Allianz SE suglasnost o obradi osobnih podataka za SpeakUp
Zaštita Vaših podataka je najviši prioritet za nas. Molimo Vas pažljivo pročitajte ovu izjavu.
Ova izjava o zaštiti podataka ističe smjernice društva Allianz SE („Allianz“, „mi“, „naš“ ili „nas“) u pogledu osobnih podataka (t.j. podataka koji mogu biti dovedeni u vezi s individualnom osobom, „Osobni podaci“) primljenih od strane Allianz kroz SpeakUp i posljedičnih istraga.
S našim kanalom za zviždače (prijavitelje nepravilnosti) „SpeakUp“ osiguravamo mogućnost za prijavu specifičnih slučajeva povrede sukladnosti, na primjer (spisak nije konačan): prijevara, krađa, korupcija, kršenja pravila i procedura u vezi poklona & pozivnica, kršenja zaštite tržišnog natjecanja, financijske neregularnosti ili kršenja računovodstvenih ili poreznih pravila, krivotvorenje i/ili manipulacija poslovanja tvrtke i/ili financijskih zapisa, sve vrste diskriminacije ili uznemiravanja, potencijalni sukobi interesa.
Ova izjava o zaštiti podataka iskazuje, koji osobni podaci će biti prikupljeni, obrađeni i korišteni, u koje svrhe, s kim će biti podijeljeni i koja prava Vi, kao ispitanik imate s time u vezi.
1. Tko je voditelj obrade?
Voditelj je individualna ili pravna osoba koja kontrolira i koja odgovara za čuvanje i upotrebu osobnih podataka u papirnatom ili elektronskom obliku.
Allianz SE, holding kompanija Allianz Grupe sa sjedištem u Koeniginstrasse 28, 80802 Munchen, Njemačka, je voditelj obradepo definiciji relevantnih zakona i odredaba za zaštitu podataka. U slučaju da pretpostavljena povreda uključuje ostala društva Allianz Grupe, ostala društva će također biti voditelji obrade do mjere koja je potrebna da se adresira pretpostavljena povreda. Popis tvrtki Allianz grupe možete pronaći ovdje:
https://www.allianz.com/en/privacy-statement.html#TabVerticalNegative2523488475
Sustav SpeakUp se čuva u bazi podataka kojom upravlja društvo EQS Group GmbH, neovisan operater sa sjedištem u 80333 München, Karlstraße 47, u ime društva Allianz. Svi podaci su šifrirani, zaštićeni lozinkom i pohranjeni na sigurnom mjestu, tako da je pristup sadržaju prijava na sustavu SpeakUp ograničen samo na ovlaštene osobe u Allianz grupi.
2. Koji se osobni podaci prikupljaju?
Mi ćemo prikupiti i obraditi razne vrste Vaših osobnih podataka, da bismo ispunili svrhu ove suglasnosti, uključujući:
- Prezime i ime
- Kontakt podatke (npr. adresa elektronske pošte, broj telefona)
- Poslovni odnos
- Odnos s grupom Allianz
- Informacije o drugim prigovorima koje iznosite Vi ili koje se odnose na Vas
- Informacije o trenutnim ili ranijim istragama u koje ste možda uključeni ili koja se možda odnose na Vas
- Informacije koje omogućuju istraživanje neprikladnih ili pretpostavljenih kaznenih aktivnosti, ili povreda Allianz Kodeksa ponašanja
Allianz Vas potiče da otkrijete svoj identitet kada šaljete prijavu sa sumnjom na kršenje pravila. Brojne se istrage mogu provesti brže i učinkovitije ako se zna ime zviždača (prijavitelja nepravilnosti), jer osoba koja obrađuje prijavu može izravno stupiti u kontakt sa zviždačem (prijaviteljem nepravilnosti). Međutim sustav SpeakUp štiti anonimnost pošiljatelja prijave koji ne žele otkriti svoj identitet. Prilikom kreiranja zaštićenog poštanskog sandučića možete odabrati svoj pseudonim / korisničko ime i lozinku. Sve dok ne unesete podatke iz kojih je moguće izvući zaključke o Vašem identitetu, Vaša prijava će biti anonimna uporabom brojnih tehničkih i organizacijskih mjera, kao što je enkripcija.
