Informace k ochraně dat
Otázku ochrany dat a důvěrnosti bereme velmi vážně a řídíme se ustanoveními obecného nařízení EU o ochraně dat (EU GDPR) i platnými vnitrostátními předpisy o ochraně dat. Před podáním hlášení si prosím pečlivě přečtěte tyto informace týkající se práv na ochranu dat.
Účel systému nahlašování / pro stížnosti a právní základ
Systém nahlašování / pro stížnosti (BKMS® System) slouží k přijímání, zpracování a správě hlášení týkajících se porušení povinnosti dodržování předpisů firmy Wieland Electric GmbH a jejích dceřiných firem bezpečným a důvěrným způsobem. Zpracování osobních údajů v rámci BKMS® System je založeno na oprávněném zájmu naší firmy na odhalování a prevenci nesprávného jednání a tím zabránění vzniku škod pro Wieland Division, její zaměstnance a zákazníky. Právním základem pro toto zpracování osobních údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení EU GDPR.
Odpovědný subjekt
Subjektem odpovědným za ochranu dat v systému nahlašování / pro stížnosti je
1) Wieland Electric GmbH a
2) její dceřiné společnosti
jako oboustranně autonomně odpovědné subjekty (dále také: „Wieland Division“). Tento systém provozuje jménem firmy Wieland Electric GmbH firma EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Německu, která se na tuto činnost specializuje.
Osobní údaje a informace zadané v systému se ukládají v databázi provozované firmou EQS Group GmbH v přísně zabezpečeném výpočetním středisku. Přístup k údajům mají pouze příslušní referenti z firmy Wieland Division. Firma EQS Group GmbH ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je v certifikovaném postupu zaručeno komplexními technickými a organizačními opatřeními.
Všechny údaje jsou uloženy v zašifrované podobě s víceúrovňovou ochranou heslem a podléhají koncepci oprávnění. Přístup k nim je tedy omezen na velmi úzký okruh příjemců z řad výslovně oprávněných osob ve firmě Wieland Division.
Wieland Electric GmbH jmenovala pověřence pro ochranu dat. Dotazy týkající se ochrany dat můžete zasílat na adresu datenschutz@wieland-electric.com.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Používání systému nahlašování / pro stížnosti je dobrovolné. Při podávání hlášení budeme shromažďovat následující osobní údaje a informace:
- vaše jméno, pokud zveřejníte svou totožnost;
- zda jste zaměstnáni ve firmě Wieland Division;
- případně jména osob a další osobní údaje osob, které ve svém hlášení uvedete.
Důvěrné zacházení s hlášeními
Příchozí hlášení přijímá úzký okruh výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců firmy Wieland Division a je s nimi vždy nakládáno důvěrně. Zaměstnanci prověří skutkový stav a v případě potřeby provedou jeho další objasnění.
V rámci zpracování hlášení nebo v rámci zvláštního šetření může být nutné předat hlášení dalším zaměstnancům firmy Wieland Division nebo zaměstnancům jiných firem skupiny, např. pokud se hlášení týkají událostí v dceřiných společnostech. Tyto firmy mohou mít sídlo i v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, kde mohou platit odlišné předpisy o ochraně osobních údajů. Při předávání hlášení vždy dbáme na dodržování příslušných ustanovení o ochraně osobních údajů.
Každá osoba, která získá přístup k údajům, je povinna zachovávat mlčenlivost.
Informování obviněné osoby
Ze zákona jsme v zásadě povinni informovat obviněné osoby o tom, že jsme o nich obdrželi hlášení, a to v okamžiku, kdy sdělením takových informací již není ohrožen další postup v souvislosti s hlášením. Vaše totožnost jako oznamovatele/stěžovatele nebude v tomto procesu zveřejněna – pokud je to právně přípustné.
Práva subjektu údajů
Podle evropského práva na ochranu dat máte vy a osoby uvedené v hlášení v souvislosti s osobními údaji právo na informace, opravu, výmaz, omezení zpracování a právo vznést námitku proti zpracování. Pokud je právo vznést námitku uplatněno, neprodleně zkontrolujeme, do jaké míry jsou uložené údaje stále potřebné pro zpracování hlášení. Údaje, které již nejsou potřebné, budou okamžitě vymazány. Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje se uchovávají po dobu nezbytnou k objasnění a konečnému posouzení hlášení, nebo jestliže existuje oprávněný zájem firmy nebo to vyžaduje zákon. Po ukončení zpracování hlášení budou tyto údaje vymazány v souladu se zákonnými požadavky.
Použití portálu nahlašování / pro stížnosti
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování / pro stížnosti probíhá prostřednictvím šifrovaného spojení (SSL). IP adresa vašeho počítače se během používání portálu neukládá. Pro zachování spojení mezi vaším počítačem a systémem BKMS® System se do vašeho počítače ukládá soubor cookie, který obsahuje pouze ID relace (tzv. relační cookie). Soubor cookie je platný pouze do konce vaší relace a po zavření prohlížeče se stává neplatným.
V systému nahlašování / pro stížnosti máte možnost zřídit si chráněnou poštovní schránku s pseudonymem / uživatelským jménem a heslem podle vlastního výběru. Tímto způsobem můžete hlášení zasílat bezpečným způsobem s uvedením jména nebo anonymně odpovědnému pracovníkovi Wieland Division. V tomto systému nahlašování / pro stížnosti jsou údaje uloženy výhradně v systému nahlašování, a jsou proto obzvláště zabezpečené; nejedná se o běžnou e-mailovou komunikaci.
Informace k odesílání příloh
Při podání hlášení nebo zasílání doplnění máte možnost zaslat přílohy odpovědnému pracovníkovi firmy Wieland Division. Pokud si přejete podat hlášení anonymně, dbejte prosím na následující bezpečnostní upozornění: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které mohou ohrozit vaši anonymitu. Před odesláním tyto údaje odstraňte. Pokud nemůžete tyto údaje odstranit nebo si nejste jisti, zkopírujte text své přílohy do textu hlášení nebo vytištěný dokument zašlete anonymně na adresu uvedenou v zápatí a uveďte referenční číslo, které obdržíte na konci procesu hlášení.
Telefonické podání hlášení
Vaše anonymita bude chráněna systémem BKMS® i při telefonickém podání hlášení. Wieland Electric GmbH ani společnost EQS Group nebudou mít přístup k vašemu telefonnímu číslu. Váš popis případu porušení bude zaznamenán v systému hlášení BKMS®. Poté bude zašifrovaný zvukový soubor přepsán odpovědným pracovníkem Wieland Electric GmbH. Pokud jste si na konci telefonického podání zprávy zřídili zabezpečenou poštovní schránku, můžete získat zpětnou vazbu ve formě hlasového záznamu od odpovědného pracovníka Wieland Electric GmbH a v případě potřeby můžete zprávu doplnit o další informace. Případně můžete do své zabezpečené poštovní schránky vstoupit prostřednictvím internetové aplikace, zkontrolovat zpětnou vazbu a písemně ji doplnit. Z důvodu ochrany důvěrnosti vašeho hlášení nebo doplnění si ji nemůžete poslechnout ani v telefonu, ani v zabezpečené internetové schránce.
Stav: 22. 5. 2023