Informácie o ochrane osobných údajov
Ochranu osobných údajov a ich dôvernosť berieme veľmi vážne a dodržiavame ustanovenia Všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov (GDPR), ako aj platných vnútroštátnych nariadení o ochrane osobných údajov. Pred podaním hlásenia si dôkladne prečítajte nasledujúce informácie o ochrane osobných údajov.
Účel a právny základ systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení (BKMS® System) slúži na bezpečné a dôverné prijímanie, spracovanie a správu tipov týkajúcich sa nedodržiavania predpisov spoločnosti Otto GmbH & Co. KGaA a pridružených spoločností Otto Group. Spracúvanie osobných údajov v rámci BKMS ® System je založené na oprávnenom záujme našej spoločnosti odhaľovať a predchádzať zneužitiam a tým predchádzať škodám spoločnosti Otto GmbH & Co. KGaA a pridruženým Otto Group, ako aj ich zamestnancov a zákazníkov (čl. 6(1) polovica vety 1(f) GDPR v spojení s § 30, 130 nemeckého zákona o správnych deliktoch (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG). Okrem toho je spracovanie nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti (čl. 6(1) polovica vety 1(c) GDPR v spojení s čl. 8 zásad pre podávateľov hlásenia alebo čl. 6(1) polovica vety 1(c) GDPR v spojení s príslušným vykonávacím zákonom, ako je § 10 nemeckého zákona o ochrane podávateľov hlásenia (HinSchG).
Upozorňujeme, že ako podávateľ hlásenia môžete podať hlásenie online bez zverejnenia svojej totožnosti.
Prevádzkovateľ údajov
Strana zodpovedná za ochranu osobných údajov prostredníctvom systému podávania hlásení je
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Str. 1–7, 22179 Hamburg.
Systém podávania hlásení prevádzkuje špecializovaná spoločnosť EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich, Nemecko, v mene spoločnosti Otto GmbH & Co. KGaA .
Osobné údaje a informácie zadané do systému podávania hlásení sú uložené v databáze vysoko zabezpečeného dátového centra prevádzkovaného EQS Group GmbH. K údajom majú prístup len oprávnení zamestnanci spoločnosti Otto Group (GmbH & Co KG) a pridružených spoločností Otto Group. EQS Group GmbH a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. Takéto zabezpečenie sa realizuje certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované s viacerými úrovňami ochrany heslom, takže prístup je obmedzený na veľmi malú skupinu príjemcov výslovne oprávnených osôb v spoločnosti Otto GmbH & Co. KGaA a v pridružených spoločnostiach Otto Group.
Spoločnosť Otto GmbH & Co. KGaA ustanovila zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov. Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov môžete zaslať spoločnosti Otto GmbH & Co. KGaA , e-mailová adresa: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Typ zhromažďovaných osobných údajov
Používanie systému podávania hlásení je dobrovoľné. Keď podávate hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju totožnosť,
- vaše kontaktné údaje, ak ich uvediete,
- či ste zamestnancom spoločnosti Otto GmbH & Co. KGaA alebo jednej z pridružených spoločností Otto Group a
- prípadné mená osôb a osobné údaje o iných osobách, ktoré uvádzate vo vašom hlásení.
Dôverné spracovanie hlásení
Prichádzajúce hlásenia prijíma malá skupina výslovne oprávnených osôb organizácie pre dodržiavanie predpisov Otto GmbH & Co. KGaA a pridružených spoločností Otto Group a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci organizácie pre dodržiavanie predpisov Otto GmbH & Co. KGaA a/alebo organizácie pre dodržiavanie predpisov dotknutých spoločností Otto Group vyhodnotia záležitosť a vykonajú ďalšie prešetrovanie, ktoré si konkrétny prípad vyžaduje.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho prešetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci spoločnosti Otto GmbH & Co. KGaA alebo zamestnanci iných spoločností v skupine, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach. Tieto spoločnosti v skupine môžu mať sídlo v krajinách mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru s rôznymi nariadeniami na ochranu osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie príslušných platných nariadení o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovávať mlčanlivosť.
Informácie o obvinenej strane
Zo zákona sme povinní informovať obvinené strany o všetkých hláseniach prijatých proti nim, hneď ako zverejnenie týchto informácií neohrozí prešetrovanie. Vaša identita ako podávateľa hlásenia nebude prezradená, pokiaľ zákon nevyžaduje inak.
Práva dotknutých osôb
V súlade s európskymi právnymi predpismi o ochrane osobných údajov máte vy a osoby uvedená v hlásení právo na prístup, opravu, vymazanie, prenosnosť údajov, obmedzenie spracovania a právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov. Pokiaľ si uplatníte svoje právo na námietku proti spracovávaniu vašich osobných údajov, bude okamžite vyhodnotené, či sú uložené údaje nevyhnutné na preskúmanie daného hlásenia. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú okamžite vymazané.
Práva, ktoré máte vo vzťahu k nám, ako je uvedené vyššie, si môžete uplatniť u spoločnosti Otto GmbH & Co. KGaA , e-mailová adresa: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Osobné údaje sa uchovávajú tak dlho, ako je to potrebné na vyjasnenie situácie a vykonanie konečného posúdenia, alebo pokiaľ existuje oprávnený záujem zo strany spoločnosti alebo pokiaľ je ich uchovávanie vyžadované zákonom. Hneď, ako je spracované hlásenie uzavreté, údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie systému podávania hlásení
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša adresa IP sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. Kvôli udržaniu spojenia medzi vašim počítačom a BKMS® System sa vo vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID tejto relácie (takzvané cookie relácie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V rámci systému podávania hlásení si môžete zriadiť chránenú poštovú schránku, ktorá je chránená individuálne vybratým pseudonymom / používateľským menom a heslom. To vám umožňuje odoslať hlásenie zodpovednému zamestnancovi spoločnosti Otto GmbH & Co. KGaA a/alebo jednej z pridružených spoločností Otto Group buď s menom, alebo anonymným, bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nie je možné ho porovnávať s bežnou e-mailovou komunikáciou.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo doplnenia môžete súčasne poslať prílohy zodpovednému zamestnancovi Otto GmbH & Co. KGaA a/alebo niektorej z pridružených spoločností Otto Group. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré by mohli ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním súboru odstráňte všetky takéto informácie. Ak tieto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo, ktoré dostanete na konci procesu vytvorenia hlásenia.
Verzia: 25. október 2023
„Spravodlivé, zdvorilé a zodpovedné vzťahy sú základom našej každodennej spolupráce. To zahŕňa dodržiavanie platných právnych predpisov a nariadení, rešpektovanie etických hodnôt a podporu trvalo udržateľného rozvoja. Ak máte dojem, že právny alebo morálny kompas v ktoromkoľvek bode ukazuje nesprávnym smerom, budeme vďační za každé hlásenie. Náš systém podávania hlásení umožňuje komukoľvek kontaktovať náš tím Compliance v duchu dôvery a v prípade potreby aj anonymne.“