Podaci koje prijavite mogu sadržati osobne podatke drugih osoba i bit će evaluirani od strane Allianz grupe. To može dovesti do pokretanja internih ili eksternih istraga i može imati ostale negativne posljedice za uključene osobe. Stoga trebate podnositi samo informacije, za koje pretpostavljate da su prema Vašem najboljem saznanju istinite i da su relevantne za pretpostavljene povrede. Dok je Vaša prijava poslana u dobroj vjeri i prema Vašem najboljem saznanju, nećete biti suočeni s negativnim posljedicama uslijed Vaše prijave.
Međutim, ako svjesno prijavljujete pogrešne ili obmanjujuće podatke, možete biti suočeni negativnim posljedicama. Namjerno širenje pogrešnih podataka je kažnjivo i dovodi do kaznenog progona u mnogim zemljama. Općenito, ne šaljite nam informacije koje mogu biti kažnjive temeljem zakonskih propisa Vaše zemlje.
3. U koje svrhe mi obrađujemo i koristimo Vaše osobne podatke?
Obrađujemo Vaše osobne podatke u svrhu osiguranja globalnog kanala za prijavu nepravilnosti našim zaposlenicima, dioničarima, kupcima i javnosti, te kako bi se istražili i adresirali neprikladni postupci, uključujući pretpostavljene kaznene aktivnosti (npr. prijevara) i povrede Allianz Kodeksa ponašanja.
Allianz poduzima prikladne korake kako bi se dojavljene informacije pažljivo koristile, pri čemu se pridržava najviših standarda povjerljivosti, pažnje i opreza. Odjel praćenja usklađenosti je prvenstveno odgovoran za obradu prijava primljenih preko kanala SpeakUp. Nakon što pošaljete prijavu, naša funkcija usklađenosti će primiti informacije i provjeriti, je li potrebna detaljnija istraga. Istragu mogu provesti interni ili vanjski stručnjaci za istraživanja, ovisno o pretpostavljenoj povredi. Vanjski stručnjaci su ugovorno ili zakonski vezani na obvezu čuvanja povjerljivosti, da bi zaštitili osobne podatke koji se obrađuju u ime grupe Allianz. Odjeli interne revizije, pravnih poslova te funkcija upravljanja ljudskim potencijalima su također redovno uključeni u proces istraga. U značajnim slučajevimaUprava se neizostavno izvještava o aktualnim i važnim saznanjima.
Opće pravilo je da SpeakUp treba biti korišten samo za slanje prijava povezanih s kategorijama nepravilnosti koje su gore navedene. Međutim, ako sadržaj Vaše prijave ne potpada pod niti jednu od kategorija, mi ćemo Vašu priavu proslijediti odgovornom Allianz odjelu, ukoliko smatramo da je to potrebno i prikladno. Na primjer prijave o osobnim pitanjima mogu biti poslane odjelu za upravljanje ljudskim potencijalima.
4. Na kojim pravnim temeljima mi prikupljamo, obrađujemo i koristimo Vaše osobne podatke?
Koristimo sljedeće pravne temelje za prikupljanje, obradu i upotrebu Vaših osobnih podataka:
- Pristanak Oslanjamo se na Vaš pristanak na otkrivanje Vašeg identiteta u slučaju da ste zviždač (prijavitelj nepravilnosti). Kada unesete podatke u sustav SpeakUp, sustav će zatražiti Vaš pristanak na prikupljanje, obradu i korištenje Vaših osobnih podataka kao što je gore opisano. Možete zadržati Vaše pravo da povučete pristanak otkrivanja identiteta uključenim osobama, ali molimo vodite računa o tome, da je Vaše otkazivanje moguće samo unutar mjesec dana od slanja prijave. Mi eventualno moramo otkriti Vaš identitet trećim osobama kao što je opisano u odjelu 5. Ako ne želite da grupa Allianz prikuplja, obrađuje ili koristi Vaše osobne podatke, Vi možete poslati prijavu anonimno.
- Zakonska obveza Obradit ćemo osobne podatke kako bismo se pridržavali zakonskih obveza kojima podliježemo (npr. za održavanje i omogućavanje sustava za prijavu nepravilnosti za naše zaposlenike).
