vašom počítači sa uloží súbor cookie, ktorý obsahujú len ID tejto relácie (takzvané cookie relácie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V rámci systému podávania hlásení je možné zriadiť poštovú schránku, ktorá je chránená individuálne zvoleným pseudonymom/používateľským menom a heslom. To vám umožňuje odoslať hlásenie zodpovednému zamestnancovi spoločnosti Webasto buď s menom, alebo anonymným, bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nie je to forma bežnej e-mailovej komunikácie.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo dodatočnej informácie môžete poslať príslušnému zamestnancovi spoločnosti Webasto prílohy. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré by mohli ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním súboru odstráňte všetky také informácie. Ak tieto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu svojho hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Verzia: Jún 2021
