Informácie o ochrane údajov
V nasledujúcej časti sú uvedené informácie o zhromažďovaní, spracovaní a používaní osobných údajov v kontexte systému podávania hlásení. Pred odovzdaním správy si, prosím, tieto informácie o ochrane osobných údajov pozorne prečítajte.
Účel systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení (BKMS® System) sa používa na bezpečné a dôverné prijímanie a spracovanie informácií týkajúcich sa (údajného) porušovania právnych predpisov alebo porušovania interných nariadení na úkor koncernu Volkswagen.
Spracovanie osobných údajov v rámci BKMS® System je založené na oprávnenom záujme spoločnosti Volkswagen AG zistiť a zabrániť sťažnostiam, aby sa tak mohlo zabrániť poškodeniu a rizikám zodpovednosti pre koncern Volkswagen (čl. 6 ods. 1 písm. f DSGVO v spojení s časťami 30, 130 OWiG). Bod 4.1.3 nemeckého kódexu správy a riadenia spoločností vyžaduje vytvorenie systému podávania hlásení aj preto, aby poskytol zamestnancom a tretím stranám vhodnú príležitosť na poskytnutie chránených informácií o porušovaní právnych predpisov v rámci spoločnosti.
Ak prijatá správa vyvoláva v zamestnancovi spoločnosti Volkswagen AG obavy, spracovanie slúži aj na zabránenie trestným činom alebo inému porušovaniu právnych predpisov v súvislosti s pracovnoprávnym vzťahom (§ 26 ods. 1 BDSG).
Zodpovedný orgán a zabezpečenie údajov
Orgán zodpovedný za aspekt ochrany údajov systému podávania hlásení je spoločnosť Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg. Systém podávania hlásení prevádzkuje špecializovaná spoločnosť, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Nemecko, v mene spoločnosti Volkswagen AG.
Osobné údaje a informácie uvedené v systéme podávania hlásení sú uložené v databáze, ktorú prevádzkuje EQS Group GmbH v dátovom centre s vysokým stupňom zabezpečenia. K údajom má prístup len spoločnosť Volkswagen AG. EQS Group GmbH a iné tretie strany nemajú k údajom prístup. Je to zabezpečené certifikovaným postupom, zahŕňajúcim komplexné technické a organizačné opatrenia.
Všetky údaje sú zašifrované a uložené s viacúrovňovou ochranou heslom, čo znamená, že prístup je obmedzený na veľmi malú skupinu osôb oprávnených výslovne spoločnosťou Volkswagen AG.
Spoločnosť Volkswagen AG určila osobu zodpovednú za ochranu údajov. Dotknuté strany môžu kontaktovať osobu zodpovednú za ochranu údajov spoločnosti Volkswagen AG priamo:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de
Dôverné zaobchádzanie so správami
S prichádzajúcimi informáciami zaobchádza malá skupina výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených pracovníkov oddelenia Dodržiavania pravidiel koncernu Volkswagen AG, a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci Dodržiavania pravidiel koncernu kontrolujú skutočnosti danej záležitosti a môžu viesť ďalšie vyšetrovanie týkajúce sa prípadu.
V určitých prípadoch je spoločnosť Volkswagen AG povinná na základe právnych predpisov o ochrane údajov informovať podozrivého o obvineniach, ktoré boli voči nemu vznesené. Toto je právna požiadavka v prípadoch, kde je možné objektívne určiť, že sprístupnenie informácií podozrivému už nemôže mať nepriaznivý vplyv na príslušné vyšetrovanie na základe informátorstva. Pokiaľ je to po právnej stránke možné, vaša totožnosť ako podávateľa hlásenia nebude prezradená a prijmú sa aj opatrenia, aby sa zabezpečilo, že nebude možné vyvodiť závery o vašej totožnosti ako podávateľa hlásenia.
Dôvernosť nie je možné zaručiť, ak zámerne predložíte nepravdivé informácie s cieľom diskreditácie osoby (udavačstvo).
