গোপনীয়তা সংক্রান্ত বিজ্ঞপ্তি
আমরা ডেটা সুরক্ষা এবং গোপনীয়তাকে খুব গুরুত্ব সহকারে নিই এবং EU জেনারেল ডেটা প্রোটেকশন রেগুলেশন (EU-GDPR) ও সেইসঙ্গে বর্তমান জাতীয় ডেটা সুরক্ষা আইন মেনে চলি। রিপোর্ট জমা দেওয়ার আগে অনুগ্রহ করে এই ডেটা সুরক্ষা সম্পর্কিত তথ্য গুরুত্ব সহকারে পড়ুন।
হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেমের উদ্দেশ্য এবং আইনি ভিত্তি
হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেম (BKMS® System) Otto GmbH & Co. KGaA এবং Otto Group-এর সঙ্গে সম্পর্কিত কোম্পানি দ্বারা জারি করা সম্মতি বিধি লঙ্ঘন সংক্রান্ত রিপোর্ট সুরক্ষিত এবং গোপনীয়ভাবে গ্রহণ, প্রক্রিয়াকরণ এবং পরিচালনার জন্য কাজ করে। Otto GmbH & Co. KGaA এবং Otto Group, তার কর্মচারী এবং গ্রাহকদের ক্ষতি এড়াতে অপব্যবহার শনাক্ত করা এবং তা প্রতিরোধ করার জন্য আমাদের কোম্পানির বৈধ স্বার্থের উপর ভিত্তি করে BKMS® System এর কাঠামোর মধ্যে ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়াকরণ করা হয় (অনুচ্ছেদ 6 অনুচ্ছেদ (1) অর্ধ বাক্য 1 অক্ষর (চ) প্রশাসনিক অপরাধ সংক্রান্ত জার্মান আইন (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG) এর §§ 30, 130 এর সাথে GDPR। অধিকন্তু, প্রক্রিয়াকরণ একটি বিধিবদ্ধ বাধ্যবাধকতা পূরণ করার জন্য প্রয়োজনীয় (ধারা 6 অনুচ্ছেদ (1) অর্ধ বাক্য 1 অক্ষর (গ) হুইসেলব্লোয়ার নীতির 8 ধারার সাথে একত্রে জিডিপিআর অথবা আর্টিকেল 6 অনুচ্ছেদ (1) অর্ধ বাক্য 1 অক্ষর (গ) GDPR সংশ্লিষ্ট বাস্তবায়ন আইনের সাথে, যেমন জার্মান হুইসেলব্লোয়ার সুরক্ষা আইন (HinSchG) এর § 10৷
অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন, একজন হুইসেলব্লোয়ার হিসেবে, আপনি আপনার পরিচয় প্রকাশ না করেই অনলাইনে একটি প্রতিবেদন করতে পারেন।
দায়িত্বপ্রাপ্ত পক্ষ
হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেমে ডেটা সুরক্ষার জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত পক্ষ হল
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburg.
Otto-এর (GmbH & Co KG) পক্ষ থেকে হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেমটি একটি বিশেষ সংস্থা দ্বারা পরিচালিত হয়, যেটি হল EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich in Germany.
হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেমে দেওয়া ব্যক্তিগত ডেটা এবং তথ্য EQS Group GmbH দ্বারা পরিচালিত একটি উচ্চ সুরক্ষা বিশিষ্ট ডেটা সেন্টারে সংরক্ষণ করা হয়। এই ডেটায় অ্যাক্সেস রয়েছে শুধুমাত্র Otto GmbH & Co. KGaA এবং Otto Group-এর সঙ্গে সম্পর্কিত কোম্পানিগুলির। সেই ডেটাতে EQS Group GmbH এবং অন্যান্য তৃতীয় পক্ষের কোনও অ্যাক্সেস নেই। এটি ব্যাপক প্রযুক্তিগত এবং সাংগঠনিক ব্যবস্থাগুলির মাধ্যমে সার্টিফাই করা পদ্ধতিতে নিশ্চিত করা হয়।
সমস্ত ডেটা পাসওয়ার্ড সুরক্ষার একাধিক স্তরের সাথে এনক্রিপ্ট করে সংরক্ষণ করা হয় যাতে এটির অ্যাক্সেস সুস্পষ্টভাবে Otto GmbH & Co. KGaA এবং Otto Group-এর সঙ্গে সম্পর্কিত কোম্পানিগুলির অনুমোদিত অল্প কয়েকজন নির্বাচিত ব্যক্তির মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকে।
