สารสนเทศเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล
เราใส่ใจเป็นอย่างมากในเรื่องการป้องกันข้อมูลและการรักษาความลับ และปฏิบัติตามระเบียบการป้องกันข้อมูลทั่วไป (GDPR) รวมทั้งกฎระเบียบปัจจุบันในระดับประเทศเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล โปรดอ่านสารสนเทศเกี่ยวกับกฎหมายป้องกันข้อมูลนี้ให้ละเอียดถี่ถ้วนก่อนส่งการแจ้งข้อความ
วัตถุประสงค์และพื้นฐานทางกฎหมายของระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด
ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด (BKMS® System) ใช้เพื่อรับและประมวลผลการแจ้งข้อความอย่างปลอดภัยและเป็นความลับ และใช้จัดการการแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับการละเมิดข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ Otto GmbH & Co. KGaA และบริษัทในเครือของ Otto Group การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลภายในกรอบของ BKMS® System จะยึดตามผลประโยชน์อันชอบธรรมของบริษัทของเรา ในแง่ของการค้นหาและป้องกันการกระทำในทางที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายต่อ Otto GmbH & Co. KGaA และบริษัทในเครือของ Otto Group รวมทั้งพนักงาน และลูกค้าของบริษัท (มาตรา 6(1) ครึ่งประโยคที่ 1(f) ของระเบียบ GDPR ร่วมกับย่อหน้าที่ 30, ย่อหน้าที่ 130 ของกฎหมายว่าด้วยการกระทำผิดทางปกครองของเยอรมนี (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG)) นอกจากนี้ การประมวลผลยังจำเป็นเพื่อให้บรรลุหน้าที่ตามกฎหมาย (มาตรา 6(1) ครึ่งประโยคที่ 1(c) ของระเบียบ GDPR ร่วมกับมาตรา 8 ของนโยบายแจ้งเบาะแสการกระทำผิด หรือมาตรา 6(1) ครึ่งประโยคที่ 1(c) ของระเบียบ GDPR ร่วมกับกฎหมายว่าด้วยการดำเนินการที่เกี่ยวข้อง เช่น ย่อหน้าที่ 10 ของกฎหมายปกป้องผู้แจ้งเบาะแสการกระทำผิดของเยอรมนี (HinSchG))
โปรดทราบว่า ในฐานะผู้แจ้งเบาะแสการกระทำผิด คุณสามารถแจ้งข้อความทางออนไลน์ได้โดยไม่ต้องระบุตัวตนของคุณ
ผู้ควบคุม
ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบด้านการป้องกันข้อมูลในระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดคือ
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Str. 1–7, 22179 Hamburg
ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดดำเนินการโดยบริษัทเฉพาะทาง EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich ในประเทศเยอรมนี ในนามของ Otto GmbH & Co. KGaA
ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่ควบคุมโดยบริษัท EQS Group GmbH ในศูนย์ข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง มีเพียงพนักงานที่ได้รับอนุญาตของ Otto GmbH & Co. KGaA และของบริษัทในเครือ Otto Group เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ EQS Group GmbH และบุคคลภายนอกอื่น ๆ ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล ซึ่งสามารถมั่นใจได้เนื่องจากมีขั้นตอนที่ได้รับการรับรองโดยมาตรการทางเทคนิคและมาตรการในองค์กรที่ครอบคลุม
ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บและเข้ารหัสลับ โดยมีการป้องกันด้วยคำรหัสหลายระดับ ดังนั้นข้อมูลจึงถูกจำกัดให้ผู้ที่ได้รับอนุญาตอย่างชัดแจ้งกลุ่มเล็ก ๆ ของ Otto GmbH & Co. KGaA และของบริษัทในเครือ Otto Group เข้าถึงได้เท่านั้น
