ВИСЛОВЛЮЙТЕСЯ. МИ ГОТОВІ ВИСЛУХАТИ ВАС

Що таке Semperline?

Наш Кодекс ділової етики (https://www.semperitgroup.com/company/compliance-code-of-conduct) «задає тон» нашій бізнес-діяльності у всьому світі. У холдингу Semperit не толеруються будь-які порушення законодавства, нормативних актів, нашого Кодексу ділової етики чи інших внутрішніх приписів. Ми розраховуємо на сприяння й заохочуємо всіх своїх працівників, постачальників, клієнтів та інших зацікавлених осіб повідомляти про будь-які підозрювані чи фактичні порушення, про які їм стало відомо.

Якщо ви є нашим працівником, вам слід спочатку повідомити про будь-яку гадану незаконну, неетичну чи неналежну поведінку своєму безпосередньому керівнику, іншому менеджеру або (місцевій) контактній особі відділу роботи з персоналом. Якщо ви як наш працівник вважаєте неможливим для себе порушувати та вирішувати проблеми щодо комплаєнсу на внутрішньому рівні або якщо ви не є нашим працівником (тобто ви – клієнт, постачальник або діловий партнер), ми пропонуємо вам скористатися інструментом для надсилання повідомлень SemperLine.

Ця лінія безкоштовна й може використовуватися будь-якою зацікавленою особою в будь-якій точці світу 24 години на добу та 7 днів на тиждень. Заохочуємо вас ідентифікувати себе, аби ми могли налаштувати якнайкращі можливі параметри для ефективного розслідування; однак за бажанням ви можете надіслати повідомлення на умовах анонімності. Якщо ви вирішите зберегти анонімність, ми пропонуємо вам можливість створити захищену поштову скриньку, аби спілкуватися з нами. Це дасть нам змогу зв’язатися з вами, якщо виникнуть додаткові запитання. Ми підтримуватимемо з вами зворотний зв’язок.

Усі повідомлення отримуються та обробляються відповідно до стандартизованої процедури. Доступ до вашого повідомлення буде лише у вас і відповідної команди з комплаєнсу холдингу Semperit. Уся надана інформація, а також матеріали розслідування справи, включно з особою інформатора, оброблятимуться за умов секретності та суворо конфіденційно. Просимо вас надавати та надсилати лише ту інформацію, правдивість і повнота якої підтверджуються вашими власними відомостями.

Навіщо мені відправляти повідомлення?

Ми, працівники холдингу Semperit, ведемо свою бізнес-діяльність на засадах чесності та відповідно до корпоративних цінностей.

Може статися так, що у вас виникне певне занепокоєння або вам стане відомо про неналежну поведінку, здатну завдати шкоди Semperit. Ваше повідомлення з цього приводу дасть нам змогу виявити на ранній стадії проблеми з професійною етикою і нормативно-правовою відповідністю та допоможе нам якомога швидше зреагувати на ваше занепокоєння. Завдяки вашому повідомленню ми зможемо захистити Semperit від цілої низки небезпек та ризиків. Це дасть нам змогу залишатись ефективними й успішними у своїй бізнес-діяльності в довгостроковій перспективі.

Про які інциденти можна повідомляти?

Можна повідомляти про будь-які порушення законодавства, нормативних актів, нашого Кодексу ділової етики або внутрішніх інструкцій. Система SemperLine у процесі надсилання повідомлення дозволяє вибрати потрібну категорію повідомлення з переліку. Якщо зміст вашого повідомлення не підпадає під жодну із запропонованих категорій, виберіть категорію «Інші порушення та неправомірні дії».

Своє занепокоєння з приводу комплаєнсу або інформацію про будь-які порушення слід описати якомога детальніше. Буде доцільно, якщо ваше повідомлення відповідатиме на такі п’ять запитань: «Хто? Що? Коли? Як? Де?». Можна також завантажити документи, зображення чи відео.

Просимо вас надавати та надсилати лише ту інформацію, правдивість і повнота якої підтверджуються вашими власними відомостями. Надана вами інформація може стати підставою для рішень, які матимуть серйозні наслідки для причетних осіб. Свідоме надання неправдивої або оманливої інформації заборонене законом. За жодних обставин не поширюйте ту чи іншу інформацію (зокрема, державну таємницю), якщо така дія є незаконною у вашій країні.

Яким чином можна відправити повідомлення?

Щоб надіслати повідомлення (під власним іменем або анонімно), натисніть кнопку «Відправити повідомлення», що розташована вгорі зліва на нашій вступній сторінці. Ми рекомендуємо вам ідентифікувати себе, указавши своє ім’я.

Процес надсилання повідомлення складається з чотирьох кроків.

1. Вам буде запропоновано переглянути інформацію, що стосується захисту вашої анонімності, та відповісти на контрольне запитання.
2. На наступній сторінці вам запропонують вибрати категорію вашого повідомлення.
3. На сторінці повідомлення ви зможете надати детальну інформацію про інцидент(и) / порушення та відповісти на запитання щодо них, просто вибираючи варіанти відповіді. У полі для довільного тексту можна ввести до 5000 символів, що відповідає цілій сторінці формату A4. Ви можете також відправити файл розміром не більше ніж 5 Мб. Візьміть до уваги, що в документах може міститися інформація про їхнього автора. Після відправлення повідомлення ви отримаєте його номер на підтвердження того, що повідомлення успішно надіслане.
4. Відтак вам буде запропоновано створити свою власну захищену поштову скриньку. Вона дасть нам змогу підтримувати з вами зворотний зв’язок, відповідати на ваші запитання та повідомляти вас про стан розгляду повідомлення.

