CZY MAJĄ PAŃSTWO WĄTPLIWOŚCI? PROSZĘ NAM O NICH POWIEDZIEĆ!

Dlaczego należy wysłać zgłoszenie?

1. Pomoże to FUJIFILM chronić integralność, poprawić indywidualną odpowiedzialność i utrzymać etyczne środowisko biznesowe. Otwarta, uczciwa i przejrzysta kultura korporacyjna jest podstawą wszystkich naszych działań.
2. Nieetyczne działanie wystawia FUJIFILM, jej pracowników i partnerów biznesowych na różnego rodzaju ryzyka. Zgłaszając naruszenia pomagają Państwo ograniczać i eliminować te ryzyka.
3. Nawet jeśli incydent wydaje się być zbyt odległy w czasie lub pozbawiony znaczenia, należy pamiętać o tym, że zgłoszenie to pozwoli FUJIFILM zapobiec w przyszłości wystąpieniu podobnych zdarzeń.
4. Polityka FUJIFILM chroni pracowników przed jakimkolwiek odwetem. Dopóki przekazywane informacje są prawdziwe i zgodne z najlepszą wiedzą, nie mają się Państwo czego obawiać.

Jakie incydenty można zgłaszać?

Z systemu należy korzystać w przypadku uzasadnionych podejrzeń co do naruszeń lub nieprawidłowości w przeszłości lub przyszłości w ramach następujących kategorii:

1. Korupcja i konflikt interesów
2. Prawo konkurencji (kwestie antymonopolowe)
3. Kradzież i oszustwo
4. Nieprawidłowości związane z księgowością, audytem, finansami i podatkami
5. Dyskryminacja, nękanie, przemoc w miejscu pracy, postępowanie nieetyczne
6. Naruszenie praw człowieka lub kwestii związanych ze zdrowiem, bezpieczeństwem i ochroną środowiska
7. Ochrona danych i naruszenie bezpieczeństwa informacji
8. Inne poważne naruszenia przepisów prawa i rozporządzeń

W kwestiach związanych z wynagrodzeniem, ogólnych warunków pracy, niezadowolenia w zawiązku z traktowaniem pracowników i ogólnych relacji międzyludzkich w miejscu pracy, nie powinni Państwo korzystać z tego systemu, lecz skonsultować się z bezpośrednim przełożonym lub właściwym działem HR.

W kwestiach związanych z dyskryminowaniem, napastowaniem, przemocą w miejscu pracy lub naruszeniami kodeksu etyki w pierwszej kolejności zawsze należy konsultować się z bezpośrednim przełożonym lub właściwym działem HR.

Pomimo tego, że opisywany system zgłoszeniowy jest dostępny z dowolnego miejsca oraz w dowolnym czasie, nie jest usługą awaryjną. Dlatego nie należy z niego korzystać, by zgłaszać bezpośrednie zagrożenia dla życia, zdrowia lub mienia!

Czy mogę przekazywać informacje anonimowo?

FUJIFILM zachęca do ujawniania tożsamości przy zgłaszaniu zastrzeżeń: wiedza o tożsamości osoby wysyłającej zgłoszenie częstokroć okazuje się korzystna zarówno dla postępowania w sprawie incydentu, jak i dla podejmowanych następnie działań. Tym niemniej opcja anonimowego zgłoszenia jest dostępna, chyba że zabrania tego prawo w danym kraju (patrz poniżej).

Przy przesyłaniu informacji prosimy o wykazanie powagi zgłaszanego incydentu i dostarczenie dowodów na potwierdzenie zarzutów w takim stopniu, jak to możliwe. W przeciwnym razie FUJIFILM może być zmuszona do powstrzymania się od dalszego przetwarzania zgłoszenia. W takim przypadku zostaną Państwo o tym fakcie niezwłocznie poinformowani.

Uwaga: Jeżeli prawo w Państwa kraju nie przewiduje możliwości anonimowego zgłoszenia, system poprosi o podanie nazwiska w trakcie procesu.

Na czym polega proces wysyłania zgłoszenia? Jak skonfigurować skrzynkę pocztową?

Aby wysłać zgłoszenie, należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie”, znajdujący się u góry po lewej stronie ekranu.

Procedura wysyłania zgłoszenia obejmuje cztery kroki:

1. Najpierw do zgłaszającego kierowana jest prośba o zapoznanie się z informacjami dotyczącymi ochrony anonimowości i o odpowiedź na pytanie zabezpieczające.
2. Na kolejnej stronie należy wybrać kategorię zgłoszenia.
3. Na stronie zgłoszenia można podać szczegółowe informacje o zdarzeniu (zdarzeniach) i odpowiedzieć na pytania, wybierając jedną z dostępnych opcji. W polu swobodnej wypowiedzi można umieścić tekst o objętości całej strony. Można też dołączyć plik o wielkości maks. 5 MB. Należy pamiętać, że dokumenty mogą zawierać informacje o ich autorze. Po wysłaniu zgłoszenia wysyłający zgłoszenie otrzymują numer referencyjny, będący potwierdzeniem prawidłowo zakończonego procesu.
4. Następnie wygenerowana zostanie prośba o skonfigurowanie własnej bezpiecznej skrzynki pocztowej. Poprzez tę bezpieczną skrzynkę pocztową FUJIFILM może dostarczać informacji zwrotnych, odpowiadać na pojawiające się pytania i informować o zakończeniu sprawy.

Do skonfigurowanej bezpiecznej skrzynki pocztowej można przejść bezpośrednio przyciskiem „Login”. Aby dostać się do bezpiecznej skrzynki pocztowej należy potwierdzić kod bezpieczeństwa. Dopóki nie zostaną podane żadne dane umożliwiające ujawnienie tożsamości autora, system chroni jego anonimowość certyfikowanymi rozwiązaniami technicznymi.

Jak otrzymać wiadomość zwrotną i jednocześnie zachować anonimowość?

System może chronić tożsamość informatora, jeśli to wymagane. Funkcja ochrony anonimowości jest certyfikowana. Przy tworzeniu skrzynki pocztowej wybiera się własny pseudonim i hasło. System stosuje szyfrowanie i inne specjalne środki zabezpieczające, mające na celu zapewnienie ciągłej anonimowości przesyłanych informacji. Technika systemu ochroni anonimowość użytkownika, dopóki nie poda on żadnych danych umożliwiających ustalenie tożsamości.

Europejski Dział ds. zgodności z przepisami FUJIFILM Europe GmbH może skontaktować się z Państwem za pośrednictwem Państwa skrzynki pocztowej, aby przekazać informację zwrotną lub zadać dodatkowe pytania, jeśli zgłoszona informacja wymaga wyjaśnienia. W trakcie całego procesu komunikacji pomiędzy Państwem a FUJIFILM pozostają Państwo w pełni anonimowi.