Obaveštenje o privatnosti podataka
Veoma ozbiljno shvatamo poverljivost i zaštitu podataka i poštujemo odredbe Opšte uredbe o zaštiti podataka o ličnosti EU – GDPR, kao i važeće nacionalne propise o zaštiti podataka. Pre podnošenja prijave pažljivo pročitajte ove informacije o zaštiti podataka.
Svrha i zakonski osnov sistema za podnošenje prijave
Sistem za podnošenje prijave (BKMS® System) je namenjen bezbednom i poverljivom primanju, prosleđivanju i upravljanju prijavama koje se tiču povreda pravila usaglašenosti preduzeća Otto GmbH & Co. KGaA i preduzeća koja su povezana sa Otto grupom. Prosleđivanje ličnih podataka unutar okvira sistema BKMS® System se bazira na opravdanom interesu naše kompanije za otkrivanje i sprečavanje zloupotrebe i time za sprečavanje nastanka štete za preduzeće Otto GmbH & Co. KGaA i Otto Grupu, njene zaposlene i kupce (Čl. 6(1) polovina rečenice 1(f) GDPR u vezi sa §§ 30, 130 njemačkog Zakona o upravnim prekršajima (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG). Štaviše, obrada je neophodna za ispunjenje zakonske obaveze (čl. 6 (1) pola rečenice 1(c) GDPR u vezi sa članom 8 Politike o uzbunjivačima ili članom 6(1) pola rečenice 1(c) GDPR u vezi sa odgovarajućim aktom o implementaciji, kao što je § 10 njemačkog Uzbunjivača Zakon o zaštiti (HinSchG).
Imajte na umu da, kao zviždač, možete podnijeti prijavu na mreži bez otkrivanja vašeg identiteta.
Odgovorne strane
Strana koja je odgovorna za zaštitu podataka u sistemu za podnošenje prijave je
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburg.
Sistemom za podnošenje prijave upravlja specijalizovano preduzeće EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich u Nemačkoj, u ime preduzeća Otto GmbH & Co. KGaA .
Lični podaci i informacije unete u sistem za podnošenje prijava se čuvaju u bazi podataka centra podataka visoke bezbednosti kojim upravlja preduzeće EQS Group GmbH. Samo preduzeće Otto GmbH & Co. KGaA i preduzeća koja su povezana sa Otto grupom imaju pristup ovim podacima. Ni preduzeće EQS Group GmbH, ni treće strane nemaju pristup ovim podacima. To je obezbeđeno sertifikovanim procedurama pomoću opsežnih tehničkih i organizacionih mera.
Svi podaci se skladište šifrovani sa višestrukim nivoima zaštite pomoću lozinke tako da je pristup ograničen na veoma mali broj posebno ovlašćenih osoba u preduzeću Otto GmbH & Co. KGaA i preduzećima koja su povezana sa Otto grupom.
Preduzeće Otto GmbH & Co. KGaA je imenovalo lice za zaštitu podataka. Pitanja u vezi sa zaštitom podataka o ličnosti u preduzeću Otto GmbH & Co. KGaA treba slati preduzeću Otto GmbH & Co. KGaA na datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Vrste ličnih podataka koje prikupljamo
Korišćenje sistema za podnošenje prijave je dobrovoljno. Ako podnosite prijavu preko sistema za podnošenje prijave, prikupljamo sledeće lične podatke i informacije:
- Vaše ime, ako se odlučite da otkrijete svoj identitet
- Vaše kontakt podatke, ako ih otkrijete
- Da li ste zaposleni u preduzeću Otto GmbH & Co. KGaA ili preduzeću koje je povezano sa Otto grupom
- Imena i druge lične podatke osoba koje navodite u prijavi, ako je primenjivo
Poverljiv tretman prijava
Dolazne prijave koje prima mali broj posebno ovlašćenih i posebno obučenih zaposlenih u odeljenju za usaglašenost preduzeća Otto GmbH & Co. KGaA i kompanija koje su povezane sa Otto grupom se uvek tretiriraju kao poverljive. Zaposleni odeljenja za usaglašenost preduzeća Otto GmbH & Co. KGaA i/ili zaposleni odeljenja za usaglašenost u povezanim preduzećima procenjuju predmet i sprovode dodatne istrage, koje mogu biti potrebne u posebnim slučajevima.