Otto GmbH & Co. KGaA একজন ডেটা সুরক্ষা আধিকারিক নিয়োগ করেছে। Otto GmbH & Co. KGaA সম্পর্কিত ডেটা সুরক্ষা সংক্রান্ত অনুসন্ধানগুলি datenschutzbeauftragter@ottogroup.com -এর মাধ্যমে Otto GmbH & Co. KGaA -কে পাঠানো যেতে পারে।
সংগৃহীত ব্যক্তিগত ডেটার ধরণ
হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেম ব্যবহারের বিষয়টি সম্পূর্ণ ঐচ্ছিক। যদি আপনি হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেমের মাধ্যমে একটি রিপোর্ট জমা করেন, তবে আমরা নিম্নলিখিত ব্যক্তিগত তথ্য এবং ডেটা সংগ্রহ করি:
- আপনার নাম, যদি আপনি আপনার পরিচয় প্রকাশ করতে চান
- আপনার যোগাযোগের বিবরণ, যদি আপনি সেগুলি প্রকাশ করেন
- আপনি Otto GmbH & Co. KGaA বা Otto Group-এর সঙ্গে সম্পর্কিত কোনও কোম্পানির কর্মচারী কি না
- প্রযোজ্য হলে, আপনার রিপোর্টে যাদের তালিকাভুক্ত করেছেন সে সব ব্যক্তিদের নাম এবং তাদের অন্যান্য ব্যক্তিগত ডেটা
গোপনে রিপোর্ট সামলানো
Otto GmbH & Co. KGaA এবং Otto Group-এর সঙ্গে সম্পর্কিত কোম্পানগুলির কমপ্লায়ান্স সংগঠনের বিশেষভাবে অনুমোদিত ও প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত কর্মীচারীদের মধ্যে থেকে নির্বাচিত কয়েকজন আগত রিপোর্টগুলি গ্রহণ করেন এবং সবসময় গোপনীয়তা বজায় রেখে কাজ করেন। Otto GmbH & Co. KGaA -এর কমপ্লায়ান্স সংগঠনের কর্মচারীরা এবং/অথবা ক্ষতিগ্রস্ত কোম্পানির কমপ্লায়েন্স সংস্থা রিপোর্টের বিষয়টি মূল্যায়ন করেন এবং সেই নির্দিষ্ট মামলার প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী আরও তদন্ত করেন।
একটি রিপোর্ট প্রক্রিয়াকরণ বা একটি বিশেষ তদন্ত পরিচালনা করার সময়, Otto GmbH & Co. KGaA -এর অন্যান্য কর্মচারী বা অন্যান্য গ্রুপ কোম্পানির কর্মচারীদের সঙ্গে রিপোর্ট শেয়ার করার প্রয়োজন হতে পারে, যেমন, রিপোর্ট যদি সাবসিডায়ারি কোনও ঘটনার কথা উল্লেখ করে। এর পরেরটি ব্যক্তিগত তথ্যের সুরক্ষা সংক্রান্ত ভিন্ন প্রবিধান রয়েছে এমন ইউরোপীয় ইউনিয়ন অথবা ইউরোপীয় অর্থনৈতিক অঞ্চলের বাইরের দেশগুলির ভিত্তিতে হতে পারে। রিপোর্ট শেয়ার করার সময় প্রযোজ্য ডেটা সুরক্ষা বিধি মেনে চলা হচ্ছে কি না তা আমরা সবসময় নিশ্চিত করব।
প্রত্যেকে যাঁরা ডেটার অ্যাক্সেস পাচ্ছেন, তাঁরা গোপনীয়তা রক্ষা করতে বাধ্য।
অভিযুক্তের ব্যাপারে তথ্যসমূহ
অভিযুক্ত পক্ষকে তাদের বিরুদ্ধে প্রাপ্ত কোনও রিপোর্ট সম্পর্কে জানাতে আমরা আইনত বাধ্য যতক্ষণ না সেই তথ্য প্রকাশিত হলে তদন্তে সমস্যা হয়। হুইসেলব্লোয়ার হিসেবে আপনার পরিচয় প্রকাশ করা হবে না যদি না আমরা আইনত তা করতে বাধ্য হই।
ডেটা বিষয় সংক্রান্ত অধিকার
ইউরোপীয় ডেটা সুরক্ষা আইন অনুসারে, আপনার এবং রিপোর্টে উল্লিখিত অন্যান্য ব্যক্তিদের সংশ্লিষ্ট রিপোর্টে অ্যাক্সেস, সংশোধন, মুছে ফেলার, প্রক্রিয়াকরণে সীমাবদ্ধতা আরোপের এবং ডেটা বহনযোগ্যতার পাশাপাশি আপনার ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণে আপত্তি করার অধিকার রয়েছে। যদি ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণে আপত্তির অধিকার প্রয়োগ করা হয়, তবে সংশ্লিষ্ট রিপোর্ট পরীক্ষার জন্য সংরক্ষিত ডেটার প্রয়োজনীয়তা অবিলম্বে মূল্যায়ন করা হবে। যেসব ডেটার আর প্রয়োজন নেই সেগুলো একবারে মুছে ফেলা হবে।
উপরে তালিকাভুক্ত হিসাবে আমাদের প্রতি আপনার যে অধিকার রয়েছে, তা Otto গ্রুপ (GmbH & Co KG), ই-মেইল: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com-এ জাহির করা যেতে পারে।