Otto GmbH & Co. KGaA ได้มีการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ป้องกันข้อมูล สามารถส่งคำถามเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลไปยัง Otto GmbH & Co. KGaA ได้ทางที่อยู่อีเมล: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com
ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่มีการรวบรวม
การใช้ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดเป็นไปอย่างสมัครใจ เมื่อคุณส่งการแจ้งข้อความโดยใช้ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด เราจะรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้:
- ชื่อของคุณ หากคุณเลือกที่จะเปิดเผยตัวตน
- รายละเอียดข้อมูลการติดต่อของคุณ หากคุณเปิดเผยข้อมูลนี้
- คุณเป็นพนักงานของ Otto GmbH & Co. KGaA หรือของบริษัทในเครือแห่งใดแห่งหนึ่งของ Otto Group หรือไม่
- ชื่อรวมทั้งข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ ของผู้ที่คุณระบุไว้ในการแจ้งข้อความของคุณ หากเกี่ยวข้อง
การจัดการการแจ้งข้อความอย่างเป็นความลับ
บุคคลกลุ่มเล็ก ๆ ขององค์กรกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ Otto GmbH & Co. KGaA และของบริษัทในเครือ Otto Group ที่ได้รับการอนุญาตโดยชัดแจ้ง จะเป็นผู้รับการแจ้งข้อความขาเข้า และจะจัดการกับการแจ้งข้อความดังกล่าวอย่างเป็นความลับเสมอ พนักงานขององค์กรกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ Otto GmbH & Co. KGaA และ/หรือองค์กรกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของบริษัทที่เกี่ยวข้องใน Otto Group จะประเมินเรื่องที่แจ้ง และจะดำเนินการสอบสวนเพิ่มเติมใด ๆ ที่จำเป็นในกรณีเฉพาะ
ในระหว่างที่ดำเนินการกับการแจ้งข้อความหรือทำการสอบสวนพิเศษ อาจจำเป็นต้องมีการแบ่งปันการแจ้งข้อความกับพนักงานอื่น ๆ ของ Otto GmbH & Co. KGaA และพนักงานของบริษัทอื่น ๆ ในกลุ่มบริษัท เช่น หากการแจ้งข้อความกล่าวถึงเหตุการณ์ในบริษัทสาขา บริษัทเหล่านี้ในกลุ่มบริษัทอาจอยู่ในประเทศนอกสหภาพยุโรปหรือนอกเขตเศรษฐกิจยุโรป ที่มีกฎระเบียบเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคลต่างออกไป เมื่อแบ่งปันการแจ้งข้อความ เราทำการตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบว่าด้วยการป้องกันข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ทุกคนที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลมีหน้าที่ที่ต้องเก็บรักษาความลับ
ข้อมูลเกี่ยวกับฝ่ายที่ถูกกล่าวหา
เรามีพันธะตามกฎหมายที่จะต้องแจ้งฝ่ายที่ถูกกล่าวหาให้ทราบถึงการแจ้งข้อความที่เราได้รับเกี่ยวกับบุคคลนั้น ทันทีที่การเปิดเผยข้อมูลไม่เป็นอันตรายต่อการสอบสวนอีกต่อไป ตัวตนของคุณในฐานะผู้แจ้งเบาะแสการกระทำผิดจะไม่ถูกเปิดเผย เว้นแต่ว่าเรามีภาระผูกพันตามกฎหมายที่ต้องทำเช่นนั้น
สิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล
ตามกฎหมายการป้องกันข้อมูลแห่งยุโรป คุณและบุคคลที่มีชื่ออยู่ในการแจ้งข้อความมีสิทธิ์ในการเข้าถึง แก้ไข ลบ จำกัดการประมวลผล และเคลื่อนย้ายข้อมูล รวมทั้งสิทธิ์ในการคัดค้านการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ หากมีการใช้สิทธิ์ในการคัดค้านการประมวลข้อมูลส่วนบุคคล ความจำเป็นในการเก็บข้อมูลไว้สำหรับการตรวจสอบการแจ้งข้อความจะถูกประเมินโดยทันที ข้อมูลที่ไม่จำเป็นอีกต่อไปจะถูกลบออกทันที
สามารถใช้สิทธิ์ที่คุณมีที่เกี่ยวข้องกับเราดังที่แสดงข้างต้นต่อ Otto GmbH & Co. KGaA ได้ทางที่อยู่อีเมล: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com