Tokom obrade prijave ili sprovođenja specijalne istrage možda će biti potrebno da se prijava podeli sa drugim zaposlenima preduzeća Otto GmbH & Co. KGaA ili sa zaposlenima iz preduzeća drugih grupa, na primer, ako se prijava odnosi na incident u ispostavi. Ove filijale mogu da imaju sedište van teritorije Evropske unije ili Evropske ekonomske zone, gde su na snazi drugačiji propisi u pogledu zaštite ličnih podataka. Prilikom deljenja prijava uvek obezbeđujemo usklađenost sa relevantnim zakonima iz domena zaštite podataka.
Sve osobe koje dobiju mogućnost pristupa podacima dužne su da čuvaju njihovu poverljivost.
Informacije o optuženoj osobi
Imamo zakonsku obavezu da optužene strane informišemo o svim primljenim prijavama protiv njih, čim otkrivanje tih informacija više ne ugrožava istragu. Vaš identitet kao uzbunjivača neće biti objavljen, osim u slučaju da smo zakonski obavezni da to uradimo.
Prava lica na koje se podaci odnose
Prema evropskim zakonima u pogledu zaštite podataka, vi i osobe navedene u prijavi imate pravo na pristup, ispravku, brisanje i ograničenje prosleđivanja podataka, prenosivost podataka, kao i pravo da se usprotivite obradi ličnih podataka. Ako koristite pravo na protivljenje obradi ličnih podataka, neophodnost skladištenih podataka za potrebe analize podnete prijave će biti procenjena odmah. Podaci koji više nisu potrebni će biti odmah izbrisani.
Prava koja imate u odnosu na nas, kao što je gorenavedeno, mogu da se ostvare u Otto grupi (GmbH & Co KG), imejl: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Takođe imate pravo obraćanja nadzornom organu.
Lični podaci se čuvaju koliko je potrebno za razjašnjavanje situacije i za donošenje finalne procene ili dok god postoji legitimni interes od strane preduzeća ili dok je to zakonom propisano. Nakon završetka obrade izvještaja, podaci će biti obrisani u skladu sa odgovarajućim važećim zakonskim zahtjevima.
Korišćenje portala za podnošenje prijava
Komunikacija između vašeg računara i sistema za podnošenje prijave se odvija preko šifrovane konekcije (SSL). Vaša IP adresa se ne skladišti za vreme korišćenja sistema za podnošenje prijave. Za održavanje veze između vašeg računara i sistema BKMS® System, na vašem računaru se postavlja kolačić, koji samo sadrži ID sesije (takozvani kolačić sesije). Kolačić je validan samo do kraja sesije i ističe kada zatvorite pregledač.
Moguće je unutar sistema za podnošenje prijave podesiti bezbedno poštansko sanduče koje će biti zaštićeno pseudonimom/korisničkim imenom i lozinkom koje ste lično izabrali. To vam omogućava da prijave šaljete odgovarajućem zaduženom zaposlenom preduzeća Otto GmbH & Co. KGaA i/ili nekom od preduzeća koje je povezano sa Otto grupom, pod punim imenom ili na anoniman i bezbedan način. Sistem čuva samo podatke unutar sistema za podnošenje prijave, što ga čini posebno bezbednim. Ne radi se o obliku obične komunikacije e-poštom.
Napomena u vezi sa slanjem priloga
Kada podnosite prijavu ili dopunu, istovremeno možete da pošaljete priloge odgovornom zaposlenom u preduzeću Otto GmbH & Co. KGaA i/ili nekom od povezanih preduzeća. Ako želite da podnesete prijavu anonimno, uzmite u obzir sledeću bezbednosnu napomenu: datoteke mogu da sadrže skrivene lične podatke koji mogu da ugroze vašu anonimnost. Uklonite ove podatke pre slanja. Ako ne možete da uklonite ove podatke ili niste sigurni kako da to uraditie, prekopirajte tekst iz priloga u prijavu ili pošaljite štampani dokument anonimno na adresu iz podnožja stranice, uz navođenje referentnog broja koji ste dobili na kraju procesa podnošenja.
Verzija: Mart 2024
„Fer odnos, poštovanje i odgovorne interakcije u osnovi su naše svakodnevne saradnje. To obuhvata poštovanje svih merodavnih zakona i propisa, poštovanje etičkih vrednosti i podsticanje održivog razvoja. Ako ste stekli utisak da pravni ili moralni kompas pokazuju u pogrešnom smeru u bilo kom trenutku, bili bismo vam zahvalni na podnošenju prijave. Naš sistem za uzbunjivanje omogućava da svako može da se obrati našem timu sa usaglašenost u poverenju i, ako to želi, anonimno.”