Informācija par datu aizsardzību
Mēs ļoti nopietni attiecamies pret datu aizsardzību un konfidencialitāti un ievērojam Vispārīgo datu aizsardzības regulu (VDAR), kā arī šī brīža valsts normatīvos aktus par datu aizsardzību. Lūdzu, pirms ziņojuma iesniegšanas rūpīgi izlasiet šo informāciju par datu aizsardzības likumu.
Ziņošanas sistēmas mērķis un juridiskais pamats
Ziņošanas sistēma (BKMS® System) tiek izmantota, lai droši un konfidenciāli pieņemtu, apstrādātu un pārvaldītu ziņojumus par Otto GmbH & Co. KGaA un Otto Group saistīto uzņēmumu atbilstības prasību pārkāpumiem. Personas datu apstrāde BKMS® System ietvaros ir balstīta uz mūsu uzņēmuma pamatotām interesēm atklāt un novērst ļaunprātīgu izmantošanu un tādējādi novērst kaitējumu Otto GmbH & Co. KGaA un Otto Group saistītajiem uzņēmumiem, kā arī to darbiniekiem un klientiem (VDAR 6. panta 1. punkta 1.(f) teikuma pirmā puse saistībā ar Vācijas Likuma par administratīvajiem pārkāpumiem (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG) 30. punkta, 130. pantu). Turklāt apstrāde ir nepieciešama, lai izpildītu likumā noteiktu pienākumu (VDAR 6. panta 1. punkta 1.(c) teikuma pirmo pusi saistībā ar 8. pantu par ziņošanas politiku vai VDAR 6. panta 1. punkta 1.(c) teikuma pirmo pusi saistībā ar attiecīgo īstenošanas aktu, piemēram, Vācijas Likuma par ziņotāja aizsardzību (HinSchG) 10. punktu).
Lūdzu, ņemiet vērā, ka kā ziņotājs varat iesniegt ziņojumu tiešsaistē, neatklājot savu identitāti.
Kontrolieris
Par ziņošanas sistēmā ievadīto datu aizsardzību atbildīgā persona ir
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Str. 1–7, 22179 Hamburga.
Ziņošanas sistēmas darbību Otto GmbH & Co. KGaA vārdā nodrošina specializēts uzņēmums EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 10789 Berlīnē, Vācijā.
Ziņošanas sistēmā ierakstītie personas dati un informācija tiek saglabāta datubāzē, kuras darbību augsta drošības līmeņa datu centrā nodrošina EQS Group GmbH. Piekļuve datiem ir tikai Otto GmbH & Co. KGaA un Otto Group saistīto uzņēmumu pilnvarotajiem darbiniekiem. EQS Group GmbH un citām trešajām personām nav piekļuves šiem datiem. Datu aizsardzība tiek nodrošināta ar sertificētu procedūru, veicot plašus tehniskos un organizatoriskos pasākumus.
Visi dati tiek saglabāti šifrētā formā, un tiem ir daudzpakāpju paroļu aizsardzība, kas nodrošina, ka piekļuve tiem būtu ierobežota līdz ļoti nelielai saņēmēju grupai, proti, īpaši pilnvarotām personām Otto GmbH & Co. KGaA un Otto Group saistītajos uzņēmumos.
Otto GmbH & Co. KGaA ir iecēlusi datu aizsardzības inspektoru. Jautājumus attiecībā uz datu aizsardzību iespējams sūtīt uz Otto GmbH & Co. KGaA , e-pasta adrese: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Apkopoto personas datu veids
Ziņošanas sistēmas izmantošana ir brīvprātīga. Ja jūs iesniedzat ziņojumu, izmantojot ziņošanas sistēmu, mēs apkopojam šādus personas datus un informāciju:
- jūsu vārdu, ja izvēlējāties atklāt savu identitāti,
- jūsu kontaktinformāciju, ja šo informāciju mums atklājat,
- vai jūs esat Otto GmbH & Co. KGaA vai viena no Otto Group saistīto uzņēmumu pilnvarotajiem darbiniekiem,
- kā arī jūsu ziņojumā norādīto personu vārdus un cita veida personas datus, ja piemērojams.
Ziņojumu konfidenciāla apstrāde
Ienākošos ziņojumus saņem neliels skaits īpaši pilnvarotu Otto GmbH & Co. KGaA un Otto Group saistīto uzņēmumu atbilstības organizācijas personu, un tie vienmēr tiek apstrādāti konfidenciāli. Otto GmbH & Co. KGaA atbilstības organizācijas un/vai Otto Group saistīto uzņēmumu atbilstības organizācijas darbinieki izvērtē tematu un veic tālāku izmeklēšanu, kas nepieciešama katrā gadījumā.
Apstrādājot ziņojumu vai veicot īpašu pārbaudi, ziņojumus var būt nepieciešams koplietot ar citiem Otto GmbH & Co. KGaA vai citu grupas uzņēmumu darbiniekiem, piemēram, gadījumā, ja ziņojumi saistīti ar gadījumiem saistītajos uzņēmumos. Šie grupas uzņēmumi var atrasties valstīs, kas neietilpst Eiropas Savienībā vai Eiropas Ekonomikas zonā un kurās ir spēkā atšķirīgi noteikumi par personas datu aizsardzību. Koplietojot ziņojumus, mēs vienmēr nodrošinām datu aizsardzības noteikumu ievērošanu.