Якщо ви налаштуєте захищену поштову скриньку, то зможете заходити до неї безпосередньо, натиснувши кнопку «Увійти». Спочатку вам потрібно буде відповісти на контрольне запитання.

Поки ви самі не введете будь-які дані, за якими можна буде відстежити або розкрити вашу особу, сертифікована система BKMS^® System захищатиме вашу анонімність за допомогою технічних засобів.

Щодо нас ви можете бути певні: нас цікавить лише суть того, про що ви повідомляєте. Зловживання слід виявляти, а будь-яким (додатковим) збиткам – запобігати.

У чому полягає захист моєї анонімності? Яким чином я отримуватиму зворотний зв’язок?

Система SemperLine захищає людей, які надсилають повідомлення й при цьому не бажають розкривати свою особу. Чинна в системі функція захисту анонімності сертифікована незалежним органом.

Під час створення захищеної поштової скриньки ви самі вибираєте собі псевдонім/ім’я користувача та пароль. Ваше повідомлення залишатиметься анонімним завдяки шифруванню й іншим спеціальним заходам безпеки. У процесі відправки повідомлення ваші особисті дані жодного разу не запитуватимуть. Не вводьте жодної інформації, яка дала б змогу зробити висновки щодо вашої особи. Щоб запобігти відстеженню вашої особи поза системою Semperline, не використовуйте для відправлення повідомлення комп’ютер, наданий працедавцем. Зокрема, використання інтранет-з’єднання Semperit може поставити під загрозу вашу анонімність.

Через захищену поштову скриньку команда з комплаєнсу холдингу Semperit контактуватиме з вами та підтримуватиме зворотний зв’язок із приводу обробки наданої вами інформації або поставить запитання, якщо окремі деталі повідомлення потребуватимуть уточнення. Під час цього діалогу ви зможете зберегти свою анонімність.

Заохочуємо вас ідентифікувати себе, аби ми могли налаштувати якнайкращі можливі параметри для ефективного розгляду й розслідування вашого повідомлення. Якщо особа, яка надсилає повідомлення, указує своє ім’я, перевіряючий зможе зв’язатися з нею безпосередньо. Якщо ви не бажаєте, щоб ваші дані поширювалися за межі команди з комплаєнсу холдингу Semperit, укажіть це у своєму повідомленні. З інформацією про обробку особистих даних, які ви нам надаєте, можна ознайомитися тут. Зверніть увагу на таке: ми зацікавлені лише в тій інформації з повідомлення, яка дає змогу запобігти якому б то не було збитку; ви не цікавите нас як інформатор.

Захист даних

Особисті дані обробляються холдингом Semperit виключно відповідно до застосовних нормативних положень щодо конфіденційності даних із метою функціонування системи інформування та для розслідування повідомлень, надісланих через цю систему.

Система інформування SemperLine забезпечує безпечну й конфіденційну передачу, збір і обробку повідомлень про порушення нормативних положень, які діють у Semperit. Доступ до даних надається лише вузькому колу вповноважених юридичних консультантів і працівників холдингу Semperit, на яких накладено суворі зобов’язання щодо конфіденційності. Ані EQS Group GmbH, ані інші треті особи не мають доступу до цих даних.

Працівники холдингу Semperit можуть знайти додаткову інформацію щодо повідомлення про зловживання та щодо відповідної процедури у внутрішніх інструкціях стосовно інформування. Докладну інформацію про захист і обробку даних можна знайти тут.

Яким чином Semperit оцінюватиме моє повідомлення?

Усі повідомлення отримує та обробляє виключно холдинг Semperit відповідно до нашої стандартизованої процедури. Уся надана інформація оброблятиметься за умов секретності й суворо конфіденційно. Інформацію буде передано лише особам, відповідальним за подальшу перевірку та розслідування справи.

Команда з комплаєнсу холдингу Semperit обробить і розгляне ваше повідомлення, після чого вирішить, чи потребує справа поглибленого внутрішнього або зовнішнього розслідування. Якщо ваше повідомлення потребуватиме додаткової перевірки, ми можемо направити його в департаменти, які відповідають за розгляд саме таких справ, як та, що описана в повідомленні. Під час цього процесу причетним особам буде надано можливість прокоментувати справу, про яку ви нам повідомили. Якщо ви розкриваєте в повідомленні своє ім’я, але не бажаєте, щоб під час розслідування ми ділилися цією інформацією з причетними до справи особами, зазначте це в повідомленні. За необхідності або вимогою законодавства інформація, що міститься в повідомленні, може бути також розкрита державним органам.

Ми користуватимемося вашою поштовою скринькою, яку ви налаштували в системі інформування, аби повідомляти вам про наслідки вашого повідомлення, але не доводитимемо до вашого відома подробиці про результати розслідування та вжиті заходи, як-от захист даних чи інші застосовні правові положення залежно від характеру справи.

Що мені робити, якщо я стану об’єктом помсти?

Ми розуміємо, що вам може бути некомфортно, ба більше – страшно розповідати про якісь негаразди. Саме тому ми забороняємо те, що являє собою помсту. У нас запроваджено певні процеси, які мають на меті захистити кожного, хто з добрих намірів повідомляє про проблему або співпрацює з розслідуванням, від будь-якої форми помсти. Якщо ви вважаєте, що стали об’єктом помсти, можете повідомити про це безпосередньо команді з комплаєнсу (compliance@semperitgroup.com) або ж скористатися системою інформування SemperLine, вибравши категорію повідомлення «Інші порушення та неправомірні дії». Нагадуємо, що свідоме надання неправдивої або оманливої інформації є незаконним.