นอกจากนี้คุณยังมีสิทธิ์ยื่นคำร้องต่อหน่วยงานควบคุมดูแลด้วยเช่นกัน
ข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกเก็บรักษาไว้ตราบเท่าที่มีความจำเป็นต่อการชี้แจงสถานการณ์และต่อการดำเนินการประเมินขั้นสุดท้าย หรือเก็บไว้นานเท่าที่บริษัทมีเหตุผลโดยชอบด้วยกฎหมาย หรือหากกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บรักษาไว้ หลังจากที่การดำเนินการกับการแจ้งข้อความเสร็จสิ้นลง ข้อมูลจะถูกลบทิ้งตามข้อกำหนดของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
การใช้ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด
การสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด จะเกิดขึ้นผ่านการเชื่อมต่อที่ถูกเข้ารหัสลับ (SSL) จะไม่มีการเก็บที่อยู่ IP ของคุณในระหว่างที่คุณใช้งานระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด เพื่อที่จะรักษาการเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับ BKMS® System จะมีการเก็บคุกกี้ไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งคุกกี้นี้ประกอบด้วย ID เซสชัน (ที่เรียกว่าเซสชันคุกกี้) เท่านั้น คุกกี้นี้จะใช้งานได้จนสิ้นสุดเซสชันของคุณ และจะหมดอายุเมื่อคุณปิดเบราว์เซอร์
สามารถจัดทำตู้ไปรษณีย์นิรภัยขึ้นภายในระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด โดยมีการรักษาความปลอดภัยด้วยนามแฝง / ชื่อผู้ใช้ และคำรหัสที่เลือกโดยแต่ละบุคคลได้ ซึ่งทำให้คุณสามารถส่งการแจ้งข้อความไปยังพนักงานของ Otto GmbH & Co. KGaA และ/หรือพนักงานของบริษัทในเครือแห่งใดแห่งหนึ่งของ Otto Group ที่มีหน้าที่รับผิดชอบได้อย่างปลอดภัย โดยใช้ชื่อหรือโดยไม่ระบุชื่อก็ได้ ระบบนี้จะเก็บข้อมูลไว้ภายในระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดเท่านั้น ซึ่งทำให้มีความปลอดภัยเป็นพิเศษ ไม่ใช่รูปแบบของการสื่อสารผ่านอีเมลทั่วไป
หมายเหตุเกี่ยวกับการส่งสิ่งที่แนบมาด้วย
เมื่อส่งการแจ้งข้อความหรือข้อมูลเพิ่มเติม คุณสามารถส่งสิ่งที่แนบมาด้วยให้กับพนักงานของ Otto GmbH & Co. KGaA และ/หรือพนักงานของบริษัทในเครือแห่งใดแห่งหนึ่งของ Otto Group ที่มีหน้าที่รับผิดชอบได้พร้อมกัน หากคุณต้องการส่งการแจ้งข้อความแบบไม่เปิดเผยตัวตน กรุณาตระหนักถึงคำชี้แจงเรื่องความปลอดภัยต่อไปนี้: ไฟล์ต่าง ๆ อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลซ่อนอยู่ ที่เป็นอันตรายต่อสถานะการไม่ระบุชื่อของคุณ กรุณาลบข้อมูลดังกล่าวออกให้หมดก่อนที่จะส่งไฟล์ หากคุณไม่สามารถลบข้อมูลดังกล่าวได้หรือไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไร ให้คัดลอกข้อความของสิ่งที่แนบมาด้วยลงในข้อความที่คุณแจ้ง หรือส่งเอกสารฉบับพิมพ์มายังที่อยู่ที่ระบุไว้ที่ส่วนท้ายโดยไม่ระบุชื่อ โดยให้อ้างถึงหมายเลขอ้างอิงที่ได้รับเมื่อสิ้นสุดกระบวนการแจ้งข้อความ
เวอร์ชัน: 25 ตุลาคม 2023
"การมีปฏิสัมพันธ์ด้วยความเป็นธรรม ความเคารพ และความรับผิดชอบ เป็นรากฐานสำหรับความร่วมมือในทุก ๆ วันของเรา ซึ่งรวมถึงการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง การเคารพค่านิยมทางจริยธรรม และการส่งเสริมการพัฒนาที่ยั่งยืน หากคุณรู้สึกว่าเข็มทิศทางกฎหมายหรือศีลธรรมกำลังชี้ไปในทิศทางที่ผิด ไม่ว่าจะที่จุดใดก็ตาม เราจะขอขอบคุณหากคุณแจ้งให้เราทราบ ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดของเราช่วยให้ทุกคนติดต่อทีมกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของเราได้อย่างมีความเชื่อมั่น และโดยไม่ต้องระบุชื่อหากต้องการ"