معلومات حماية البيانات
إننا نأخذ حماية البيانات وسريتها على محمل الجد ونلتزم بأحكام اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) بالإضافة إلى اللوائح الوطنية الحالية لحماية البيانات. يرجى قراءة هذه المعلومات المتعلقة بقانون حماية البيانات بعناية قبل إرسال الرسالة.
الغرض والأساس القانوني لنظام الإبلاغ عن المخالفات
يستخدم نظام الإبلاغ عن المخالفات (BKMS® System) لقبول، ومعالجة، وإدارة النصائح المتعلقة بانتهاكات متطلبات الامتثال الخاصة بشركة Otto (GmbH & Co KG) والشركات التابعة لمجموعة Otto Group بشكل آمن وسري. ترتكز معالجة البيانات الشخصية في إطار عمل نظام BKMS® System على المصلحة المبررة لشركتنا في اكتشاف الانتهاكات ومنعها ومن ثم تجنب الضرر الذي قد يلحق بشركة Otto (GmbH & Co KG) والشركات التابعة لمجموعة Otto Group وكذلك موظفيها والعملاء (وفقًا للمادة 6 (1) نصف الجملة 1 (و) من اللائحة العامة لحماية البيانات جنبًا إلى جنب مع المادتين 30 و130 من قانون المخالفات النظامية الألماني. بالإضافة إلى ذلك فإن المعالجة ضرورية من أجل الوفاء بالتزام قانوني (المادة 6 (1) نصف الجملة 1 (ج) من اللائحة العامة لحماية البيانات بالتزامن مع المادة 8 من سياسة المبلغين عن المخالفات أو المادة 6 (1) نصف الجملة 1 (ج) من اللائحة العامة لحماية البيانات جنبًا إلى جنب مع قانون التنفيذ ذي الصلة، مثل المادة 10 من قانون حماية المبلغين عن المخالفات الألماني.
يرجى ملاحظة أنه باعتبارك المُبَلِّغ عن المخالفات، يمكنك إرسال رسالة عبر الإنترنت دون الكشف عن هويتك.
الجهة المسؤولة
الجهة المسؤولة عن حماية البيانات في نظام الإبلاغ عن المخالفات هي
شركة Otto (GmbH & Co KG) الكائنة في Werner-Otto-Str. 1-7، 22179 هامبورغ.
تعمل شركة متخصصة على تشغيل نظام الإبلاغ عن المخالفات، وهي شركة EQS Group GmbH، الكائنة في Bayreuther Str. 35، 10789 برلين في ألمانيا، نيابة عن شركة Otto (GmbH & Co KG).
تخزن البيانات والمعلومات الشخصية التي يتم إدخالها في نظام الإبلاغ عن المخالفات في قاعدة بيانات مركز بيانات عالي الأمان تديره شركة EQS Group GmbH. يحق فقط للموظفين المعتمدين لدى شركة Otto (GmbH & Co KG) والشركات التابعة لمجموعة Otto الوصول إلى البيانات. ليس بإمكان شركة EQS Group GmbH والجهات الخارجية الأخرى الوصول إلى البيانات. وهذا أمر مضمون في هذا النظام المعتمد من خلال إجراءات تقنية وتنظيمية شاملة.
تخزن جميع البيانات بطريقة مشفرة من خلال مستويات متعددة من الحماية بكلمة مرور، بحيث يقتصر الوصول على مجموعة صغيرة جدًا من الأشخاص المصرح لهم صراحةً في شركة Otto (GmbH & Co KG) وفي الشركات التابعة لمجموعة Otto Group.
قامت شركة Otto (GmbH & Co KG) بتعيين مسؤول لحماية البيانات. يمكن إرسال الاستفسارات المتعلقة بحماية البيانات إلى شركة Otto (GmbH & Co KG)، من خلال عنوان البريد الإلكتروني: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
نوع البيانات الشخصية التي يتم جمعها
إن استخدام نظام الإبلاغ عن المخالفات خيار تطوعي. نجمع البيانات والمعلومات الشخصية التالية عند إرسال الرسالة من خلال نظام الإبلاغ عن المخالفات:
- اسمك، إذا اخترت الكشف عن هويتك،
- بيانات اتصالك، إذا قمت بالكشف عنها،
- وظيفتك، سواءً كنت موظفًا لدى شركة Otto (GmbH & Co KG) أو إحدى الشركات التابعة لمجموعة Otto Group بالإضافة إلى
- الاسم، وغير ذلك من بيانات شخصية أخرى التي تذكرها في رسالتك، إن وجدت.
المعالجة السرية بشأن رسالتك
تُستلم الرسالة الواردة من قبل مجموعة صغيرة من الأشخاص المصرح لهم صراحةً من جهة الامتثال التابعة لشركة Otto (GmbH & Co KG) وتلك الخاصة بالشركات التابعة لمجموعة Otto Group، وتتم معالجتها دائمًا بسرية تامة. يعمل موظفو جهة الامتثال في شركة Otto (GmbH & Co KG) و/أو جهة الامتثال في الشركات المتضررة التابعة لمجموعة Otto Group على تقييم الأمر وإجراء أي تحقيق إضافي تتطلبه الحالة ذات الصلة.