- Opravdani interes. Imamo opravdani interes osigurati da povrede primjenjivih prava ili propisa i povrede Allianz Kodeksa ponašanja budu uredno adresirane u prikladnom vremenskom roku, u svrhu zaštite grupe Allianz kao i zaštite naših zaposlenika, dioničara, klijenata i javnosti od rezultata i učinaka nezakonitog i neprikladnog ponašanja.
5. Tko će imati pristup Vašim osobnim podacima?
Mi ćemo osigurati da Vaši osobni podaci budu obrađeni na način kompatibilan s gore opisanim svrhama.
U opisane svrhe Vaši osobni podaci mogu biti obznanjeni sljedećim stranama koje djeluju kao voditelji obrade trećih strana:
- U slučaju da pretpostavljena povreda uključuje ostala društva Allianz grupe, odgovorni odjeli u ovim društvima će biti obaviješteni; i
- Ovlašteni vanjski stručnjaci (npr. vanjski savjetnici, auditori, stručnjaci forenzičari, itd.).
U opisane svrhe mi također možemo podijeliti Vaše osobne podatke sa sljedećim stranama koje djeluju kao izvršitelji obradepod našim instrukcijama:
- Ovlašteni agenti, ugovaratelji i pružatelji usluga.
Konačno, možemo podijeliti Vaše osobne podatke u sljedećim slučajevima:
- Allianz također može, uvjetovano zakonom, određenim državnim institucijama, uključujući, tijelima za provođenje istrage ili sudovima, dati informacije o prijavljenom kršenju pravila. Ako smo dužni pružiti takve informacije, kao i u slučaju pljenidbe, nećemo biti u mogućnosti ne otkriti informacije koje ste dali AllianzGrupi preko kanala SpeakUp ili u okviru posljedične istrage.
- U nekim slučajevima grupa Allianz nije dužna podijeliti osobne podatke s državnim agencijama, ali ima zakonsko pravo to učiniti dobrovoljno. Molimo da nam javite ako ne želite da dobrovoljno dijelimo Vaše osobne podatke, uključujući Vaš identitet, s državnim instituacijama (osim ako je to neophodno za zaštitu legitimnih interesa grupe Allianz).
- Često zakon traži da se optužene osobe i svjedoci navedeni u prijavi obavijeste i saslušaju. Ove osobe će u tijeku istrage imati priliku predstaviti svoje stajalište o prijavi. U slučaju neanonimne prijave pogođene osobe mogu imati zakonska prava na informaciju, što može od nas zahtijevati otkrivanje Vašeg imena, ukoliko ne postoji nadređeni interes. Molimo javite nam ako ne želite da navedeno Vaše ime kao zviždača. Vi zadržavate Vaše pravo da povučete pristanak otkrivanja identiteta uključenim osobama, ali molimo vodite računa o tome, da je Vaše otkazivanje moguće samo unutar mjesec dana od slanja prijave.
6. Gdje će Vaši osobni podaci biti obrađeni?
Vaši osobni podaci mogu biti obrađeni unutar i izvan Europskog gospodarskog prostora (European Economic Area - EEA) od gore navedenih strana, i uvijek podliježu ugovornim ograničenjima u vezi povjerljivosti i sigurnosti u skladu s primjenjivim zakonima i odredbama za zaštitu podataka. Mi nećemo objaviti Vaše osobne podatke stranama, koje nisu ovlaštene da ih obrađuju.
Uvijek kada prosljeđujemo Vaše osobne podatke u cilju obrade izvan gospodarskog prostora EEA nekoj drugoj tvrtki Allianz grupe, mi to činimo na temelju obvezujućih pravila korporacije grupe Allianz poznatih kao Standard za zaštitu osobnih podataka (Allianz Privacy Standard APS), koji osigurava adekvatnu zaštitu osobnih podataka i obvezan je za društva unutar Allianz Grupe. Javnoj verziji Standarda APS i spisak društva Allianz Grupe koje su sukladne s njima, možete pristupiti na mrežnoj stranici Allianz.com.
Gdje Standard APS nije primjenjiv, mi ćemo umjesto toga poduzimati korake, kojima osiguravamo da transfer Vaših osobnih podataka izvan gospodarskog prostora EEA ima adekvatnu razinu zaštite koji odgovara zaštiti unutar prostora EEA. Možete doznati koje mehanizme zaštite mi koristimo za takve transfere (npr. standardne ugovorne klauzule) tako što ćete nas kontaktirati na dolje opisan način.