Visām personām, kuras saņem piekļuvi datiem, ir pienākums ievērot konfidencialitāti.
Informācija par apsūdzēto pusi
Mūsu juridiskais pienākums ir informēt apsūdzētās puses par jebkādiem ziņojumiem, kas par tām saņemti, tiklīdz šīs informācijas atklāšana vairs neapdraud izmeklēšanu. Jūsu kā ziņotāja identitāte netiks atklāta, ja vien mūsu tiesiskais pienākums nebūs atklāt.
Datu subjektu tiesības
Saskaņā ar Eiropas datu aizsardzības tiesību aktiem, Jums un ziņojumā minētajām personām ir tiesības piekļūt, labot, dzēst un ierobežot apstrādi, kā arī iebilst pret apstrādi un datu pārnesamību, kā arī tiesības iebilst pret jūsu personas datu apstrādi. Ja tiek izmantotas tiesības iebilst pret personas datu apstrādi, uzglabāto datu nepieciešamība, lai izskatītu ziņojumu, tiks izvērtēta nekavējoties. Dati, kas vairs nebūs nepieciešami, tiks uzreiz dzēsti.
Iepriekš minētās tiesības, kas jums ir attiecībā uz mums, varat pieteikt, rakstot uz Otto GmbH & Co. KGaA , e-pasta adrese: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Jums ir tiesības arī iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei.
Personas dati tiek saglabāti tik ilgi, cik nepieciešams, lai noskaidrotu situāciju un veiktu gala novērtējumu, vai tik ilgi, līdz kamēr pastāv likumīgas intereses par uzņēmuma daļu vai arī saglabāšana ir noteikta likumā. Pēc ziņojuma apstrādes beigām šie dati saskaņā ar attiecīgajām spēkā esošajām tiesību aktos noteiktajām prasībām tiks dzēsti.
Ziņošanas sistēmas izmantošana
Saziņa starp jūsu datoru un ziņošanas sistēmu notiek, izmantojot šifrēto pieslēgumu (SSL). Kad izmantojat ziņošanas sistēmu, jūsu IP adrese netiks saglabāta. Lai uzturētu savienojumu starp jūsu datoru un BKMS® System, jūsu datorā tiek saglabāta sīkdatne, kas satur tikai sesijas ID (tā sauktā sesijas sīkdatne). Šī sīkdatne ir derīga tikai līdz jūsu sesijas beigām, un tās izmantošanas laiks beidzas, tiklīdz aizverat savu pārlūku.
Ziņošanas sistēmā jūs varat izveidot drošu pastkastīti, kas aizsargāta ar individuāli izvēlētu pseidonīmu / lietotājvārdu un paroli. Tā ļauj jums droši sūtīt ziņojumus attiecīgajam atbildīgajam Otto GmbH & Co. KGaA un/vai kāda no Otto Group saistītā uzņēmuma darbiniekam pēc vārda vai anonīmi. Šī sistēma datus saglabā tikai ziņošanas sistēmā, kas nozīmē, ka tie ir sevišķi aizsargāti. Tas nav parasto e-pasta ziņojumu saziņas veids.
Piezīme par pielikumu sūtīšanu
Iesniedzot ziņojumu vai papildinājumu, jūs varat tajā pašā laikā nosūtīt pielikumus atbildīgajam Otto GmbH & Co. KGaA un/vai viena no Otto Group saistītā uzņēmuma darbiniekam. Ja vēlaties iesniegt anonīmu ziņojumu, lūdzu ņemiet vērā šādu padomu drošības jomā: Datnes var saturēt slēptus personas datus, kas var apdraudēt Jūsu anonimitāti. Lūdzu, pirms datnes nosūtīšanas izdzēsiet visu šāda veida informāciju. Ja šādus datus nodzēst nav iespējams vai arī nezināt, kā to izdarīt, iekopējiet pielikuma tekstu ziņojumā vai arī anonīmi nosūtiet izdrukātu dokumentu uz kājenē doto adresi, ziņošanas procesa beigās norādot saņemto atsauces numuru.
Versija: 2023. gada 25. oktobris
“Godīga, cieņpilna un atbildīga mijiedarbība ir mūsu ikdienas sadarbības pamats. Tas ietver piemērojamo likumu un noteikumu ievērošanu, ētisko vērtību ievērošanu un ilgtspējīgas attīstības veicināšanu. Ja jums rodas iespaids, ka juridiskais vai morālais kompass kādā brīdī ir vērsts nepareizā virzienā, mēs būsim pateicīgi par jebkuru ziņojumu. Mūsu ziņošanas sistēma ļauj ikvienam sazināties ar mūsu Atbilstības komandu uzticības gaisotnē un, ja ir vēlēšanās, arī anonīmi.”