Información de protección de datos
Tomamos la protección de datos y la confidencialidad con la debida seriedad y nos apegamos a las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo. Las normas válidas de protección de datos forman la base de nuestro procesamiento de datos, en particular la Ley de la iglesia sobre el procesamiento de datos de la Iglesia Protestante de Alemania (DSG-EKD). Antes de enviar un reporte, lea detenidamente la siguiente información sobre protección de datos.
Propósito y fundamento legal del sistema de denuncia
El sistema de denuncia (BKMS® System) cumple el propósito de recibir, procesar y gestionar de manera segura y confidencial reportes sobre infracciones a las reglas de cumplimiento de la Evangelisches Werk für Diakonie und Entwicklung e. V. (en lo sucesivo, también: “EWDE”). El procesamiento de datos personales dentro del marco del sistema BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra compañía en descubrir y prevenir abusos y, por lo tanto, evitar el daño para EWDE, sus empleados y clientes. La base legal para este procesamiento es la cláusula 6 No. 4 en relación con el No. 8 de la DSG-EKD (artículo 6 (1) f) del RGPD).
Controlador de los datos
El controlador de los datos dentro del significado de la protección de datos es la Evangelisches Werk für Diakonie und Entwicklung e.V. (en lo sucesivo, también: “EWDE”), Equipo de Cumplimiento y Gestión de Riesgos, Caroline-Michaelis-Str. 1, 10115 Berlín. El sistema de denuncia lo administra una compañía especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Alemania, en nombre de EWDE.
Los datos personales y la información introducida en el sistema de denuncia de irregularidades se almacenan en una base de datos que administra EQS Group GmbH en un centro de datos de alta seguridad. Solamente EWDE tiene acceso a los datos. EQS Group GmbH y otros terceros no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña, de acuerdo con un sistema de permisos, de manera que el acceso está restringido a un grupo muy pequeño de personas expresamente autorizadas de EWDE.
EWDE ha asignado a un funcionario local de protección de datos. Las preguntas acerca de la protección de datos pueden enviarse a datenschutz@ewde.de o a la siguiente dirección:
Evangelisches Werk für Diakonie und Entwicklung e. V.
Protección de datos
Caroline-Michaelis-Str. 1
10115 BerlínTipo de datos personales recopilados
El uso del sistema de denuncia es voluntario. Si envía un reporte por medio del sistema de denuncia, recopilaremos la siguiente información personal:
- Su nombre, si decide revelar su identidad,
- si es empleado o empleada de EWDE o de una de sus subsidiarias, de socios contractuales o de miembros y
- los nombres y otros datos personales de personas a quienes mencione en su reporte, si corresponde.
Manejo confidencial de los reportes
Un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y capacitados especialmente de la organización de cumplimiento de EWDE recibe los reportes entrantes, y estos siempre se manejan de manera confidencial. Los empleados de la organización de cumplimiento evalúan el caso y realizan las investigaciones necesarias para cada caso específico.
Al procesar un reporte o al realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir reportes con otros empleados de EWDE o con empleados de otras subsidiarias o socios y miembros por contrato, por ejemplo, si los reportes se refieren a incidentes acontecidos en otras organizaciones. Dichos destinatarios pueden estar ubicados en países fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, cuya normativa en materia de protección de datos personales sea diferente. Al compartir los reportes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información sobre las partes acusadas
Estamos obligados por ley a informar a las partes acusadas de cualquier reporte recibido contra ellas, tan pronto como la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como informante no será divulgada a menos que estemos obligados legalmente a ello.
Derechos de los sujetos de los datos
De conformidad con las leyes europeas de protección de datos, usted y las personas nombradas en el reporte tienen derecho de acceso, rectificación, eliminación y restricción del procesamiento y derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales. Si se invoca el derecho a objetar el procesamiento de los datos personales, se evaluará de inmediato la necesidad de los datos almacenados para examinar un reporte. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Usted también tiene el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora (Funcionario de protección de datos de EKD, https://datenschutz.ekd.de).
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retienen durante el tiempo que sea necesario para aclarar la situación y llevar a cabo la evaluación final, o durante el tiempo que exista un interés legítimo de parte de la compañía o que ley exija la retención. Una vez que haya concluido el procesamiento del reporte, los datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del sistema de denuncia
La comunicación entre su computadora y el sistema de denuncia se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se guardará cuando utilice el sistema de denuncia. Para mantener la conexión entre su computadora y el sistema BKMS® System, se guardará en su computadora una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión de su computadora (denominada cookie de sesión). Esta cookie solamente es válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador.
Usted puede configurar un buzón de correo en el sistema de denuncia que esté protegido mediante un nombre de usuario/seudónimo y una contraseña elegidos individualmente. Esto le permite enviar reportes al empleado encargado de EWDE de una manera segura, ya sea con su nombre o de forma anónima. Este sistema únicamente almacena datos dentro del sistema de denuncia, lo que lo hace particularmente seguro. No es un sistema de comunicación regular por correo electrónico.
Nota sobre el envío de archivos anexos
Al enviar un reporte o información adicional, tiene la opción de enviar archivos anexos al empleado encargado de EWDE. Si desea enviar un reporte anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener información personal oculta que podría poner en riesgo su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no puede eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del reporte o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de denuncia.
Versión: 11.01.2021