তদারকি কর্তৃপক্ষের কাছে আপিল করার অধিকারও আপনার আছে।
কোম্পানির স্বপক্ষে বৈধ স্বার্থ অথবা আইনের প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী পরিস্থিতি স্পষ্ট করার জন্য এবং চূড়ান্ত মূল্যায়ন করার জন্য যতক্ষণ প্রয়োজন ততক্ষণ ব্যক্তিগত ডেটা সংরক্ষণ করে রাখা হয়। রিপোর্ট প্রক্রিয়াকরণ শেষ হওয়ার পরে, সংশ্লিষ্ট বৈধ সংবিধিবদ্ধ প্রয়োজনীয়তা অনুসারে ডেটা মুছে ফেলা হবে।
হুইসেলব্লোয়িং পোর্টালের ব্যবহার
আপনার কম্পিউটার এবং হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেমের মধ্যে যোগাযোগ ব্যবস্থা একটি এনক্রিপ্টেড কানেকশনের (SSL) মাধ্যমে সম্পন্ন হয়। হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেম ব্যবহারের সময় আপনার আইপি অ্যাড্রেস সংরক্ষণ করা হবে না। আপনার কম্পিউটার এবং BKMS® System এর মধ্যে সংযোগ বজায় রাখার জন্য, আপনার কম্পিউটারে একটি কুকি সংরক্ষণ করা হয় যাতে শুধুমাত্র সেশন আইডি থাকে (একটি তথাকথিত সেশন কুকি)। সেশনটি শেষ হওয়া পর্যন্ত কুকিটি বৈধ থাকে এবং ব্রাউজার বন্ধ করলে এর মেয়াদ শেষ হয়ে যায়।
স্বতন্ত্রভাবে বাছাই করা ছদ্মনাম/ইউজারনেম এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেমের মধ্যে একটি পোস্টবক্স সেট আপ করা সম্ভব যা সুরক্ষিত থাকবে। এটি আপনাকে Otto GmbH & Co. KGaA বা/এবং Otto Group-এর সঙ্গে সম্পর্কিত কোম্পানিগুলির একটিতে সংশ্লিষ্ট দায়িত্বশীল কর্মচারীকে নামে অথবা বেনামে, নিরাপদ উপায়ে রিপোর্ট পাঠানোর অনুমতি দেয়। এই সিস্টেম কেবলমাত্র হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেমের ভেতরে ডেটা সংরক্ষণ করে, যা এটিকে বিশেষভাবে নিরাপদ করে তুলেছে। এটি ইমেলের মাধ্যমে যোগাযোগের স্বাভাবিক ধরণ নয়।
অ্যাটাচমেন্ট পাঠানোর ব্যাপারে নোট
একটি রিপোর্ট বা সংযোজন জমা দেওয়ার সময় আপনি একইসঙ্গে Otto GmbH & Co. KGaA বা/এবং Otto Group-এর সঙ্গে সম্পর্কিত কোম্পানিগুলির একটিতে সংশ্লিষ্ট দায়িত্বশীল কর্মচারীকে অ্যাটাচমেন্ট পাঠাতে পারেন। আপনি যদি বেনামে রিপোর্ট জমা দিতে চান, তবে অনুগ্রহ করে নিচের নিরাপত্তা সংক্রান্ত পরামর্শটি নোট করে নিন: ফাইলগুলির মধ্যে ব্যক্তিগত ডেটা লোকানো থাকতে পারে যা আপনার গোপনীয়তার সঙ্গে আপস করতে পারে। ফাইল পাঠানোর আগে সে সব ডেটা মুছে ফেলুন। আপনি যদি এই ডেটা মুছে ফেলতে না পারেন বা কীভাবে তা করা হয় না জেনে থাকেন, তবে আপনার অ্যাটাচমেন্টের লেখাটি কপি করে রিপোর্টের মধ্যে দিন অথবা প্রাথমিক রিপোর্টিং প্রক্রিয়া শেষে প্রাপ্ত রেফারেন্স নম্বর উল্লেখ করে ফুটারের তালিকায় দেওয়া ঠিকানায় বেনামে প্রিন্ট করা নথি পাঠান।
সংস্করণ: মার্চ 2024
“ন্যায্য, সম্মানজনক এবং দায়িত্বশীল মিথস্ক্রিয়া আমাদের দৈনন্দিন সহযোগিতার ভিত্তি। এর মধ্যে রয়েছে প্রযোজ্য আইন ও প্রবিধান মেনে চলা, নৈতিক মূল্যবোধকে সম্মান করা এবং টেকসই উন্নয়নের প্রচার। আপনার যদি মনে হয় যে আইনি বা নৈতিক কম্পাস যেকোনো সময়ে ভুল দিকে পরিচালিত হচ্ছে তাহলে সেক্ষেত্রে আমরা যেকোনো রিপোর্টের জন্য কৃতজ্ঞ। আমাদের হুইসেলব্লোয়িং সিস্টেম যে কাউকে বিশ্বাসের মনোভাব নিয়ে এবং ইচ্ছা হলে বেনামে আমাদের কমপ্লায়েন্স টিমের সাথে যোগাযোগ করার সুযোগ প্রদান করে।”