Počas spracovania správy alebo vedenia špeciálneho vyšetrovania sa môže stať nevyhnutným odovzdať správy ďalším zamestnancom spoločnosti Volkswagen AG alebo dcérskym spoločnostiam koncernu Volkswagen a ich zamestnancom, napr. ak sa správy vzťahujú na činnosti v dcérskych spoločnostiach koncernu Volkswagen. Ak je to potrebné kvôli objasneniu, údaje sa môžu preniesť do dcérskych spoločností koncernu Volkswagen v krajine mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru na základe primeraných záruk ochrany údajov na ochranu dotknutých osôb. Ak nebolo Európskou komisiou prijaté osobitné rozhodnutie o primeranosti pre príslušnú krajinu mimo EÚ alebo EHP, ako vyššie uvedené záruky slúžia štandardné zmluvné doložky Európskej komisie. Dotknuté osoby majú právo získať od spoločnosti Volkswagen AG kópiu primeranosti alebo primeraných záruk pre prenos osobných údajov do tretích krajín.
Vždy zabezpečíme, aby sa pri postúpení správ dodržiavali príslušné nariadenia o ochrane údajov.
Medzi ďalšie možné kategórie príjemcov patria orgány presadzovania práva, protimonopolné úrady, iné správne orgány, súdy a medzinárodné právnické a audítorské firmy poverené spoločnosťou Volkswagen Group, ak to vyžadujú právne predpisy alebo právne predpisy o ochrane údajov.
Všetky osoby, ktoré získajú prístup k údajom, sú povinné zachovávať utajenie.
Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje sa budú uchovávať tak dlho, ako to bude potrebné pre objasnenie a konečné posúdenie, alebo ak má spoločnosť oprávnený záujem alebo ak to vyžadujú právne predpisy. Tieto údaje sa potom odstránia v súlade s právnymi požiadavkami. Doba uchovávania závisí najmä od závažnosti podozrenia a nahláseného možného porušenia povinností.
Práva dotknutej osoby
Na základe európskych právnych predpisov o ochrane údajov máte vy a osoby uvedené v správe právo na informácie, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania a právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov. Ak sa uplatní právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, okamžite sa vyhodnotí potreba uchovávaných údajov pre preskúmanie správy. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, sa okamžite odstránia. Ďalšie informácie a možnosť uplatnenia svojich práv nájdete na:
Domovská stránka: https://datenschutz.volkswagen.de/
E-mail: info-datenschutz@volkswagen.de
Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de/
Používanie systému podávania hlásení
Typ zhromažďovaných osobných údajov
Systém podávania hlásení sa používa na báze dobrovoľnosti. Keď odovzdáte správu prostredníctvom systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- vaše meno, ak prezradíte svoju totožnosť,
- či ste zamestnancom spoločnosti Volkswagen AG,
- tam, kde je to uplatniteľné, mená osôb a iné osobné údaje osôb uvedených vo vašej správe.
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom nahlasovania sa uskutočňuje prostredníctvom šifrovaného pripojenia (SSL). IP adresa vášho počítača sa počas používania portálu informátorstva neukladá. Aby sa udržiavalo spojenie medzi vaším počítačom a BKMS® System, sa na vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID relácie. Súbor cookie je platný len do konca vašej relácie a po zatvorení prehliadača sa stane neplatným.
Máte možnosť použiť vami zvolený pseudonym/ meno používateľa a heslo na vytvorenie zabezpečenej poštovej schránky v systéme podávania hlásení. Umožní vám odosielať bezpečné správy príslušným zamestnancom spoločnosti Volkswagen AG, s použitím mena alebo anonymne. Tento systém uchováva údaje len v rámci systému podávania hlásení, vďaka čomu je obzvlášť bezpečný. Nie je to forma bežnej e-mailovej komunikácie.
Poznámky o odosielaní príloh
Pri odovzdaní správy alebo doplňujúcich informácií máte možnosť odoslať prílohy príslušným zamestnancom spoločnosti Volkswagen AG. Ak chcete správu odovzdať anonymne, riaďte sa nasledujúcimi bezpečnostnými informáciami: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré môžu ohroziť vašu anonymitu. Pred odovzdaním odstráňte tieto údaje. Ak tieto údaje nedokážete odstrániť alebo si nie ste istý, ako sa to robí, skopírujte text prílohy do svojho textu správy alebo odošlite vytlačený dokument anonymne na adresu uvedenú v päte stránky, pričom uveďte referenčné číslo, ktoré dostanete na konci procesu nahlasovania.
Verzia zo dňa: 25.05.2018