أثناء معالجة الرسالة أو إجراء تحقيق خاص، قد يكون من الضروري مشاركة الرسالة مع موظفين إضافيين في شركة Otto (GmbH & Co KG) أو مع موظفين في شركات المجموعة الأخرى، على سبيل المثال، إذا كانت الرسالة تشير إلى وقائع حدثت في الشركات التابعة. قد يقع مقر شركات المجموعة هذه في دول واقعة خارج الاتحاد الأوروبي أو المنطقة الاقتصادية الأوروبية وتُطبق لوائح مختلفة بشأن حماية البيانات الشخصية. إننا نعمل دائمًا على التأكد من الامتثال للوائح حماية البيانات المعمول بها عند مشاركة الرسالة.
كما يلتزم جميع الأشخاص المصرح لهم بالوصول إلى البيانات بالحفاظ على سريتها.
معلومات عن الطرف المتهم
نلتزم قانونيًا بإعلام الأطراف المتهمة عن أي رسالة ورادة ضدهم ما لم يضر الإفصاح عن هذه المعلومات بسير التحقيقات. لن يتم الكشف عن هويتك كمُبلغ عن المخالفة إلا إذا اضطررنا قانونيًا لفعل ذلك.
حقوق أصحاب البيانات
وفقًا للتشريعات الأوروبية لحماية البيانات، يحق لك وللأشخاص المذكورين في الرسالة الوصول إلى البيانات، وتصحيحها، ومحوها، وتقييد معالجتها وإمكانية نقلها، فضلاً عن الحق في الاعتراض على معالجة بياناتك الشخصية. وفي حالة ممارسة حق الاعتراض على معالجة البيانات الشخصية، فسنسارع بتقييم مدى ضرورة البيانات المخزنة لفحص الرسالة. سيتم حذف البيانات غير الضرورية على الفور.
يمكن تأكيد الحقوق التي تتمتع بها تجاهنا، كما هو مذكور أعلاه، على Otto (GmbH & Co KG)، عنوان البريد الإلكتروني: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
لديك الحق أيضًا في تقديم شكوى لدى السلطة الرقابية.
يجري الاحتفاظ بالبيانات الشخصية طالما كان ذلك ضروريًا لتوضيح الوضع ولإجراء تقييم نهائي، أو ما دامت هناك مصلحة مشروعة من طرف الشركة، أو لأن الاحتفاظ بها مطلوب بموجب القانون. بعد الانتهاء من معالجة الرسالة، سوف تُمسح البيانات وفقًا للمتطلبات القانونية ذات الصلة المعمول بها.
استخدام نظام الإبلاغ عن المخالفات
يحدث التواصل بين حاسوبك ونظام الإبلاغ عن المخالفات عبر اتصال مشفر بتقنية (SSL). لن يُخزَّن عنوان بروتوكول الإنترنت (IP) أثناء استخدامك لنظام الإبلاغ عن المخالفات. من أجل الإبقاء على الاتصال بين حاسوبك ونظام BKMS® System، فإن ملف تعريف الارتباط يخزن على حاسوبك ويحتوي فقط على معرف الجلسة (وهو ما يسمى بملف تعريف ارتباط الجلسة). ملف تعريف الارتباط المذكور صالح فقط حتى نهاية جلستك وينتهي فور إغلاقك للمتصفح.
يمكنك إنشاء صندوق البريد الآمن ضمن نظام الإبلاغ عن المخالفات، ويتم تأمينه من خلال الاسم المستعار / اسم المستخدم وكلمة المرور التي يمكنك اختيارهم بشكل مخصص. يتيح لك ذلك إرسال رسالتك إلى الموظف المسؤول المختص في شركة Otto (GmbH & Co KG) و/أو إحدى الشركات التابعة لمجموعة Otto Group إما عن طريق الاسم وإما بطريقة آمنة ومجهولة المصدر. يخزن هذا النظام البيانات فقط داخل نظام الإبلاغ عن المخالفات الذي يجعلها آمنة على وجه التحديد. كما أنه ليس شكلاً من أشكال الاتصال التقليدي بالبريد الإلكتروني.
ملاحظة بشأن إرسال المرفقات
عند إرسال رسالة أو إرسال إضافة، يمكنك في نفس الوقت إرسال المرفقات إلى الموظف المسؤول في شركة Otto (GmbH & Co KG) و/أو إحدى الشركات التابعة لمجموعة Otto Group. إذا كنت ترغب في إرسال رسالة مجهولة الهوية، فيُرجى الانتباه لإرشادات السلامة التالية: قد تحتوي الملفات على بيانات شخصية خفية يمكن أن تعرض مجهوليتك للخطر. يُرجى حذف جميع هذه المعلومات قبل إرسال أي ملف. إذا لم تتمكن من إزالة هذه البيانات أو كنت غير متأكد من كيفية القيام بذلك، فانسخ نص ملفك المرفق إلى نص رسالتك أو أرسل المستند المطبوع بشكل مجهول إلى العنوان المدرج في التذييل، مع ذكر رقم الإحالة الذي تم استلامه بعد الانتهاء من إرسال الرسالة.
الإصدار: 25 أكتوبر 2023
