Niterra EMEA GmbH, LLC NGK Spark Plug (EURASIA), Niterra France SAS, Niterra Middle East FZE y Niterra UK Ltd., en adelante NITERRA, manifiestan lo siguiente.
Política de privacidad de los datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos de la UE (RGPD de la UE), así como los reglamentos nacionales vigentes de privacidad de datos. Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre privacidad de los datos.
Propósito del sistema de denuncia de irregularidades y base legal
El sistema de denuncia de irregularidades (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre violaciones de las reglas de cumplimiento de NITERRA . El procesamiento de datos personales en el BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en detectar y prevenir las conductas indebidas para evitar así daños a NITERRA , sus empleados y clientes. La letra f) del apartado 1 del artículo 6 del RGPD de la UE sirve de base jurídica para el tratamiento de los datos.
Autoridad responsable
La parte responsable de la privacidad de los datos en el sistema de denuncia de irregularidades es
- NITERRA y
- sus filiales
como partes con responsabilidad autónoma mutua (en lo sucesivo: «NITERRA »). El sistema de envío de mensajes lo administra una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de NITERRA .
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de envío de mensajes se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group GmbH en un centro de datos de alta seguridad. Solamente NITERRA cuenta con acceso a los datos. EQS Group GmbH y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso esté restringido a un grupo muy pequeño de personas de NITERRA expresamente autorizadas.
NITERRA ha designado a un responsable de protección de datos. Las preguntas sobre la protección y privacidad de los datos se pueden enviar a la dirección de correo electrónico r_nolle@ngkntk.de.
Tipo de datos personales almacenados
El uso del sistema de envío de mensajes es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncia de irregularidades, recogeremos la siguiente información personal:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad,
- si es usted empleado de NITERRA , y
- los nombres y otra información personal de las personas que usted mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica del Departamento de Cumplimiento de NITERRA, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados del Departamento de Cumplimiento de NITERRA evaluarán el caso y realizarán las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de NITERRA o con empleados de otras empresas del Grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes con relación a la privacidad de los datos personales. Al compartir los mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de privacidad de los datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información a la persona acusada
Como principio básico, la ley nos obliga a informar a las personas acusadas de que hemos recibido un mensaje que les concierne, a menos que esto ponga en peligro las futuras investigaciones sobre el mensaje. Al hacerlo, su identidad como informante no será revelada en la medida de lo legalmente posible.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la ley europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen derechos de consulta, rectificación, eliminación y limitación del procesamiento, así como el derecho a oponerse al procesamiento de datos personales que les conciernan. Si se reivindica el derecho de oposición, examinaremos de inmediato hasta qué punto los datos almacenados siguen siendo necesarios para el procesamiento de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Además, usted tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación del mensaje, o mientras exista un interés legítimo de la empresa o sea obligatorio según la ley. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, estos datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de envío de mensajes
La comunicación entre su ordenador y el sistema de envío de mensajes se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará mientras esté usando el sistema de envío de mensajes. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, en su ordenador se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie nula). Esta cookie solamente es válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando usted cierre el navegador.
Existe la posibilidad de configurar un buzón dentro del sistema envío de mensajes, cuyo acceso está protegido mediante un seudónimo o nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Con él podrá enviar mensajes al empleado responsable de NITERRA, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de envío de mensajes, lo cual lo hace especialmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de NITERRA. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener información personal oculta que podría comprometer su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: 01/04/2020