7. Koja su Vaša prava u vezi s Vašim osobnim podacima?
Do mjere u kojoj to dopuštaju primjenjivi zakoni i primjenjive odredbe za zaštitu podataka, Vi imate pravo na:
- Pristup Vašim osobnim podacima i na saznanje o porijeklu podataka, svrhu i završetku obrade, detalje voditelja obrade i izvršitelja te detalje onih osoba kojima se podaci eventualno moraju obznaniti;
- Aktualizaciju i ispravak Vaših osobnih podataka, tako da budu ispravni;
- Zahtjev za brisanje Vaših osobnih podataka ako više nisu potrebni u gore navedene svrhe;
- Primanje Vaših osobnih podataka u elektronskom formatu;
- Ograničenje obrade Vaših osobnih podataka u određenim okolnostima, na primjer; gdje ste osporili ispravnost Vaših osobnih podataka, za razdoblje koje omogućava društvu Allianz SE da utvrdi njihovu točnost;
- Prigovor na obradu Vaših osobnih podataka na specifičnim temeljima u vezi Vaše posebne situacije, koji pobijaju naš legitiman temelj za obradu;
- Otkazivanje Vašeg pristanka u svakom trenutku obrade Vaših osobnih podataka bez utjecaja na zakonitost obrade na temelju pristanka prije njegovog otkazivanja i na obradu na drugim zakonskim temeljima (npr. legitiman interes); i
- Podnošenje prigovora kod nas i/ili tijela nadležnog za zaštitu podataka.
Ova prava možete koristiti tako, što ćete nas kontaktirati na način opisan u poglavlju 10 dolje, uz navod Vašeg imena, adrese elektronske pošte i svrhe Vašeg zahtjeva. Vodite računa o tome da to nisu apsolutna prava, ali mi ćemo u punoj mjeri ispunjavati naše zakonske obveze.
8. Koje sigurnosne mjere smo utemeljili u svrhu zaštite Vaših osobnih podataka?
Grupa Allianz je uvela odgovarajuće tehničke i organizacijske sigurnosne mjere (npr. kontrola pristupa, enkripcija, fizička sigurnost poput zaključavanja ureda itd.) u cilju zaštite Vaših osobnih podataka prikupljenih od strane društva Allianz preko kanala SpeakUp i u okviru eventualno potrebnih istraživanja zbog neovlaštenog pristupa, zlouporabe, gubitka ili uništenja.
9. Koliko dugo čuvamo Vaše osobne podatke?
Mi čuvamo Vaše osobne podatke koliko je potrebno za istraživanje i rješavanje slučaja povrede sukladnosti, uključujući ispravak bilo kakvih otkrivenih nedostataka i provođenje eventualnih parnica koje su proistekle iz prijave. Vaši osobni podaci će se čuvati i duže od toga ako je daljnje zadržavanje potrebno zbog pravnih, regulatornih ili ugovornih obveza, ili ako je dopušteno zakonom.
10. Kako nas možete kontaktirati?
Ako imate pitanja u vezi toga, kako Allianz SE koristi Vaše osobne podatke, možete nas kontaktirati poštanskim putem ili preko elektronske pošte koristeći dolje navedene detalje:
Allianz SE
Službenik za zaštitu podataka grupe
Koeniginstrasse 28
80802 München Njemačka
E-pošta: GoodPrivacy@allianz.com
Ako je predmet Vašeg upita način na koji druge kompanije grupe Allianz koriste Vaše osobne podatke, možete kontaktirati detalje navedene u poglavlju 10, a mi ćemo proslijediti Vaš zahtjev službeniku za zaštitu podataka relevantnog društva Allianz Grupe.
11. Koliko često aktualiziramo ovu suglasnost o obradi osobnih podataka?
Mi redovno provjeravamo ovu suglasnost o obradi osobnih podataka. Obavijestit ćemo Vas o tome, ako dođe do važnih promjena koje mogu imati utjecaja na obradu Vaših osobnih podataka.
Ova suglasnost o obradi osobnih je posljednji puta aktualizirana u travnju 2022.