Información sobre la protección de datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos de la UE (RGPD de la UE), así como los reglamentos nacionales vigentes de protección de datos. Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre protección de datos.
Propósito y base legal del sistema de denuncia de irregularidades
El sistema de denuncia de irregularidades (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial mensajes relacionados con violaciones en el Veritas Group. El procesamiento de datos personales dentro del marco de trabajo del BKMS® System se basa en el interés justificado de nuestro grupo corporativo de descubrir y prevenir los malos usos y, por tanto, evitar el daño al Veritas Group, a sus empleados y a sus clientes. La base legal de este procesamiento de datos personales es el Artículo 6, párrafo 1f del RGPD (Reglamento general de protección de datos) de la Unión Europea.
Autoridad responsable
La parte responsable de la protección de los datos en el sistema de denuncia de irregularidades es Veritas AG, Stettiner Straße 1-9, 63571 Gelnhausen, Alemania (en lo sucesivo «Veritas AG»). El sistema de denuncia de irregularidades lo administra una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Alemania, en nombre de Veritas AG y sus empresas filiales.
Los datos personales y la información introducidos en el sistema de denuncia de irregularidades se almacenan en una base de datos de un centro de datos de alta seguridad gestionado por EQS Group GmbH. Solamente examinadores de Veritas AG tienen acceso a estos datos. EQS Group GmbH y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se encriptan y almacenan con varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso esté restringido a un grupo muy pequeño de personas de Veritas AG expresamente autorizadas en Veritas AG.
Veritas AG ha designado a un responsable de protección de datos. Las inquietudes relacionadas con la protección de datos pueden enviarse por correo electrónico a datenschutz.extern@veritas-ag.de.
Tipo de información personal recogida
El uso del sistema de denuncia de irregularidades es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncia de irregularidades, recogeremos la siguiente información personal:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad,
- si es usted empleado de una empresa de Veritas Group, y
- si procede, los nombres y otra información personal de los individuos que usted mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de responsables expresamente autorizados y con formación específica en los departamentos del grupo de Cumplimiento y Auditoría interna en Veritas AG, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados designados de la Organización de Cumplimiento evalúan el caso y realizan las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir mensajes con otros empleados de las empresas del grupo de Veritas Group, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en la empresa filial Poppe GmbH o en las subsidiarias de Veritas AG. Algunas subsidiarias tienen su sede en países fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, con diferentes normas relacionadas con la protección de datos personales. Al compartir mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos están obligadas a mantener la confidencialidad.
Información sobre las partes acusadas
Estamos obligados por ley a informar a las partes acusadas de cualquier mensaje recibido contra ellas, tan pronto como la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como informante no será divulgada a menos que estemos obligados legalmente a ello.
Derechos de los sujetos de datos
De acuerdo con la ley europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen derechos de información, rectificación, supresión y limitación del procesamiento, así como de objeción al procesamiento de sus datos personales. Si no se presenta ninguna oposición al procesamiento, procesamos los datos para los fines del sistema de denuncia de irregularidades mencionados anteriormente, a fin de ejercer y defender reclamos legales y de garantizar la disponibilidad, la seguridad de los datos y el control de la protección de datos. Si se ejerce el derecho a oponerse al procesamiento de los datos personales, se evaluará inmediatamente si los datos almacenados son necesarios para el análisis de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán o se convertirán en anónimos de inmediato. Usted también tiene el derecho de presentar una apelación ante la autoridad supervisora.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación concluyente, o todo el tiempo que exista un interés legítimo de parte de Veritas Group o que la ley lo exija. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, los datos se borrarán o se convertirán en anónimos de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de denuncia de irregularidades
La comunicación entre el ordenador que usted usa para ingresar al BKMS® System y al sistema de denuncia de irregularidades mismo se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). La dirección IP de su ordenador no se guardará cuando utilice el sistema de denuncia de irregularidades. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie de sesión). Esta cookie solamente es válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando usted cierre el navegador.
En el sistema de denuncia de irregularidades, usted tiene la posibilidad de configurar una casilla postal protegida mediante un nombre de usuario/seudónimo y una contraseña elegidos libremente. Esto le permite enviar mensajes al empleado responsable correspondiente de los departamentos de Cumplimiento y Auditoría interna de Veritas AG, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura, y recibir una respuesta. Este sistema únicamente almacena datos dentro del sistema de denuncia de irregularidades, lo que lo hace particularmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de los departamentos de Cumplimiento y Auditoría interna de Veritas AG. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: los archivos pueden contener información personal oculta que podría poner en peligro su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto de la denuncia o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: 06-Jun-2018